Wat doe je met avondgasten die na de ceremonie binnenkomen?

Geef avondgasten in het eerste uur drie dingen: iemand die ze binnenlaat en de weg wijst, meteen iets te drinken en te eten, en een duidelijk moment waarop jullie langskomen. In de praktijk werkt een korte ontvangst met bubbels en hartige hapjes, gevolgd door het aansnijden van de taart of de openingsdans binnen drie kwartier na binnenkomst. Zo overbrug je de kloof tussen de mensen die er al de hele dag zijn en de groep die net uit de auto stapt.

Dat eerste uur is berucht, want de sfeer botst. Daggasten hebben net gegeten, zitten vol en zijn al emotioneel geweest. Avondgasten komen fris binnen in een zaal waar ze niemand kennen, met een cadeau in de hand en zonder idee waar ze hun jas kwijt kunnen. Los je dat niet op, dan blijven de twee groepen tot elf uur in aparte hoekjes staan. Met een beetje planning is dat gat in twintig minuten gedicht.

Hoe laat komen avondgasten meestal binnen?

In Nederland staat op de kaart vaak 20:00 of 20:30 uur, en dan druppelt het tot een uur of negen binnen. In Belgie is die scheiding tussen dag- en avondgasten minder scherp: daar komt een grote groep vaak al bij de receptie na de plechtigheid, blijft een kleinere groep voor het diner en sluit het feest daarna weer aan. Kies je toch voor een aparte avondgroep, houd dan rekening met wie waar vandaan komt.

Plan de aankomst nooit precies gelijk met het einde van het diner. Loopt het dessert een half uur uit, dan staan er dertig mensen in een lege gang. Zet de aankomsttijd liever een half uur na het geplande einde van het diner, en geef je ceremoniemeester de opdracht om het diner desnoods in te korten. Hoe je die twee groepen slim indeelt, staat in ons stuk over daggasten en avondgasten.

Wat serveer je avondgasten als ze binnenkomen?

Iets in de hand hebben lost negentig procent van het ongemak op. Zet bij de deur een dienblad met bubbels, bier en fris klaar, zodat niemand eerst een rij aan de bar in hoeft. Daarna volgt eten, want avondgasten hebben thuis vaak licht of helemaal niet gegeten.

Richtprijzen die je vaak ziet bij zaal of cateraar:

• Hartige hapjes bij de ontvangst: 5 tot 12 euro per persoon.
• Dessertbuffet of taartenbar: 6 tot 14 euro per persoon.
• Nachtsnack rond middernacht, zoals broodjes, frietjes of soep: 4 tot 9 euro per persoon.
• Drankarrangement van vier uur: 22 tot 35 euro per persoon.
• Foodtruck voor het terras: 800 tot 1.600 euro voor de avond.

Reken die bedragen door met het aantal avondgasten, niet met het totaal, anders schiet je budget er zomaar tweeduizend euro overheen. Vraag bij cateraars en zaalpartners expliciet naar een apart avondarrangement, want veel offertes rekenen standaard alles per hoofd over de hele dag.

Hoe vul je dat eerste uur zonder dat het stroef loopt?

Zet een vast programmapunt kort na de aankomst. Dat kan het aansnijden van de taart zijn, de openingsdans, een korte speech van een getuige of een groepsfoto met iedereen. Zo'n moment geeft avondgasten meteen het gevoel dat ze op tijd zijn en niets gemist hebben, en het haalt de daggasten uit hun stoel.

Verder helpen deze dingen:

• Iemand bij de deur die welkom heet, de jassen wijst en de enveloppendoos aanwijst. Vraag dit aan twee mensen die niet aan de hoofdtafel zitten.
• Een korte ronde van jullie samen langs de nieuwe gezichten. Vijf minuten per groepje is genoeg, maar sla niemand over.
• De bar open en het licht al feestelijk, niet nog in dinerstand.
• Muziek die aan staat maar waar je nog boven uit kunt praten. Zet het volume pas na dat eerste programmapunt omhoog.
• Een fotohoek of fotobooth, want dat trekt mensen die elkaar niet kennen bij elkaar.

Wil je meer ideeen voor de rest van de avond, kijk dan bij het samenstellen van je avondfeestprogramma.

Hoe voorkom je dat de twee groepen apart blijven staan?

De klassieke fout is de zaalindeling ongewijzigd laten. Als de dinertafels blijven staan, blijven daggasten zitten en gaan avondgasten aan de bar hangen. Laat de tafels tijdens de wissel opruimen of naar de zijkant schuiven, houd wat statafels over en maak de dansvloer zichtbaar leeg. Ruimte in het midden trekt mensen naar elkaar toe.

Verder werkt het om mensen een reden te geven om te bewegen. Een dessertbuffet aan de andere kant van de zaal, een sigarenhoek buiten of een bar op het terras zorgt dat groepen door elkaar lopen. Ook een spel werkt, mits laagdrempelig: een foto-opdracht per tafel, een quiz over het bruidspaar van twee minuten, of een polaroidmuur waar iedereen iets aan bijdraagt. Wat je beter overslaat, zijn spellen waarbij mensen naar voren moeten komen en iets moeten doen voor de hele zaal. Wie net binnen is en niemand kent, haakt daarop af.

Tot slot: jullie zijn zelf het bindmiddel. Avondgasten komen voor jullie, en de meesten willen vooral even een echt gesprek van twee minuten. Plan dat bewust in je tijdschema, anders is het ineens half twaalf en heb je de helft niet gesproken.

Zo regel je de avondontvangst in vijf stappen

1. Zet de aankomsttijd van avondgasten een half uur na het geplande einde van het diner.
2. Zorg dat er drank en hartige hapjes klaarstaan op het moment dat de deur opengaat.
3. Plan binnen drie kwartier een gezamenlijk moment: taart, dans of een korte speech.
4. Vraag twee mensen om bij de deur welkom te heten en de weg te wijzen.
5. Laat de dinertafels wegruimen zodat de zaal open voelt en groepen door elkaar lopen.

Houd bij wie er alleen 's avonds komt in je gastenlijst, dan weet je precies met welk aantal je de hapjes en de drank doorrekent.