Hoe maak je een draaiboek voor je trouwdag?

Een draaiboek is één document waarin per tijdstip staat wat er gebeurt, wie het doet, waar het gebeurt en welk telefoonnummer daarbij hoort. Je maakt het vier tot zes weken voor de trouwdag, als alle leveranciers vastliggen, en je stuurt het twee weken vooraf naar iedereen die een rol heeft. Werk met een tabel van vijf kolommen: tijd, wat, wie, waar, opmerking. Print minstens drie exemplaren, want telefoons vallen uit en handen zijn vol.

Een tijdschema en een draaiboek zijn niet hetzelfde. Het tijdschema is de klok: hoe laat begint de ceremonie, wanneer gaat het diner op tafel. Het draaiboek is de klok plus de mensen, de spullen en de nummers. Het antwoord op "wie zet die twintig stoelen buiten en wie haalt ze weer binnen als het regent" hoort in een draaiboek, niet in een tijdschema. Hoe je die klok zelf opbouwt lees je in een tijdschema opstellen voor je trouwfeest; hieronder gaat het over het document eromheen.

Wat staat er precies in een draaiboek?

Vijf kolommen volstaan, meer maakt het onleesbaar. Per regel noteer je het tijdstip, de handeling, de naam van de verantwoordelijke, de plaats en een korte opmerking met het nummer of het detail dat erbij hoort. Zet daar bovenop drie vaste blokken:

• Contactlijst. Alle leveranciers met naam, gsm-nummer en het tijdstip waarop ze verwacht worden. Plus de nummers van de getuigen, de ceremoniemeester en de ouders.
• Adressen en praktische info. Volledige adressen van het gemeentehuis, de fotolocatie en de feestzaal, waar geparkeerd wordt, waar de leveranciers laden en lossen, en wie de sleutel of de code heeft.
• Spullenlijst. Wat gaat er mee en wie neemt het mee: de ringen, de trouwboekjes of documenten, de kaarten voor de ceremoniespreker, het gastenboek, de bedankjes, de taartmesjes, een noodpakketje.

Die laatste kolom lijkt overdreven tot je op de ochtend zelf ontdekt dat het gastenboek nog thuis ligt. Wil je niet vanaf nul beginnen, dan kun je ons gratis invulbare draaiboek downloaden en het aanpassen aan jullie dag.

Hoe gedetailleerd maak je een draaiboek?

Niet overal even fijn. De regel die in de praktijk werkt: hoe meer mensen tegelijk iets moeten doen, hoe fijner je het opschrijft. Het ochtendblok, de aankomst bij de ceremonie en de start van het diner zet je in blokken van vijf tot tien minuten. Het avondfeest hoeft niet strakker dan drie of vier ankerpunten: openingsdans, taart, eventueel een verrassing en het laatste nummer.

Bouw overal lucht in. Vijftien minuten speling per blok en een half uur na het fotomoment is geen luxe, want er is altijd iemand die zijn jasje kwijt is of nog snel naar het toilet moet. Loopt het uit, dan haal je die tijd terug op de plekken waar niemand het merkt. Loopt het voor, dan drinkt iedereen een glas extra.

Denk ook aan het verschil in gewoontes. In België zit tussen de ceremonie en het diner meestal een receptie van anderhalf tot twee uur met hapjes en bubbels, waar veel meer gasten op afkomen dan op het diner. In Nederland werken koppels vaker met daggasten en avondgasten, waarbij de avondgasten rond acht uur binnenkomen. Beide momenten zijn drukke schakelmomenten: zet er expliciet iemand op die de nieuwkomers opvangt en wijst waar de garderobe en de bar zijn.

Wie krijgt welke versie?

Maak drie versies van hetzelfde document, dat scheelt verwarring:

1. De volledige versie voor jullie tweeën, de ceremoniemeester en eventueel de weddingplanner. Hierin staat alles, inclusief nummers en bedragen die nog afgerekend moeten worden.
2. Een leveranciersversie per leverancier, met alleen het deel dat hen aangaat plus de contactgegevens van de ceremoniemeester. De fotograaf hoeft niet te weten wanneer de bloemen geleverd worden, wel wanneer de taart wordt aangesneden.
3. Een gastenversie met alleen de grote lijnen en de adressen. Die zet je op je trouwwebsite of achterop het menukaartje, zodat niemand hoeft te vragen hoe laat het diner begint.

Stuur de leveranciersversies twee weken vooraf en vraag om een korte bevestiging. Dat ene mailtje terug is het moment waarop blijkt dat de dj dacht dat hij om negen uur mocht opbouwen terwijl het diner dan nog loopt.

Wat wordt het vaakst vergeten in een draaiboek?

Uit de verhalen van koppels komen steeds dezelfde gaten terug. Zet deze punten er expliciet in:

• Wie de ringen bij zich heeft, vanaf welk moment, en aan wie hij ze doorgeeft.
• Wie de openstaande rekeningen afrekent op de dag zelf, en met welke kaart.
• Wie er tijdens de speeches de microfoon en het geluid bedient.
• Wie de fotograaf aanwijst wie de belangrijke familieleden zijn.
• Waar leveranciers kunnen laden en lossen, en of er een lift is.
• Of de fotograaf, de dj en de ceremoniemeester meeëten, en aan welke tafel.
• Wie aan het einde de cadeaus, de kaarten, het gastenboek en de bloemen meeneemt.
• Wie de volgende ochtend afsluit, de zaal oplevert en het gehuurde terugbrengt.
• Wat het plan B is bij regen, en op welk moment die knoop uiterlijk wordt doorgehakt.

Zet achteraan één pagina met noodnummers en een kort noodplan. Je kunt daarvoor ook de noodkaart-tool gebruiken, die je alle contactgegevens op één blad zet dat je in je tas stopt.

Zo maak je je draaiboek in vier avonden

1. Avond één. Zet de kolommen klaar en schrijf de dag van achter naar voren op, beginnend bij het einde van het feest.
2. Avond twee. Vul per regel de naam van de verantwoordelijke in. Blijft een regel zonder naam staan, dan is dat een gat.
3. Avond drie. Bel of mail elke leverancier voor de aankomsttijd en het nummer van de persoon die er die dag echt staat.
4. Avond vier. Maak de drie versies, verstuur ze en vraag om bevestiging.

Loop een week voor de dag alles nog één keer door met je ceremoniemeester en geef daarna de regie uit handen. Houd het overzicht van de weken ervoor bij in de checklist, dan kun jij je op de dag zelf beperken tot één taak: trouwen.