Hoe zeg je een geplande bruiloft af?

Begin bij de papieren, niet bij de telefoon. Leg alle contracten en opdrachtbevestigingen naast elkaar, zoek per leverancier op wat er over annuleren en over een vervangende datum staat, en zeg daarna schriftelijk op in de volgorde waarin de bedragen oplopen. Pas als dat loopt, breng je de gasten op de hoogte. Die volgorde beperkt de schade en voorkomt dat je dingen toezegt die je later niet terugdraait.

Hoeveel je kwijt bent, hangt volledig af van wat jullie hebben ondertekend en hoe ver de datum nog weg is. Aanbetalingen zijn bij veel trouwleveranciers bedoeld om de datum te reserveren en zijn daarom vaak niet terugvorderbaar, terwijl het restbedrag soms in staffels vervalt naarmate de dag nadert. Of een bepaald beding ook geldig is, is een juridische vraag. Laat die voorleggen aan een jurist, in Nederland bijvoorbeeld via het Juridisch Loket en in België via de FOD Economie of een consumentenorganisatie, voordat je iets betaalt of afstand doet van iets.

Wat staat er in je contracten over annuleren?

Meestal meer dan je je herinnert van het ondertekenen. Loop per leverancier deze punten langs en schrijf het antwoord erbij:

• De aanbetaling: welk bedrag is al betaald, en staat erbij dat het niet terugvorderbaar is.
• De staffel: vervalt er een percentage bij annuleren binnen zes maanden, drie maanden of een maand voor de datum.
• Verplaatsen: staat er een regeling voor een vervangende datum, en binnen welke termijn.
• De vorm van opzeggen: vraagt het contract een aangetekende brief, een mail of een formulier.
• Overmacht: welke situaties worden genoemd, en wat gebeurt er dan met de betaalde bedragen.
• Doorverkoop: mag de locatie jullie datum opnieuw verkopen, en wordt het bedrag dan verrekend.

Zet die gegevens in één overzicht met per regel het bedrag dat al betaald is en het bedrag dat nog openstaat. Dat overzicht bepaalt daarna je volgorde, want bij één leverancier kan een week verschil honderden euro's schelen. Heb je een verzekering, kijk dan eerst wat die dekt; wat daar in de praktijk onder valt, staat in wat een huwelijksverzekering precies dekt.

Wie bel je eerst, en wat zeg je?

De locatie en de cateraar als eerste, want daar zitten de grootste bedragen en de scherpste termijnen. Daarna de leveranciers met een vaste prijs: fotograaf, dj, vervoer, bloemist, taart, decoratie. Als laatste de kleinere opdrachten.

Houd het gesprek kort en zakelijk. Je hoeft geen uitleg te geven over je privéleven; dat jullie de bruiloft niet laten doorgaan is genoeg. Vraag per leverancier drie dingen: wat er volgens het contract vervalt, of een vervangende datum of een tegoed mogelijk is, en op welk adres je de opzegging schriftelijk stuurt. Bevestig elk gesprek daarna per mail met de datum erbij, zodat er een spoor ligt. Bewaar alles in één map en houd per leverancier bij wanneer je wat hebt gestuurd; je checklist is daar een praktische plek voor.

Hoe vertel je het aan je gasten?

Kort, op hetzelfde moment en met zo weinig uitleg als je zelf wil geven. Breng eerst de mensen met een rol persoonlijk op de hoogte: ouders, getuigen, ceremoniemeester, bruidsmeisjes. Daarna gaat één bericht naar alle genodigden tegelijk, zodat niemand het via iemand anders hoort.

Een bericht van drie regels is genoeg: dat de bruiloft van die datum niet doorgaat, dat jullie het laten weten als er iets nieuws te melden is, en dat jullie geen vragen beantwoorden op dit moment. Hebben gasten al reiskosten of een hotel geboekt, zeg dat dan apart en vroeg, want zij hebben hun eigen annuleringstermijnen. Zet de mededeling ook op je trouwwebsite als je er een hebt, en haal het aanmeldformulier offline.

Is uitstellen een beter idee dan afzeggen?

Vaak wel, zuiver financieel bekeken, maar alleen als jullie echt een nieuwe datum willen. Veel leveranciers verplaatsen een aanbetaling liever dan dat ze hem houden en de relatie kwijt zijn, zeker naar een dag in de week of in het laagseizoen waar nog ruimte is. Vraag dan wel direct hoe lang dat tegoed geldig blijft en of het tarief van het nieuwe jaar geldt.

Zet er geen nieuwe datum op als jullie daar nog niet uit zijn. Een verplaatsing naar een datum die je later ook afzegt, kost twee keer en levert bij leveranciers minder goede wil op. Twijfel je over de relatie en niet over de dag, dan is dat een ander gesprek: hoe je een verloving verbreekt gaat over dat deel.

Wat doe je met cadeaus, geld en de trouwkleding?

Cadeaus en geldbedragen die al binnen zijn, geef je terug. Dat is geen wettelijke plicht in alle gevallen, maar het is wel wat gasten verwachten, en het voorkomt dat je er later nog gesprekken over hebt. Doe het per bank met een korte boodschap, zonder uitleg.

Voor de kleding geldt de voorwaarde van de zaak. Een jurk of pak dat al op maat is gemaakt, is doorgaans niet retourneerbaar; wat er met een aanbetaling gebeurt, staat in een aanbetaling op een trouwjurk terugkrijgen. Een jurk die nooit gedragen is, kun je later verkopen of op de marktplaats voor tweedehands trouwspullen zetten, samen met decoratie en papierwaren die je al had laten maken. Doe dat pas als je er klaar voor bent; er is geen termijn waarbinnen dat moet.

Zo pak je het af in de juiste volgorde

1. Leg alle contracten bij elkaar en zet per leverancier het betaalde en het openstaande bedrag in een overzicht.
2. Zoek per contract de annuleringsvoorwaarden en de gevraagde vorm van opzeggen op.
3. Kijk na of je verzekering of de polis van de locatie iets dekt.
4. Leg twijfelachtige bedingen voor aan een jurist of een consumentenorganisatie.
5. Bel de locatie en de cateraar eerst, daarna de vaste leveranciers.
6. Bevestig elk gesprek schriftelijk op dezelfde dag en bewaar de bevestigingen.
7. Breng de mensen met een rol persoonlijk op de hoogte, en stuur daarna één bericht naar alle gasten.
8. Stort ontvangen geldbedragen terug en haal het aanmeldformulier van je trouwwebsite.