Wat doe je als iemand zichzelf uitnodigt voor je bruiloft?

Je bent niets verplicht. Een bruiloft is geen open dag, en wie zichzelf uitnodigt heeft daarmee nog geen recht op een stoel. Het beste antwoord is vriendelijk, kort en zonder discussie over het waarom: zeg dat jullie een kleine lijst hebben en dat die vol zit. Reken erop dat elke extra gast je in Nederland en Belgie al gauw 90 tot 160 euro kost aan diner, drank, stoel en bedankje. Dat is geen smoes, dat is rekenwerk.

Toch blijft het ongemakkelijk, want het gaat zelden om vreemden. Het is de buurvrouw die er per ongeluk over hoorde, de collega die aanneemt dat hij erbij is, de tante die haar nieuwe vriend meebrengt, of je moeder die haar hele koffieclubje aan de lijst toevoegt. Hieronder lopen we de situaties langs die het vaakst voorkomen, met zinnen die je letterlijk kunt gebruiken en met de afspraken die dit soort gedoe vooraf voorkomen.

Waarom voelt nee zeggen zo zwaar?

Omdat een bruiloft in de beleving van anderen een feest is, en in jullie beleving een project met een budget, een zaal met een maximum en een tafelindeling die al drie keer is omgegooid. Wie het vraagt, ziet die kant niet. Die denkt aan gezelligheid, niet aan een couvertprijs.

Daar komt bij dat trouwen gevoelig ligt in families. Wie niet gevraagd wordt, leest daar soms een oordeel in over de relatie. Dat maakt het verleidelijk om maar ja te zeggen, "want het is er eentje". Het probleem is dat het nooit bij eentje blijft: zeg je ja tegen de ene neef, dan hoort de andere dat en staat die er ook. Één duidelijke regel is makkelijker vol te houden dan tien losse uitzonderingen. Bepaal die regel samen, schrijf hem op, en verwijs er telkens naar.

Hoe zeg je vriendelijk nee?

Kort, warm en zonder uitleg die om weerwoord vraagt. Hoe meer je verklaart, hoe meer aanknopingspunten je geeft. Deze zinnen werken:

• "Wat lief dat je zo meeleeft. We houden het echt heel klein, alleen familie en een handvol vrienden. Ik hoop dat je dat begrijpt."
• "De zaal zit helaas aan zijn maximum. We hadden je er graag bij gehad, maar het past gewoon niet."
• "We nodigen niemand van het werk uit, anders wordt het meteen een afdelingsuitje. Dat is voor iedereen hetzelfde."

Zeg het één keer en herhaal desnoods dezelfde zin. Ga niet mee in onderhandelen over "alleen de borrel" tenzij je dat echt wilt aanbieden. Wil je wel iets geven zonder een plek aan tafel, dan kun je mensen uitnodigen voor het avondfeest of voor de receptie. Dat kost per persoon vaak 25 tot 50 euro in plaats van het volledige couvert. Reken je variant eerst door in de budgetplanner, zodat je weet wat je toezegt.

Wat doe je als je ouders gasten toevoegen?

Dit is de lastigste variant, vooral als zij meebetalen. Maak vooraf een afspraak in plaatsen, niet in namen: "jullie mogen tien mensen uitnodigen". Dan hoef je later niet per persoon te discussiëren en kunnen zij zelf kiezen wie er binnen hun tien vallen. Geef die aantallen op hetzelfde moment aan beide ouderparen, ook als de een meer betaalt dan de ander, anders krijg je scheve gezichten.

Komt de lijst van je ouders toch met vijf namen extra terug, reageer dan op de plaatsen en niet op de mensen. "We hadden tien afgesproken, dus kies jij welke tien het worden?" is makkelijker dan uitleggen waarom oom Jan er niet bij mag. Betalen zij echt een groot deel, dan hoort daar soms wat ruimte bij; maak dat dan zelf expliciet in plaats van het te laten sluipen. Ons stuk over eerlijk schrappen in een te lange gastenlijst geeft regels waar je je aan kunt vasthouden.

Mag iedereen een plus-one meenemen?

Dat bepaal jij. Een veelgebruikte lijn: wie samenwoont, getrouwd is of langer dan ongeveer een jaar een relatie heeft, komt met partner. Wie alleen komt, zet je aan een tafel met mensen die hij kent. Zo is de regel uitlegbaar en hangt hij niet af van wie je aardiger vindt.

Zet het op de kaart, want daar ontstaat de verwarring. Schrijf de namen voluit op de envelop en in de aanhef: "Beste Sanne en Tom" of alleen "Beste Sanne". Zet er in de begeleidende tekst of op je trouwwebsite bij hoeveel plaatsen er gereserveerd zijn. Vraagt iemand toch of hij iemand mag meenemen, dan kun je terugvallen op de regel in plaats van op je gevoel. Houd de aantallen bij in je gastenlijst, dan zie je meteen wat een extra naam met je totaal doet.

Wat als er iemand onaangekondigd voor de deur staat?

Zeldzaam, maar het gebeurt. Zorg dat jullie zelf niet degenen zijn die dat moeten oplossen op de dag zelf. Geef je ceremoniemeester of een getuige de gastenlijst en de opdracht om onbekende gezichten vriendelijk op te vangen. Bij een receptie is er meestal ruimte genoeg en kan iemand gewoon even meedrinken. Bij een zittend diner is dat anders, want daar hangt een couvert aan.

Spreek met je locatie af wat er kan als er onverwacht iemand bijkomt: is er een extra stoel, en wat kost een extra bord dan. Veel zalen rekenen op de dag zelf de normale couvertprijs door. Weet je dat vooraf, dan is de keuze klein en snel gemaakt.

Zo houd je de regie:

1. Bepaal samen één regel voor partners, kinderen en collega's, en schrijf hem op.
2. Verdeel plaatsen, geen namen, met allebei de ouderparen.
3. Zet de namen voluit op de kaart en het aantal plaatsen op je trouwwebsite.
4. Gebruik één vriendelijke standaardzin en herhaal die zonder te onderhandelen.
5. Geef je ceremoniemeester de lijst en de bevoegdheid om op te vangen wie er niet op staat.