Je trouwbudget is overschreden: wat doe je dan?

Boven je trouwbudget uitkomen is normaler dan je denkt: bij veel koppels valt de eindafrekening hoger uit dan de eerste inschatting. Het goede nieuws is dat een overschrijding zelden onherstelbaar is. Zet eerst alle getekende contracten en betaalde voorschotten op een rij, reken uit hoe groot het gat precies is, en kijk daarna pas waar je kunt snijden. Meestal zit de oplossing in twee of drie grote posten, niet in tien kleine bezuinigingen.

Wat je nog kunt doen, hangt vooral af van het moment. Alles waar een handtekening onder staat, is meestal niet meer kosteloos te wijzigen. Alles wat je nog niet hebt vastgelegd, is je speelruimte. Hoe eerder in de planning je ziet dat het scheefloopt, hoe groter die ruimte is. Zit je nog acht maanden voor de dag, dan kun je de opzet nog omgooien. Zit je drie weken voor de dag, dan draait het vooral om aantallen, extraatjes en meerwerk.

Hoe groot is het gat eigenlijk?

Voordat je iets schrapt, wil je een eerlijk getal. Maak een lijst met drie kolommen: wat is getekend en betaald, wat is getekend maar nog te betalen, en wat staat nog helemaal vrij. Tel de eerste twee kolommen op, tel daar je beste schatting van de derde bij op, en vergelijk dat met je budget. Pas dan weet je of je 800 euro of 6.000 euro te ver zit, en dat maakt nogal verschil voor de oplossing.

Neem in die lijst ook de posten mee die mensen structureel vergeten. Denk aan kledingaanpassingen (vaak 100 tot 300 euro), de trouwringen, de kapper en visagie voor de ochtend, vervoer, fooien, verzendkosten van drukwerk, parkeren en de kosten van de gemeente. In Nederland is een ceremonie in de trouwzaal al snel 300 tot 800 euro, in Belgie is de voltrekking op het gemeentehuis doorgaans gratis of tegen een kleine vergoeding. Vul de bedragen in de budgetplanner in, dan zie je in een oogopslag welke post het gat veroorzaakt.

Waar kun je nog echt geld besparen?

Zoek eerst in de posten die met het aantal gasten meebewegen, want daar zit de hefboom. Elke gast kost al gauw 75 tot 150 euro aan eten en drinken. Vijftien gasten minder scheelt dus zomaar 1.500 euro, terwijl je aan de dag zelf weinig verandert. Vaak kun je ook de daggasten en avondgasten anders indelen: een kleiner diner met een ruimer avondfeest is meestal fors goedkoper dan iedereen aan tafel.

Daarna kijk je naar de drank. Een all-in drankarrangement is voorspelbaar maar zelden het goedkoopst; nacalculatie kan honderden euro's schelen als je gezelschap niet zwaar drinkt. Andere posten waar vaak lucht in zit:

• Bloemen: kies bloemen van het seizoen en verplaats de ceremoniestukken naar de feestzaal.
• Drukwerk: een digitale save-the-date en een QR-code naar je trouwwebsite in plaats van losse kaarten.
• Taart: een kleinere aansnijtaart met een goedkopere sheet cake in de keuken.
• Video: een korte film van een uur draaien in plaats van de hele dag.
• Vervoer: eigen auto's van vrienden in plaats van een gehuurde oldtimer.

Kun je een geboekte leverancier nog om aanpassing vragen?

Vragen mag altijd, mits je het netjes en op tijd doet. Bel of mail en leg uit dat je binnen je budget wilt blijven, en vraag of er een kleinere variant van het pakket bestaat. Veel leveranciers denken mee als je hen niet in de hoek zet: minder uren fotografie, een eenvoudiger menu, twee gangen in plaats van vier, of een setje zonder tweede fotograaf. Wat je niet moet verwachten is dat een getekend contract zomaar vervalt, want de afspraak is wederzijds en zij hebben jouw datum vrijgehouden.

Lees je contract door voordat je belt. Kijk naar de annuleringsvoorwaarden, tot wanneer je aantallen mag doorgeven (vaak twee tot vier weken vooraf) en of het voorschot verrekenbaar is. In Nederland en Belgie geldt bij een overeenkomst die je ter plaatse of op locatie tekent, geen automatisch bedenktermijn zoals bij online kopen, dus ga daar niet van uit. Zoek je nog leveranciers voor de posten die wel vrij zijn, vergelijk dan rustig in het overzicht van leveranciers per regio en vraag altijd twee of drie prijzen op.

Hoe voorkom je dat het gat nog groter wordt?

Zet een streep onder de plannen. Spreek af dat je vanaf nu geen enkele nieuwe uitgave doet zonder dat je hem eerst in je overzicht zet en samen goedkeurt. Dat klinkt streng, maar het is precies waar het misgaat: kleine losse aankopen die je op het moment zelf verdedigbaar vindt en die je nooit optelt.

Plan daarnaast een vast moment van een half uur per week waarop je samen de uitgaven bijhoudt. Noteer ook wat je nog verwacht uit te geven, niet alleen wat er al af is. En hou rekening met de laatste weken: dat is de periode waarin de rekeningen echt binnenkomen en waarin veel koppels alsnog uitschieten. Lees ook hoe je de laatste weken voor de bruiloft rustig doorkomt, want kalm blijven scheelt vaak geld.

Wat als je het gat niet dichtkrijgt?

Dan zijn er nog drie eerlijke wegen. De eerste is het feest verkleinen: minder gasten, kortere avond, of het diner vervangen door een uitgebreide receptie met walking dinner. De tweede is de datum verzetten naar een moment waarop je meer hebt gespaard, mits je leveranciers dat toelaten zonder hoge kosten. De derde is hulp aannemen: ouders of familie die een specifieke post op zich nemen, bijvoorbeeld de bloemen of het vervoer. Spreek daarbij helder af wie wat betaalt en of daar wensen aan vastzitten.

Lenen voor een bruiloft raden we af. Een consumptief krediet betekent dat je nog jaren na de dag betaalt voor een feest van een dag, terwijl je datzelfde geld ook in een verbouwing of een reis had kunnen steken. Weeg dat rustig af, en betrek er iemand bij die niet emotioneel in de planning zit.

Zo pak je het deze week aan

1. Zet vandaag alle contracten, voorschotten en openstaande facturen in een lijst.
2. Bereken het exacte verschil met je budget, zonder afronden naar beneden.
3. Kijk eerst naar het gastenaantal en de drank, daar zit de grootste hefboom.
4. Bel de leveranciers waar nog ruimte in zit en vraag naar een kleiner pakket.
5. Spreek een wekelijks half uur af waarop je samen de stand bijhoudt.

Een overschrijding voelt vervelend, maar het is een rekensom en geen ramp. Wie hem op tijd ziet, houdt de keuze in eigen hand.