Drank afkopen of op nacalculatie: wat is slimmer?

Drank afkopen betekent dat je vooraf een vast bedrag per persoon of een all-in drankarrangement betaalt, ongeacht hoeveel er gedronken wordt. Op nacalculatie betaal je achteraf precies wat er is verbruikt. Afkopen geeft rust en een vast bedrag, nacalculatie is soms voordeliger maar je weet de eindrekening pas na afloop. Drinken jouw gasten stevig door, dan is een arrangement meestal goedkoper. Is het een rustig gezelschap, dan bespaart nacalculatie.

Welke vorm slimmer is, hangt af van je gezelschap en van hoe graag je vooraf zekerheid wilt. Een groep die tot in de late uurtjes doorfeest, drinkt al snel meer dan een gemiddeld arrangement kost, dus dan is afkopen voordelig. Een gemengd gezelschap met veel kinderen, chauffeurs en vroege vertrekkers drinkt minder, waardoor nacalculatie kan lonen. Vraag je locatie of caterer altijd naar beide opties en de exacte voorwaarden.

Wat houdt drank afkopen precies in?

Bij afkopen betaal je een vast bedrag, meestal per persoon en per uur, voor onbeperkt drinken binnen een afgesproken assortiment. In Nederland en Belgie zie je gangbare arrangementen van ongeveer 25 tot 45 euro per persoon voor een avond van vier tot vijf uur met bier, wijn en frisdrank. Sterke drank en speciaalbieren zitten er vaak niet standaard bij, of tegen een toeslag.

Het grote voordeel is rust: je weet vooraf wat je kwijt bent en er komt geen narekening. Let wel op de voorwaarden. Hoeveel uur zit erin? Welke dranken vallen eronder? Wat gebeurt er als het feest uitloopt? Een goedkoop ogend arrangement dat na middernacht per glas gaat rekenen, valt achteraf soms tegen.

Een bijkomend voordeel van afkopen is dat je gasten onbezorgd kunnen genieten. Niemand hoeft na te denken over wat een extra wijntje kost, en jij hoeft niet op de rem te staan als het gezellig wordt. Voor veel koppels is die rust het geld waard, ook al valt de rekening soms iets hoger uit dan bij nacalculatie. Je koopt er een zorg mee af op een dag waarop je genoeg andere dingen aan je hoofd hebt.

Hoe werkt betalen op nacalculatie?

Bij nacalculatie tikt de locatie of caterer aan wat er werkelijk uit de kast gaat, en die rekening krijg je na afloop. Je betaalt dus enkel voor wat je gasten echt drinken. Bij een rustig gezelschap kan dat een stuk goedkoper uitpakken dan een arrangement.

Het nadeel is de onzekerheid: je weet het eindbedrag pas na afloop, en bij een dorstige groep kan het flink oplopen. Vraag daarom vooraf om een prijslijst per consumptie en spreek een maximum of een sein af, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Sommige locaties combineren de vormen: fris en wijn in een arrangement, sterke drank op nacalculatie.

Vraag bij nacalculatie ook hoe er wordt geteld. Rekent de locatie per geopende fles af of per geschonken glas? Bij afrekenen per fles betaal je ook voor de restjes, terwijl je bij afrekenen per glas alleen betaalt wat echt gedronken is. Dat verschil kan bij wijn en sterke drank flink oplopen. Vraag het na en zet het op papier, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over de eindafrekening.

Wanneer is afkopen voordeliger dan nacalculatie?

Reken het simpel uit. Stel, een arrangement kost 35 euro per persoon voor de avond. Drinkt een gast gemiddeld meer dan zeven a acht consumpties, dan ben je met afkopen goedkoper uit. Blijft het bij drie of vier drankjes, dan is nacalculatie voordeliger.

Kijk dus naar je gasten:

• Afkopen loont bij een feestend gezelschap, veel jonge volwassenen, een lange avond en een open dansvloer.
• Nacalculatie loont bij veel kinderen, oudere gasten, chauffeurs, of een korte avond.
• Twijfel je? Vraag naar een combinatie of een arrangement met een narekening op het meerdere.

Zet de aantallen en verwachte kosten naast elkaar in de budgetplanner, dan zie je snel welke vorm bij jullie past.

Vraag de locatie ook naar hun ervaring met vergelijkbare bruiloften. Zij weten vaak beter dan jij hoeveel er gemiddeld gedronken wordt bij een gezelschap van jouw grootte en leeftijd. Een goede caterer geeft je een eerlijke inschatting en durft te zeggen wanneer een arrangement voor jou juist duurder uitpakt. Gebruik die kennis, want het scheelt je een dure gok op basis van een onderbuikgevoel.

Waar let je op in het contract met je locatie?

De verschillen zitten in de kleine lettertjes. Vraag altijd na:

• Welke dranken zitten in het arrangement en welke niet?
• Hoeveel uur geldt het, en wat kost verlenging?
• Mag je zelf drank meebrengen, en zit daar kurkengeld op?
• Wordt er per fles of per glas afgerekend bij nacalculatie?
• Zit bediening en glaswerk in de prijs?

In Belgie is zelf drank aanleveren met kurkengeld op locaties vrij gangbaar, in Nederland is dat minder vaak toegestaan. Vraag het expliciet na. Vergelijk meerdere cateraars en locaties voordat je tekent, want de voorwaarden verschillen sterk.

Zo kies je de juiste drankvorm, stap voor stap

1. Schat het drankgedrag van je gezelschap realistisch in.
2. Vraag bij je locatie zowel een arrangementsprijs als een prijs per consumptie op.
3. Reken uit vanaf hoeveel drankjes per persoon afkopen goedkoper wordt dan nacalculatie.
4. Let op de voorwaarden: uren, assortiment, verlenging en kurkengeld.
5. Overweeg een combinatie van arrangement en nacalculatie.

Met een beetje rekenwerk kies je de vorm die bij je gasten en je budget past, zonder nare verrassing achteraf. Bedenk daarbij dat de drank vaak een van de grootste posten van je feest is, meteen na de locatie en het eten. Een goed doordachte keuze scheelt je hier soms honderden euro's, geld dat je liever aan je fotograaf of je huwelijksreis besteedt. Hou al je kostenposten bij elkaar in de budgetplanner, dan weet je precies waar je aan toe bent.