Wanneer plan je het vrijgezellenfeest?

De meeste vrijgezellenfeesten vallen tussen de twee en acht weken voor de bruiloft, en dat is met reden. Ver genoeg vooraf om de laatste trouwweken rustig te houden, en dichtbij genoeg om echt bij de bruiloft te horen. De week vlak voor de trouwdag laat je liever staan: daar staan al pasbeurten, boodschappen, familie die overkomt en de laatste telefoontjes met leveranciers gepland.

Wat vaak vergeten wordt: het moment waarop je het feest houdt is iets anders dan het moment waarop je begint met plannen. Voor een middag in eigen land ben je met vier tot zes weken voorbereiding klaar. Wil je met tien mensen een weekend weg, dan zet je de datum beter een halfjaar vooraf vast, want anders krijg je die agenda's nooit meer op één lijn. Hieronder staan de termijnen die in de praktijk werken.

Hoeveel weken voor de bruiloft houd je het feest?

Een goede vuistregel: minimaal twee weken ervoor, het liefst vier tot acht. In die periode is de trouwplanning meestal nog niet op zijn drukst, maar leeft het al wel. Iedereen is in de stemming, en de hoofdpersoon heeft daarna nog tijd om bij te komen.

Waarom niet vlak voor de bruiloft? Drie redenen:

• Blauwe plekken, een verbrande neus of een gemiste nachtrust zien je terug op de trouwfoto's.
• De laatste week zit vol met dingen die alleen de bruid of bruidegom kan doen.
• Gaat er iets mis, bijvoorbeeld een verstuikte enkel, dan heb je geen ruimte meer om te herstellen.

En waarom niet veel vroeger dan twee maanden? Dat mag prima, zeker als het feest samenvalt met een periode waarin iedereen toch al vrij is. Alleen voelt het dan losser van de bruiloft, en dat vinden sommige koppels jammer. Trouw je in juli, dan is een feest eind mei of begin juni meestal het beste compromis.

Welke dag werkt het best voor de groep?

Zaterdag is de standaard, en dat blijft zo omdat de meeste mensen dan vrij zijn. Toch heeft die dag ook nadelen: activiteiten zijn duurder, drukker en soms maanden vooruit volgeboekt. Voor een groep waar ouders met jonge kinderen bij zitten, kan een zaterdagmiddag die om zeven uur eindigt fijner zijn dan een dag die tot diep in de nacht doorloopt.

Alternatieven die goed uitpakken:

• Vrijdagmiddag met de avond erbij: veel mensen nemen daar wel een vrije middag voor op.
• Zondag: rustiger, vaak goedkoper, en iedereen is op tijd thuis.
• Een lang weekend rond een feestdag, handig als er mensen uit het buitenland komen.

Houd rekening met de schoolvakanties in Nederland en België, die niet gelijk lopen. Ook Hemelvaart, Pinksteren en de bouwvakperiode zorgen voor gaten in de agenda's. Vraag de kerngroep om drie mogelijke data en kies de dag waarop de meeste mensen kunnen. Wachten tot iedereen kan, betekent nooit een datum.

Wanneer vraag je de deelnemers om geld?

Zo vroeg mogelijk, en met een concreet bedrag. Niets verpest de sfeer zo snel als een organisator die pas twee dagen van tevoren zegt dat het toch honderdtwintig euro per persoon wordt. Communiceer bij de eerste uitnodiging al een richtprijs, ook als die nog een marge heeft.

Wat gebruikelijk is in Nederland en België:

• Een dag in eigen land: grofweg 40 tot 100 euro per deelnemer, activiteit en eten samen.
• Een weekend weg: al snel 150 tot 400 euro per persoon, afhankelijk van vervoer en verblijf.
• De hoofdpersoon betaalt zelf niets; dat bedrag verdelen de anderen onderling.

Stuur de uitnodiging voor een dagje uit zes tot acht weken van tevoren en vraag het geld twee tot drie weken vooraf. Voor een weekend weg vraag je eerder een aanbetaling, simpelweg omdat je zelf ook moet aanbetalen. Zet uitgaven en ontvangsten in één overzicht, dan hoef je achteraf niet te puzzelen. Meer over de kostenkant lees je in dit stuk over een goedkoop vrijgezellenfeest.

Wat doe je als de agenda's niet passen?

Dan splits je. Een groep van twaalf die het nooit eens wordt, is vaak eigenlijk twee groepen: de mensen die per se mee willen op weekend, en de mensen die een middag leuk vinden. Een middagprogramma waar iedereen bij is, gevolgd door een avond of nacht voor de kleinere groep, lost dat netjes op zonder dat iemand zich buitengesloten voelt.

Een tweede oplossing is het feest loskoppelen van het weekend. Een woensdagavond met een workshop en een hapje kost minder, is makkelijker te boeken en vraagt van niemand een vrije dag. Voor groepen met veel jonge ouders werkt dat vaak beter dan een zaterdag waar drie mensen oppas voor moeten regelen.

Werkt dat niet, kies dan voor de datum waarop de mensen kunnen die het dichtst bij de hoofdpersoon staan. Dat klinkt hard, maar het is eerlijker dan een compromis waar niemand blij van wordt. Laat wie niet kan iets anders doen: een videoboodschap, een bijdrage aan het cadeau, of een keer samen eten in de week erna.

En houd je aan één ding: de datum die je prikt, staat vast. Verschuiven omdat er iemand alsnog niet kan, geeft altijd een reeks nieuwe afzeggingen. Zet de datum meteen in jullie trouwchecklist, naast de andere afspraken van die maand.

De aftelling in vijf stappen

1. Zes maanden vooraf: kies drie mogelijke data en peil de kerngroep.
2. Vier maanden vooraf: leg de datum vast en reserveer wat volgeboekt raakt.
3. Acht weken vooraf: uitnodiging de deur uit met een richtprijs erbij.
4. Drie weken vooraf: geld innen en het programma bevestigen.
5. Week van het feest: tijden, adressen en het telefoonnummer van de organisator rondsturen.

Meer over de invulling zelf staat in dit artikel over het organiseren van een vrijgezellenfeest. Zet vandaag alvast die drie mogelijke data in een berichtje, dan is het lastigste deel al gedaan.