Maak je je draaiboek globaal of tot op de minuut?

Het beste antwoord is: allebei. Maak één gedetailleerde versie voor de mensen die de dag draaiende houden, en een korte, globale versie voor jullie zelf en voor de gasten. De uitgebreide versie werkt met blokken van een kwartier, met minuten alleen op de piekmomenten zoals de intocht en de eerste dans. De korte versie past op een half A4 en noemt alleen de grote momenten.

Waarom dat onderscheid werkt: een draaiboek is geen dienstregeling maar een afsprakenlijst. Leveranciers hebben details nodig om hun werk te kunnen doen, terwijl jullie op de dag zelf juist niets aan een minutenschema hebben. Sterker nog, een bruidspaar dat elke tien minuten op de klok kijkt, is de hele dag aan het rekenen in plaats van aan het beleven. Hieronder lees je waar het misgaat aan beide kanten, en hoe je het in de praktijk aanpakt.

Wat gaat er mis met een te gedetailleerd draaiboek?

Een schema tot op de minuut geeft een gevoel van controle dat er niet is. Groepen bewegen langzaam, mensen willen praten, en één gast die de weg kwijtraakt schuift alles op. Zodra de eerste vertraging optreedt, loopt de rest van je schema vast en gaat iemand haasten. Dat merken gasten direct aan de sfeer.

Er is nog een nadeel. Hoe fijner het schema, hoe groter de kans dat niemand het meer leest. Een document van acht bladzijden met kolommen belandt in een tas en komt er niet meer uit. De ceremoniemeester heeft dan precies datgene niet bij de hand wat hij nodig heeft: het telefoonnummer van de bakker en het antwoord op de vraag wie beslist als het regent. Hoe je de basis opbouwt lees je in ons stuk over een draaiboek maken voor je trouwdag.

Wat gaat er mis met een te globaal draaiboek?

Precies het omgekeerde. Staat er alleen "16.00 receptie, 19.00 diner", dan weet de dj niet wanneer hij de intocht aankondigt, weet de fotograaf niet wanneer de groepsfoto gepland is, en staat de taart om vijf uur op een warme tafel omdat niemand doorgaf dat hij pas om tien uur wordt aangesneden.

De momenten waarop het echt mis kan gaan zijn bijna altijd de overgangen: van ceremonie naar felicitaties, van receptie naar diner, van diner naar feest. Daar staan mensen op elkaar te wachten omdat niemand het startsein geeft. Een globaal draaiboek slaat precies die momenten over. Vandaar dat de uitgebreide versie bestaat: niet om de dag vast te leggen, maar om die overgangen aan iemand toe te wijzen.

Welke versies maak je?

In de praktijk werken drie versies het beste.

• De volledige versie voor de ceremoniemeester, de getuigen en de locatie. Daarin staat alles: tijden, namen, telefoonnummers, wie wat aanlevert, waar spullen liggen en wat het plan B is.
• Een uittreksel per leverancier. De fotograaf krijgt de fotomomenten en de aankomsttijden, de dj krijgt de muziekmomenten en de eindtijd, de cateraar krijgt de gangen en de speeches. Eén A4 per partij is genoeg.
• De korte versie voor jullie zelf en eventueel voor de gasten, met alleen de hoofdmomenten en de adressen. Die kan op de trouwwebsite of op een kaartje bij het couvert.

Stuur de uittreksels twee tot drie weken vooraf, en vraag om een bevestiging. Dat is meteen een goede toets: wie niet reageert, heeft het niet gelezen. Bel die partij dan even na. Wil je niet vanaf nul beginnen, gebruik dan ons gratis draaiboek als basis en pas de blokken aan jullie dag aan.

Hoe fijn maak je de tijdblokken?

Hanteer twee snelheden. Voor de grote blokken werk je met kwartieren: aankomst, ceremonie, receptie, diner, feest. Voor de piekmomenten zet je minuten neer, omdat daar meerdere mensen tegelijk iets moeten doen. Denk aan de intocht, het aansnijden van de taart, de openingsdans en het moment waarop de fotograaf jullie twintig minuten meeneemt.

Bouw daarna marge in. Een goede vuistregel is tien tot vijftien procent extra op de blokken waarin gasten moeten verplaatsen, en tien minuten na elke overgang. Zet die marge niet als aparte regel in het schema, want dan wordt hij opgevuld; verwerk hem in de blokken zelf. En zet achter elk blok één naam: wie geeft het startsein. Zonder naam gebeurt er niets. Voor de opbouw van het avondprogramma helpt ons stuk over het tijdschema van je trouwfeest.

Wat zet je er zeker in?

Er zijn een paar onderdelen die in bijna elk draaiboek ontbreken en die op de dag zelf het meest gemist worden. Zet ze er bewust in:

• Namen en telefoonnummers van alle leveranciers, plus het nummer van de locatiebeheerder.
• Adressen met parkeerinstructies, ook voor de leveranciers die 's ochtends leveren.
• Wie beslist bij regen, en op welk tijdstip uiterlijk die knoop wordt doorgehakt.
• Wie de sleutels, de ringen, de kaarten en het geld voor fooien bij zich heeft.
• Wat er na afloop mee terug moet, en wie dat doet.

Houd het praktisch: een pagina met contactgegevens vooraan is meer waard dan drie pagina's toelichting. Voor het aanleveren van gegevens per leverancier kun je de contactpersonen bijhouden in het overzicht van jullie leveranciers, zodat je ze in één keer kunt overnemen.

Zo bouw je het in vier stappen op

1. Zet eerst de grote blokken neer in kwartieren, van aankomst tot laatste dans.
2. Werk alleen de piekmomenten uit tot op de minuut en zet er een naam achter.
3. Maak per leverancier een uittreksel van één A4 en stuur dat drie weken vooraf.
4. Maak een korte versie voor jullie zelf en leg de volledige versie bij de ceremoniemeester.

En dan het belangrijkste: geef het draaiboek op de dag zelf uit handen. Wie het schema in zijn eigen zak houdt, blijft de hele dag regelen.