Ben ik nog iets vergeten voor onze bruiloft?

De dingen die koppels het vaakst vergeten zijn zelden de grote: de zaal, de fotograaf en de jurk staan altijd op de lijst. Wat blijft liggen zijn de maaltijden voor je leveranciers, het opruimen van de zaal, het kurkgeld op eigen wijn, een plan voor regen, de termijnen bij de gemeente en de vraag wie aan het eind van de nacht de enveloppen mee naar huis neemt. Samen kunnen die posten enkele honderden euro's kosten.

Dat is ook logisch. Je plant je bruiloft vanuit het beeld dat je in je hoofd hebt, en in dat beeld staat niemand af te wassen om drie uur 's nachts. De blinde vlekken zitten dus altijd in de randen: de uren voor en na het feest, de kleine lettertjes van je contracten en de administratie. Loop de vijf lijstjes hieronder door en zet achter elk punt een naam, dan weet je binnen een half uur of er echt nog iets openstaat.

Welke praktische zaken vergeten koppels het vaakst?

• Maaltijden voor je leveranciers. Fotograaf, videograaf en dj werken acht tot twaalf uur door. Veel zalen rekenen 25 tot 45 euro per leveranciersmaaltijd, en in sommige contracten staat de verplichting er gewoon in.
• Opruimen en schoonmaken. Vraag tot hoe laat je de zaal in mag en wanneer alles eruit moet. Een eindschoonmaak kost vaak 150 tot 350 euro, en decoratie die de volgende ochtend nog staat, kost soms een extra dag zaalhuur.
• Kurkgeld op eigen drank. Breng je zelf wijn mee, dan rekenen Belgische zalen doorgaans 8 tot 15 euro per fles. Bij een deel van de zalen mag het simpelweg niet.
• Vervoer voor gasten na middernacht. Op het platteland rijdt er niets meer. Een taxi of shuttlebusje kost al snel 250 tot 500 euro voor een paar ritten.
• Een plan voor regen. Een tent of overkapping regel je niet twee dagen vooraf. Vraag je trouwlocatie wat het alternatief binnen is en tot wanneer je mag beslissen.

Wat vergeet je rond papieren en termijnen?

Het bestuurlijke deel is klein maar hard: mis je een termijn, dan schuift de datum. In België doe je de aangifte van het huwelijk bij de gemeente van een van beide partners, meestal ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen voor de trouwdatum. In Nederland meld je het voorgenomen huwelijk bij de gemeente, doorgaans tussen de twaalf maanden en veertien dagen vooraf. In beide landen levert de gemeente een lijst van documenten aan, en bij een partner met een buitenlandse nationaliteit duurt dat langer.

Verder vaak vergeten: de graveerdatum van de ringen (reken op één tot twee weken bij de juwelier), het aantal getuigen dat je gemeente toelaat, en de adressen van je gasten. Dat laatste klinkt onnozel, maar het verzamelen van honderd volledige adressen kost gemakkelijk twee avonden. Begin daar vroeg mee, samen met de gastenlijst, dan kun je de kaarten versturen zodra ze binnen zijn.

Welke kosten duiken pas op het einde op?

De laatste maand is de duurste maand, en dat komt door posten die niemand in zijn eerste begroting zet. Kijk hier zeker naar:

• Btw in de offertes. In Nederland valt eten onder 9 procent en alcohol onder 21 procent. In België geldt 12 procent op restaurant- en cateringdiensten en 21 procent op dranken. Een offerte exclusief btw ziet er dus tot een vijfde goedkoper uit dan de rekening.
• Meerprijs per extra gast. Zeggen er tien mensen meer ja dan gepland, dan kost dat bij 95 euro per couvert meteen 950 euro extra.
• Verlengingsuur van de zaal, vaak 200 tot 400 euro, plus een overuur van de dj van 75 tot 150 euro.
• Vermaakkosten van kleding. Een trouwjurk innemen of inkorten loopt van 100 tot 350 euro, en dat weet je pas na de laatste pasbeurt.
• Fooien en kleine attenties voor wie helpt, samen vaak 100 tot 250 euro.

Loop deze lijst na met de vergeten kosten uit onze tool, en tel het totaal op bij je begroting. Beter dat je nu schrikt dan drie weken voor de dag.

Wat vergeet je voor de dag zelf?

Op de dag zelf gaat het bijna nooit mis bij de grote onderdelen, wel bij de logistiek eromheen. Spreek af wie de decoratie naar de zaal brengt en wie ze de volgende ochtend weer ophaalt. Regel wie de enveloppen en cadeaus meeneemt en waar die de nacht doorbrengen. Wijs iemand aan die de sleutel, de lader en het contant geld bijhoudt. En zet iemand op de lijst die de bloemen na afloop verdeelt, anders staan er twintig stukken in de container.

Denk ook aan eten voor jezelf. Veel koppels eten tussen de ontvangst en het diner niets, terwijl ze al vanaf zeven uur 's ochtends bezig zijn. Laat een bordje apart zetten en drink water. In dit artikel over de laatste weken staat een lijstje van wat je in je noodtas stopt, van pleisters tot een naald en draad.

Hoe weet je zeker dat je niets mist?

Zekerheid bestaat niet, maar je komt er dicht bij met drie rondes. Ronde één: loop al je contracten na en schrijf per leverancier op wat er precies inbegrepen is, tot welk uur, en wat extra kost. Ronde twee: teken de dag uit van het eerste tot het laatste uur en zet bij elk blok een naam, want een gat in het schema is meestal ook een gat in je planning. Ronde drie: leg je lijst voor aan iemand die al getrouwd is en vraag wat hij of zij achteraf had willen weten.

Zo doe je de controle in een half uur

1. Leg alle contracten naast elkaar en noteer per stuk het einduur en de meerkosten.
2. Zet achter deze vijf punten een naam: leveranciersmaaltijden, opruimen, regenplan, vervoer na middernacht, enveloppen.
3. Bel je gemeente en bevestig de aangifte en de documenten.
4. Tel de vergeten kosten op bij je budget en pas aan waar nodig.
5. Werk daarna verder met de checklist, zodat elke week duidelijk is wat er nog moet.