Dieetwensen gasten bruiloft: van rsvp tot bord zonder fouten

Dieetwensen en allergieën van je gasten regel je in vier stappen: je vraagt ze uit via het antwoordformulier, je zet ze per persoon en per tafel in één overzicht, je geeft dat overzicht op tijd en op papier aan je cateraar, en je spreekt af wie er op de trouwdag zelf over waakt.

De meeste cateraars en traiteurs zijn goed in vegetarisch, glutenvrij of lactosevrij koken. Waar het in de praktijk fout loopt, is daarvoor: een gast die "geen vis" invult terwijl het om een schaaldierallergie gaat, een partner die vergeet te melden dat zij veganistisch eet, of een lijst die na de laatste afmeldingen niet meer klopt. Daarom loont het om alles op één plek bij te houden, van het eerste antwoord tot de definitieve tafel. In de gastenlijst met rsvp vullen gasten zelf hun dieetwensen in, zodat je niets hoeft over te typen uit berichtjes en mails.

Hoe vraag je naar dieetwensen zonder dat het vaag wordt?

Stel twee aparte vragen: een over voorkeuren (vegetarisch, veganistisch, halal, geen varkensvlees) en een over allergieën en intoleranties. Een voorkeur en een allergie vragen in de keuken een andere aanpak, en dat moet de cateraar kunnen zien. Hoe je die vragen precies formuleert, lees je in wat je op je rsvp-formulier zet.

Komen er toch vage antwoorden binnen, bel of stuur dan even een bericht. Drie voorbeelden die je beter navraagt:

• "Geen vis": gaat het om smaak, of om een allergie voor vis of schaaldieren?
• "Glutenvrij": is het een voorkeur, of moet de keuken ook met sporen en aparte snijplanken rekening houden?
• "Lactose": mag er boter in de saus, of echt niets met melk?

Vraag ook naar de gasten die niet zelf antwoorden: kinderen, een nieuwe partner of de oma voor wie iemand anders invult. Juist daar ontbreekt de informatie het vaakst.

Hoe maak je een overzicht waar de cateraar mee kan werken?

Een cateraar heeft weinig aan een lijst met namen en losse opmerkingen. Wat werkt, is een overzicht in drie lagen:

• Totaal per dieet: zoveel vegetarisch, zoveel veganistisch, zoveel kindermenu's.
• Per tafel: wie zit waar en wat eet die persoon. Dat koppel je aan je tafelschikking.
• Allergieën apart: naam, tafel, waarvoor de allergie geldt en hoe ernstig de gast het zelf omschrijft.

Een klein rekenvoorbeeld. Stel dat je tachtig dinergasten hebt, waarvan zes vegetarisch, twee veganistisch, één glutenvrij, één met een notenallergie en vier kinderen met een kindermenu. Dan geef je de cateraar niet alleen "tachtig couverts" door, maar ook deze verdeling, plus per tafel wie welk bord krijgt. Valt er daarna iemand weg, dan pas je de verdeling aan en niet alleen het totaal.

Werk je met de Trouwbundel, dan maakt de cateraar-export van de gastenlijst dat overzicht als nette fiche of deel-link, met aantallen, dieetwensen en kindermenu's samen.

Wanneer geef je de dieetwensen door aan de cateraar?

Samen met het definitieve aantal gasten, op de datum die in jullie contract staat. Spreek die datum vooraf af en zet je rsvp-deadline een week of twee eerder, zodat je tijd hebt om vage antwoorden na te vragen. Welke vragen je bij het eerste gesprek stelt, staat in de vragen voor je cateraar.

In Nederland en België moeten horecazaken en cateraars kunnen vertellen welke wettelijke allergenen er in hun gerechten zitten. Dat is fijn, maar het betekent niet dat de keuken weet welke gast aan welke tafel een allergie heeft. Dat stukje informatie komt van jullie. In België werk je vaak met een traiteur die ook de bediening doet; vraag dan hoe de lijst van de keuken bij de obers terechtkomt.

Welke momenten op de dag worden vaak vergeten?

Het diner is meestal goed geregeld. De rest van de dag minder. Loop deze momenten met je cateraar en je locatie af:

• De hapjes bij de receptie: zitten er noten, vis of gluten in, en is er een variant voor wie dat niet eet?
• De taart: komt die van een andere leverancier? Geef dan ook daar de allergieën door.
• Het avondbuffet of de late snack: avondgasten zijn niet bevraagd via dezelfde lijst. Zorg voor een vegetarische en een glutenvrije optie.
• Drank: alcoholvrije keuzes voor wie niet drinkt, zwanger is of rijdt.
• Bedankjes: bruidsuikers, chocolaatjes of koekjes bevatten vaak noten of melk. Zet het op een labeltje.

Op tafel helpt een klein symbool op het naamkaartje de bediening om het juiste bord bij de juiste gast te zetten. Hoe je dat discreet doet, lees je in wat je op de naamkaartjes zet.

Wat doe je bij een ernstige allergie?

Neem de gast zelf mee in het gesprek. Iemand met een ernstige voedselallergie weet meestal goed wat hij nodig heeft en wat hij bij zich draagt. Vraag of die gast rechtstreeks met de cateraar wil afstemmen, of geef zijn telefoonnummer door met zijn toestemming. Jullie hoeven geen medische beslissingen te nemen; het gaat erom dat de keuken en de gast elkaar vinden.

Spreek ook af wie op de dag het aanspreekpunt is, bij de cateraar en aan jullie kant, bijvoorbeeld de ceremoniemeester. Twijfelt een gast aan een gerecht, dan weet hij bij wie hij terechtkan, zonder dat jullie als bruidspaar van tafel moeten. Bij medische vragen over een allergie is de huisarts of apotheek van de gast de juiste plek, niet de trouwplanning.

Checklist: van rsvp tot bord

1. Zet twee aparte dieetvragen op je rsvp-formulier.
2. Vraag vage antwoorden na zodra ze binnenkomen.
3. Houd alles bij in de gastenlijst en koppel het aan de tafelschikking.
4. Maak een overzicht met totalen, per tafel en allergieën apart.
5. Geef het door op de deadline uit het contract, en opnieuw na elke wijziging.
6. Loop hapjes, taart, avondbuffet, drank en bedankjes apart af.
7. Spreek een aanspreekpunt af voor de dag zelf.