Welke bezigheden hou je klaar voor je daggasten?

Daggasten zijn al snel acht tot tien uur bij jullie, en in die tijd vallen er altijd een paar gaten: tijdens de fotoshoot, tussen de borrel en het diner, en op het moment dat de zaal wordt omgebouwd. Vul die momenten met iets waar mensen zelf in en uit kunnen lopen, zoals een paar tuinspellen, een fotohoek, een quiz over jullie of gewoon een goede borrel met genoeg zitplekken. Twee losse activiteiten van ongeveer een uur zijn meestal genoeg voor de hele dag.

Wat werkt, hangt vooral af van je gezelschap en je locatie. Twintig daggasten die elkaar allemaal kennen, vermaken zich met een fles wijn en een bank in de zon. Zestig daggasten uit drie verschillende kringen hebben iets nodig dat gesprekken op gang brengt. Ook het weer speelt mee: buiten kan alles, binnen op een regenachtige dag zit iedereen op elkaars lip. Hieronder lopen we de momenten, de activiteiten en de kosten met je door.

Wanneer ontstaan de lege momenten op een trouwdag?

Er zijn er meestal drie. Het eerste en langste is de fotoshoot na de ceremonie. Reken op zestig tot negentig minuten waarin jullie er niet zijn, en dat is precies het moment waarop gasten met een leeg glas naar hun telefoon grijpen. Het tweede gat valt tussen de borrel en het diner, als de zaal wordt klaargezet of als er nog gasten onderweg zijn.

Het derde is het wisselmoment tussen het diner en het feest. De tafels gaan aan de kant, de avondgasten stromen binnen en er is een half uur waarin niemand weet waar hij moet staan. Dat zijn de drie plekken waar je iets voor bedenkt. Voor de rest van de dag hoef je niets te verzinnen: eten, speeches en muziek vullen zichzelf. Hoe je dat eerste gat het beste aanpakt, staat uitgebreid in hoe je het gat tussen de ceremonie en de receptie invult.

Welke activiteiten werken bij een gemengd gezelschap?

Kies dingen waar mensen bij kunnen aanschuiven zonder verplichting. Alles wat iedereen tegelijk moet doen, valt zwaar bij een groep waarin ook tachtigjarigen en peuters zitten. Wat in de praktijk goed werkt:

• Tuinspellen: jeu de boules, sjoelen, ringwerpen of een groot vier-op-een-rij. Een set huren kost grofweg 75 tot 150 euro, zelf kopen vaak 50 tot 100 euro en dan houd je het.
• Een fotobooth of fotohoek. Een verhuurder met begeleiding rekent al snel 350 tot 650 euro voor drie tot vier uur. Een polaroidcamera met een muur en wat plakband doet voor honderd euro iets vergelijkbaars.
• Achtergrondmuziek tijdens de borrel. Een akoestische gitarist of saxofonist zit vaak tussen 350 en 700 euro voor twee sets.
• Iets lekkers dat rondrijdt: een ijskarretje, een oesterbar of een koffiebakfiets. Handig, want eten geeft mensen iets te doen en iets om over te praten.
• Een quiz of opdrachtkaartjes over jullie. Kost je niets behalve een avond voorbereiden, en werkt verrassend goed om tafels te mengen.

Zoek je iemand die dit soort dingen verzorgt in jullie regio, dan kun je in het overzicht van leveranciers filteren op categorie en provincie en zelf offertes opvragen.

Hoeveel activiteiten heb je echt nodig?

Minder dan je denkt. Twee dingen op een hele dag is genoeg, drie is het maximum. Het grootste risico van een volgeplande dag is dat gasten geen tijd meer hebben om gewoon met elkaar te praten, en dat is nu precies waarvoor ze gekomen zijn.

Zorg daarnaast voor de basis, want dat scheelt meer dan welk spel dan ook. Genoeg zitplekken voor wie moeilijk lang staat, schaduw of een tent bij warmte, drinken dat niet opraakt en een toilet dat te vinden is. Een groepje gasten dat comfortabel zit met een vol glas verveelt zich zelden. Houd ook een hoekje vrij waar het rustig is, voor wie even weg wil uit het geroezemoes. Zijn er kinderen bij, leg dan een doos met kleurplaten en wat speelgoed klaar op een vaste plek, dan weten de ouders meteen waar ze terechtkunnen.

Hoe pak je het aan met 20 daggasten en 100 dinergasten?

Werken met verschillende groepen op een dag kan prima, maar het vraagt duidelijkheid. Zet op elke uitnodiging precies waarvoor iemand wordt gevraagd en hoe laat die welkom is, dus niet alleen het adres van de locatie. Zo voorkom je dat een dinergast om elf uur 's ochtends op de stoep staat.

Praktisch werkt het vaak zo: de kleine groep daggasten is bij de ceremonie en de fotoshoot, waarna de dinergasten aanschuiven voor de borrel en het eten, en de avondgasten later binnenkomen voor het feest. Plan bij elk wisselmoment iets dat de nieuwe groep opvangt, bijvoorbeeld een welkomstdrankje bij de deur en iemand die mensen naar hun plek wijst. Reken voor je begroting met flinke verschillen per groep: een daggast kost je al gauw 100 tot 175 euro aan eten en drinken, een avondgast vaak 25 tot 50 euro. Meer over die indeling lees je in daggasten en avondgasten indelen.

Zo vul je de dag van je daggasten in

1. Zet je dagplanning op papier en markeer de drie momenten waarop jullie er niet of maar half zijn.
2. Kies per moment een activiteit die vanzelf loopt, zonder dat iemand hem hoeft aan te kondigen.
3. Regel eerst de basis: zitplekken, schaduw, drinken en duidelijke bewegwijzering.
4. Vraag iemand uit je gezelschap om spellen klaar te zetten en later op te ruimen, zodat jullie er niet aan hoeven te denken.
5. Zet aankomsttijden per gastengroep op de uitnodiging en herhaal ze op je trouwwebsite.
6. Houd bewust een leeg uur over waarin niets gepland staat. Dat wordt vaak het gezelligste moment van de dag.

Bedenk tot slot dat je gasten voor jullie komen, niet voor het programma. Een middag met goed gezelschap, iets te drinken en een plek in de zon is voor de meesten al meer dan genoeg.