Zijn cupcakes een goed bedankje voor je gasten?

Cupcakes zijn een prima bedankje, op één voorwaarde: ze moeten in een doosje mee naar huis kunnen en tegen een warme feestzaal kunnen. Reken op één cupcake per volwassen gast plus ongeveer tien procent extra, en op 2 tot 4 euro per stuk bij een bakker. Bak je zelf, dan kom je met ingrediënten en verpakking meestal uit rond 1,50 euro. Kies een stevige topping zoals botercrème of ganache, want slagroom overleeft een avond op een tafel niet.

Eetbare bedankjes doen het goed omdat bijna niemand ze laat staan. Een sleutelhanger of een potje zaadjes verdwijnt in een la, maar een cupcake wordt opgegeten, meestal nog in de auto op de terugweg. De keerzijde is dat eten bederft, plakt en gekoeld moet worden. Daarom draait alles om planning: wie levert wanneer, waar staan ze tot het eind van de avond, en wie deelt ze uit? Hieronder lopen we de aantallen, de kosten en de praktische kant met je door.

Werken cupcakes echt als bedankje?

Ja, als je ze behandelt als een cadeautje en niet als dessert. Het verschil zit in de verpakking. Een losse cupcake op een schaal bij de deur wordt half opgegeten en half achtergelaten; dezelfde cupcake in een doosje met een lintje en een kaartje met jullie namen gaat mee naar huis.

Er zijn twee manieren om ze in te zetten. Je kunt ze op de gedekte tafel neerzetten als naamkaartje, met een vlaggetje met de naam van de gast erin. Dat ziet er feestelijk uit en scheelt aparte tafelversiering. Of je zet ze bij de uitgang, zodat mensen er eentje meepakken als ze weggaan. Die tweede optie is veiliger bij warm weer, omdat de cupcakes dan tot het laatste moment koel kunnen staan.

Wat niet werkt: cupcakes als vervanging van het dessert én als bedankje tegelijk. Gasten eten er dan eentje op tijdens het diner en nemen er nog een mee, en je komt tekort. Kies dus één rol, of bestel er ruim bij.

Hoeveel cupcakes heb je nodig?

Ga uit van één per volwassen gast en één per kind, plus tien procent reserve voor breuk, ongelukjes en die ene tante die er twee meeneemt voor de buren. Bij honderd gasten bestel je dus rond de honderdtien stuks. Nodig je mensen per koppel uit en geef je één doosje per adres, dan halveer je dat aantal, maar zeg dat er dan bij op het kaartje.

Houd rekening met wie er echt komt. Van de mensen die ja zeggen, komt er vrijwel altijd een klein deel niet opdagen door ziekte of pech. Werk daarom met je definitieve aantallen uit je gastenlijst en geef de bakker uiterlijk een week vooraf het exacte getal door. De meeste bakkers willen twee tot vier weken vooraf een reservering en een week vooraf de bevestiging.

Wat kosten cupcakes als bedankje?

Bij een bakkerij in Nederland of België betaal je meestal 2 tot 4 euro per cupcake, afhankelijk van de topping en de versiering. Wil je een gepersonaliseerde topper, een suikerbloem of jullie initialen erop, dan loopt dat op tot 5 euro of meer. Voor honderd gasten zit je dus al snel tussen de 250 en 450 euro, en dat is vergelijkbaar met wat een bescheiden bruidstaart kost.

Zelf bakken is een stuk goedkoper. De ingrediënten kosten ongeveer 0,50 tot 0,80 euro per cupcake, en de doosjes, lintjes en labels tellen daar nog eens 0,50 tot 1 euro bij op. Je betaalt dus vooral met je tijd: honderd cupcakes bakken, laten afkoelen, spuiten en inpakken is een dag werk voor twee personen. Doe dat niet in de week van de bruiloft, maar vraag het aan iemand die graag bakt en geen andere taak heeft op de dag zelf. Zet de post bij je overige bedankjes in je budgetplanner, zodat je ziet wat het echt kost.

Laat je bakken door een thuisbakker, vraag dan of die geregistreerd staat bij de bevoegde voedselautoriteit, in Nederland de NVWA en in België het FAVV. Dat hoort erbij zodra iemand voedsel verkoopt, en het zegt ook iets over hoe serieus de bakker met hygiëne omgaat.

Hoe houd je ze mooi tot het eind van de avond?

Warmte is de grootste vijand. Botercrème begint te zakken boven ongeveer 22 graden, en een volle feestzaal in juli haalt dat makkelijk. Slagroom is helemaal geen goed idee, tenzij je een koeling ter plaatse hebt en de cupcakes pas op het laatste moment tevoorschijn haalt. Ganache, Zwitserse meringuebotercrème en roomkaasglazuur met veel boter zijn steviger.

Verder helpt dit:

• Laat ze zo laat mogelijk leveren, liefst dezelfde dag, en spreek een tijdstip af met de zaal.
• Vraag of er koeling beschikbaar is en hoeveel plek je erin krijgt. Veel keukens zitten op een trouwdag al vol.
• Vervoer ze plat, in gesloten dozen, met een antislipmatje eronder. Nooit los in de kofferbak.
• Zet ze uit de zon en weg bij de dansvloer, waar het warm is en er gemorst wordt.
• Wijs één iemand aan die de doosjes bij de uitgang klaarzet, bijvoorbeeld je ceremoniemeester.

Vergeet de allergenen niet. Zet op het kaartje of de doos welke ingrediënten erin zitten, zeker als er noten, gluten of lactose in zitten. Bestel voor gasten met een dieet een paar aangepaste exemplaren en zet die apart met hun naam erop.

Zo regel je je eetbare bedankjes

1. Bepaal of de cupcakes op tafel komen of bij de uitgang, en kies één rol.
2. Reken uit hoeveel je nodig hebt: één per gast plus tien procent.
3. Vraag prijzen op bij twee bakkers en vergelijk toppings, levering en verpakking.
4. Kies een topping die tegen warmte kan en regel koeling in de zaal.
5. Spreek af wie ze aanneemt, koel zet en uitdeelt, en zet dat in je draaiboek.

Nog niet zeker of cupcakes bij jullie passen? Vergelijk ze dan met de andere opties in ons overzicht van leuke bedankjes voor gasten.