Wat doe je op je avondfeest naast dansen?

Kies één of twee dingen naast de dansvloer, niet vijf. Wat je echt nodig hebt is een plek waar mensen kunnen zitten en praten zonder te schreeuwen, plus één activiteit die gasten samenbrengt. Een fotobooth is daarvoor de meest gekozen oplossing, gevolgd door een live muzikant bij de dj en een late snack. Meer dan twee extra dingen en je dansvloer loopt de hele avond leeg omdat iedereen ergens anders staat.

De reden om er überhaupt over na te denken is simpel: op elke bruiloft danst maar een deel van je gasten. Grofweg een derde tot de helft komt nooit op de dansvloer, en die mensen zoeken vanzelf iets anders. Zonder alternatief gaan ze in de gang staan, buiten roken of vroeg naar huis. Met één goed gekozen plek of activiteit blijven ze langer, en dat merk je aan de sfeer. Voor de opbouw van de avond zelf, dus welke momenten je op welk uur plant, kun je terecht bij het programma van je avondfeest samenstellen.

Waarom heb je iets nodig naast de dansvloer?

Een avondfeest duurt vier tot zes uur, en dat is lang om alleen te dansen. Er zitten bovendien natuurlijke dips in: rond elf uur, als de eerste gasten met kinderen vertrekken, en rond één uur, als de energie zakt. Op die momenten helpt iets anders om de avond weer op gang te trekken.

Er is ook een sociaal argument. Je nodigt mensen uit die elkaar niet kennen: jouw vrienden, de familie van je partner, collega's. Een activiteit waar mensen samen iets doen, breekt dat open op een manier die een dansvloer niet doet. Een fotobooth waar drie generaties samen in een hoedje staan, doet meer voor de sfeer dan een extra uur muziek.

Welke activiteiten werken echt op een avondfeest?

Hieronder de opties die het vaakst terugkomen, met wat je er ruwweg voor betaalt in Nederland en België:

• Fotobooth of fotospiegel met accessoires: 350 tot 750 euro voor drie tot vier uur, meestal inclusief onbeperkt afdrukken en een begeleider.
• Live muzikant bij de dj, bijvoorbeeld een saxofonist of percussionist: 350 tot 700 euro voor twee sets.
• Silent disco met koptelefoons: 8 tot 15 euro per persoon, of 400 tot 900 euro als vaste huurprijs voor een set.
• Casinotafels met croupier: 400 tot 800 euro per tafel, leuk voor een uur of twee, daarna is het klaar.
• Vuurkorf met marshmallows of een terraskachel buiten: 50 tot 200 euro, en verrassend vaak de plek waar de mooiste gesprekken plaatsvinden.
• Cocktailbar met een eigen barman: 500 tot 1.200 euro, afhankelijk van het aantal gasten en de duur.
• Late snack rond half één: 4 tot 8 euro per persoon voor frietjes, broodjes of soep.

Bespreek een live act altijd vooraf met je dj, want die twee moeten op elkaar aansluiten. Hoe je zo'n dj kiest en welke afspraken je maakt, staat in een dj kiezen voor je bruiloft. Per provincie vind je de aanbieders van dit soort diensten terug bij de leveranciers op het portaal.

Waar zet je zo'n activiteit neer en wanneer?

Plaatsing is belangrijker dan de activiteit zelf. Zet een fotobooth in het zicht maar niet naast de speakers, bijvoorbeeld bij de doorgang naar de bar, zodat iedereen er langsloopt. Zet de zithoek juist buiten gehoorafstand van de dansvloer, want daar is het hele punt dat je kunt praten. Zet eten nooit midden op de dansvloer, want dan komt die er niet meer op gang.

Qua timing: laat de fotobooth aangaan zodra de avondgasten binnenkomen en houd hem tot ongeveer een uur voor het einde open. Plan de live act op het moment dat het net wat inzakt, meestal ergens tussen half elf en middernacht. Zet de late snack rond half één neer, als de eerste mensen aan weggaan denken. Zo krijgt de avond drie kleine oppeppers zonder dat je het programma volpropt.

Hoe zorg je voor gasten die niet dansen?

Denk aan drie groepen. Voor ouderen en mensen die slecht horen is een rustige ruimte met stoelen goud waard, liefst met wat zacht licht en niet in een tochtige gang. Vraag je locatie welke ruimte daarvoor beschikbaar is en zet er zelf een paar kaarsen en een schaal met iets lekkers neer, dan voelt het bedoeld in plaats van overgebleven.

Voor kinderen werkt een eigen hoek met een mand vol kleurpotloden, spelletjes en dekens. Sommige koppels huren een oppas voor twee tot drie uur, wat meestal 15 tot 25 euro per uur kost en de ouders een avond scheelt. Concrete ideeën staan in kinderen bezighouden op een bruiloft. En voor de groep die gewoon liever praat, is een buitenruimte met verwarming vaak de populairste plek van de hele avond, ook in oktober.

Wat kost het bij elkaar en waar bespaar je?

Met een fotobooth, een late snack voor honderd gasten en een vuurkorf zit je op ongeveer 1.100 tot 1.600 euro. Dat is echt geld, dus zet het naast de andere posten in de budgetplanner en beslis bewust of dit meer waard is dan bijvoorbeeld een extra uur bar.

Besparen kan goed op dit onderdeel. Een polaroidcamera met een mandje lijstjes en een stift kost samen zo'n 150 tot 250 euro en levert hetzelfde gevoel als een fotobooth. Een quiz over het bruidspaar, geschreven door je getuigen, kost niets en werkt vaak beter dan een gehuurde act. Een vriend met een goede speaker in de tuin en een lijst met verzoeknummers is genoeg voor een tweede, rustigere ruimte.

Zo pak je het aan:

1. Kies maximaal twee activiteiten naast de dansvloer.
2. Bepaal per activiteit waar hij staat, en houd de zithoek buiten gehoorafstand.
3. Plan één oppepper rond elf uur en de snack rond half één.
4. Regel apart iets voor kinderen en iets voor gasten die willen zitten.
5. Reken de kosten door en schrap eerder een act dan een uur bar.