Draaiboek delen met leveranciers en gasten: hoe doe je dat?

Deel je draaiboek niet als één groot bestand met iedereen, maar geef elke partij de versie die bij haar taak hoort. Leveranciers krijgen hun eigen tijden, de adressen en één vast aanspreekpunt, je ceremoniemeester krijgt alles, en gasten krijgen alleen het programma. Stuur een eerste versie ongeveer een maand vooraf en de definitieve in de laatste week.

Waarom zo opgesplitst? Een fotograaf die twaalf pagina's krijgt, leest er twee en mist net die ene regel over de familiefoto's. Een cateraar hoeft niet te weten hoe laat de visagist komt, en je gasten hebben het nummer van de dj niet nodig. Hoe je het draaiboek zelf opbouwt, lees je in hoe je een draaiboek voor je trouwdag maakt; hier gaat het om wat je ermee doet als het af is. Voor de gasten is een eigen trouwwebsite de handigste plek: daar zet je het programma, en je past het later aan zonder iedereen opnieuw te mailen.

Wie heeft welk deel van het draaiboek nodig?

Begin met een volledige versie voor jullie twee en knip die daarna op. Per partij ziet dat er zo uit:

• Ceremoniemeester of weddingplanner: alles, met alle namen, telefoonnummers en het plan B bij regen. Deze persoon is op de dag het aanspreekpunt, zodat jullie telefoons in de tas kunnen blijven.
• Trouwlocatie en cateraar: aankomst van de gasten, het moment van de toost, het begin van het diner, de speeches tussen de gangen, allergieën per tafel en het eindtijdstip.
• Fotograaf en videograaf: alle locaties met adres, de lijst met familiefoto's, wie daarop moet staan en het tijdstip van jullie eigen fotoshoot.
• Dj of band: de openingsdans, het afsluitnummer, de momenten waarop de muziek zachter moet en wie de microfoon gebruikt.
• Visagist en kapper: het adres van de voorbereiding, de volgorde in de stoel en het uur waarop iedereen klaar moet zijn.
• Vervoer: ophaaladressen, vertrektijden en waar de wagen kan parkeren.
• Getuigen en sprekers: hun eigen momenten, plus wie hen op tijd een seintje geeft.

Geef elke leverancier het stuk van de dag waarin hij werkt, aangevuld met een half uur ervoor en erna. Loopt de ceremonie uit, dan weet de cateraar dat net zo goed als de fotograaf, en hoeft niemand te bellen om te vragen waar het bruidspaar blijft.

Hoe en wanneer stuur je het draaiboek door?

In drie rondes, zodat leveranciers kunnen reageren voor alles vastligt:

1. Vier tot zes weken vooraf: een eerste versie per leverancier, met de vraag of de tijden haalbaar zijn. Wie al veel bruiloften deed, ziet meteen waar het knelt. Twintig minuten voor groepsfoto's met een grote familie is vaak te krap, en dat hoor je liever nu dan op de dag zelf.
2. Twee weken vooraf: verwerk hun opmerkingen en stuur een tweede versie, met de wijzigingen kort bovenaan opgesomd.
3. In de laatste week: de definitieve versie. Vraag om een kort bericht dat ze hem ontvangen en gelezen hebben.

Stuur leveranciers een pdf, geen bewerkbaar document. Een gedeelde link is handig voor jullie twee en de ceremoniemeester, maar een leverancier wil een vast bestand dat niet stilletjes verandert terwijl hij zijn eigen planning maakt. Zet in de mail ook meteen wie op de dag hun aanspreekpunt is, met naam en nummer.

Hoe voorkom je dat er oude versies rondgaan?

Dat is het grootste risico van een draaiboek dat via mail en apps verspreid wordt. Vier gewoontes helpen:

• Versie en datum in de bestandsnaam, bijvoorbeeld "draaiboek-fotograaf-v3-12juni.pdf". Dan ziet iedereen in één oogopslag welke de nieuwste is.
• Een zin bovenaan in elke versie: "Deze versie vervangt alle eerdere."
• Eén beheerder. Spreek af wie van jullie het bestand bijhoudt. Passen jullie allebei aan, dan ontstaan er twee waarheden.
• Na de definitieve versie geen nieuw bestand meer, maar één bericht met alleen de wijziging, met de ceremoniemeester in kopie.

Wat deel je met je gasten, en wat juist niet?

Gasten hebben genoeg aan het programma: het uur van de ceremonie, het adres, waar ze kunnen parkeren, wanneer de receptie, het diner en het avondfeest beginnen, de dresscode en hoe ze 's avonds thuisraken. Hebben jullie daggasten en avondgasten, maak dan twee versies, zodat niemand vragen krijgt over een diner waarvoor hij niet uitgenodigd is.

Wat je niet met gasten deelt:

• telefoonnummers van leveranciers;
• interne tijden, zoals het uur waarop de bruid klaar moet zijn;
• de verrassing die de getuigen voorbereiden;
• het plan B, zolang het niet nodig is.

Verschilt het delen in Nederland en België?

De aanpak blijft dezelfde, maar het startpunt verschilt soms. In België trouw je voor de wet meestal op het gemeentehuis, op een uur dat de gemeente vastlegt, en daar bouw je de rest van het draaiboek omheen. In Nederland spreek je het tijdstip vaker zelf af met de trouwambtenaar of buitengewoon ambtenaar, en die wil dan ook graag weten hoe de ceremonie verloopt. Stuur in dat geval de ambtenaar het deel van de ceremonie mee, net als de spreker of muzikant die erbij betrokken is.

Ook de taal speelt mee. Werken jullie met een Franstalige fotograaf of een Nederlandse dj op een Vlaams feest, zet de belangrijkste tijden en namen dan in een korte versie die iedereen kan lezen, zonder afkortingen die alleen jullie begrijpen.

Zo deel je je draaiboek in vijf stappen

1. Maak één volledige versie voor jullie twee en de ceremoniemeester.
2. Knip daaruit een versie per leverancier, met hun tijden, adressen en het aanspreekpunt.
3. Stuur die vier tot zes weken vooraf rond en vraag om feedback.
4. Verstuur de definitieve pdf in de laatste week, met versienummer en datum.
5. Zet het programma voor gasten op jullie trouwwebsite en houd die versie bij tot de dag zelf.

Wil je op de dag zelf alle leveranciers, tijden en noodnummers op één blad bij de hand, dan bundelt de noodkaart dat in een printbare versie die je ook via QR kunt delen. Leg er één exemplaar van bij de locatie en geef er één aan de ceremoniemeester.