Bestaat er een handig adressenboek met leveranciers voor trouwers?

Ja en nee. Dikke gedrukte trouwgidsen met adressen bestaan nog, vooral als beursmagazine en als regionaal trouwmagazine, maar ze verouderen snel: prijzen kloppen na een jaar niet meer en bedrijven stoppen of veranderen van naam. Het overzicht waar je echt iets aan hebt, maak je zelf: een lijst per categorie met naam, regio, prijsindicatie, offertedatum en status. Die lijst is binnen een weekend op te zetten.

De vraag komt vaak van koppels die net begonnen zijn en door de bomen het bos niet meer zien. Dat is logisch, want een bruiloft raakt al gauw tien tot vijftien verschillende soorten leveranciers, van zaal tot taart tot vervoer. Het probleem is meestal niet dat er te weinig adressen zijn, maar dat ze verspreid staan over mailtjes, screenshots en tabbladen. Hieronder lees je hoe je dat in een overzicht krijgt dat wel werkt.

Bestaan die gedrukte trouwgidsen nog?

Ze bestaan zeker nog. Op trouwbeurzen in Nederland en Belgie krijg je vrijwel altijd een gratis magazine mee met de exposanten erin, soms met een plattegrond en kortingsbonnen. Daarnaast liggen er in de boekhandel trouwplanners met invulpagina's, meestal tussen de vijftien en dertig euro, waarin je je eigen contacten kwijt kunt. Regionale trouwmagazines verschijnen vaak een of twee keer per jaar.

Wat je erbij moet weten: vermeldingen in zulke gidsen zijn in de regel betaald. Dat zegt niets over de kwaliteit van de leverancier, maar het betekent wel dat het geen onafhankelijke selectie is en dat je er nooit alle aanbieders uit je regio in vindt. Zie het als een startpunt en als inspiratiemateriaal, niet als een keurmerk. Ga je naar een beurs, lees dan eerst tips voor een trouwbeursbezoek, want met een plan haal je er veel meer uit.

Wat zet je in je eigen adressenboek?

Houd het simpel en houd het op een plek. Eén bestand of één tool, gedeeld met je partner, met per leverancier deze kolommen:

• Categorie, bedrijfsnaam, plaats en website.
• Contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer.
• Datum waarop je een offerte hebt aangevraagd.
• Prijsindicatie, en wat er wel en niet in zit.
• Beschikbaar op jullie datum: ja, nee of onbekend.
• Aanbetaling, restbetaling en de uiterste annuleringsdatum.
• Status: benaderd, offerte binnen, gesproken, geboekt of afgevallen.

Die laatste twee regels worden later goud waard. Aanbetalingen en annuleringstermijnen verdwijnen anders in de kleine lettertjes van een pdf die je een half jaar geleden hebt opgeslagen. In het portaal houdt de leveranciershub precies deze status per leverancier voor je bij, zodat je niet in vijf mailboxen hoeft te zoeken.

Hoe stel je zo'n lijst snel samen?

Werk per categorie en beperk jezelf tot drie tot vijf kandidaten. Meer levert vooral keuzestress en onbeantwoorde mails op. Begin bij de dingen die het snelst vol zitten: de datum bij de gemeente, de locatie en daarna de catering, de fotograaf en de dj. De rest volgt.

Zoek per categorie en per regio, zodat je niet in een lijst met leveranciers aan de andere kant van het land belandt. Op onze leveranciersoverzichten staan de categorieen per provincie bij elkaar, met een profiel per bedrijf. Vraag bij elke offerteaanvraag hetzelfde: jullie datum, het aantal gasten, de locatie, en of ze een totaalprijs inclusief btw, reiskosten en eventuele overuren kunnen geven. Zo vergelijk je appels met appels.

Zet in je mail ook meteen een deadline waarop je een reactie hoopt. Dat helpt jou plannen en het is voor de leverancier duidelijk. Krijg je van iemand geen antwoord, dan zet je die op afgevallen en ga je door met de volgende. Blijf er niet op wachten.

Waar let je op bij een gids of online profiel?

Een vermelding is een visitekaartje, meer niet. Doe daarom altijd zelf een paar controles voordat je iets tekent. Kijk of het bedrijf een ondernemingsnummer of KvK-nummer noemt en of dat overeenkomt met de naam op de offerte. In Belgie vind je dat via de Kruispuntbank van Ondernemingen, in Nederland via het handelsregister.

Vraag verder naar de algemene voorwaarden, naar wat er gebeurt bij ziekte of uitval, en naar hun verzekering. Vraag ook om beeld of referenties van een bruiloft in hetzelfde formaat als die van jullie: een fotograaf die vooral kleine ceremonies doet, werkt anders op een feest met tweehonderd gasten. Bij een locatiebezoek helpt de vragenlijst uit vragen bij een bezichtiging.

Reviews lees je het best met een schuin oog. Een enkele boze recensie zegt weinig, een patroon van dezelfde klacht wel: slecht bereikbaar, laat leveren, of steeds meerwerk op de eindfactuur. Kijk ook naar de datum van de reviews. Een bedrijf dat drie jaar geleden geweldig was maar sindsdien van eigenaar is gewisseld, is een ander bedrijf. Vraag bij twijfel of je één eerdere klant mag bellen; wie niets te verbergen heeft, regelt dat meestal zonder morren.

En let op de datum van de gids die je in handen hebt. Een magazine van twee jaar oud is prima voor inspiratie, maar bel of mail altijd zelf voor actuele prijzen. Trouwprijzen zijn de laatste jaren flink bewogen, en een oude prijs in je hoofd zorgt alleen maar voor teleurstelling.

Zo bouw je in een weekend een compleet overzicht

1. Maak een lijst met alle categorieen die jullie bruiloft raakt, van zaal tot vervoer.
2. Zoek per categorie drie tot vijf kandidaten in jullie regio en zet ze in één bestand.
3. Stuur dezelfde standaardmail met datum, gastenaantal en locatie naar alle kandidaten.
4. Noteer per antwoord de prijs, wat erin zit en de annuleringsvoorwaarden.
5. Zet aanbetalingen en betaaldata meteen in je agenda en in je budgetoverzicht.
6. Schoon de lijst elke maand op: geboekt of afgevallen, niets ertussenin.

Zo'n eigen overzicht is uiteindelijk waardevoller dan welk gedrukt adressenboek ook, want het bevat alleen de bedrijven die op jullie datum, in jullie regio en binnen jullie budget passen.