Hoe houd je je gastenlijst bij tot het definitieve aantal?

Houd je gastenlijst bij op één plek, in één bestand, met per gast: naam, huishouden, adres of e-mail, welk deel van de dag hij meemaakt, of hij bevestigd heeft en wat hij eet. Werk met een A-lijst en een reservelijst, houd een teller bij die meeloopt met je budget, en spreek af op welke datum het aantal naar de locatie en de cateraar gaat. Bij een lijst van honderd genodigden zegt gemiddeld tien tot twintig procent af, dus stuur nooit precies zoveel uitnodigingen als je stoelen hebt.

Het aantal gasten is de duurste knop aan je hele bruiloft. Tien mensen erbij kost je in Nederland al snel 700 tot 1.100 euro extra aan diner en drank, in België bij een couvertformule vaak 900 tot 1.500 euro. Toch leeft die lijst bij veel koppels verspreid over drie versies in een spreadsheet, een paar appjes en het hoofd van je moeder. Zonder één bron van waarheid loop je scheef: je telt huishoudens waar de cateraar personen telt, of je vergeet dat oom Rudi vegetarisch eet. Hieronder lopen we door hoe je die lijst opzet, bijhoudt en netjes afsluit.

Wat zet je precies in je gastenlijst?

Een goede lijst heeft meer kolommen dan je denkt, maar je vult ze in fases. Begin met de basis en breid uit naarmate de dag dichterbij komt:

• Naam en huishouden. Zet gezinnen bij elkaar met een aantal personen erbij. Zo blijft je adressenlijst kort en je personentelling kloppend.
• Adres en e-mail. Adres voor de papieren kaart, e-mail of gsm-nummer voor de opvolging. Verzamel dit vroeg, want adressen achterhalen kost meer tijd dan het schrijven van de kaart.
• Dagdeel. Ceremonie, diner, avondfeest of alles. Dit bepaalt je kosten en je tafelplan.
• Kring. Familie bruid, familie partner, vrienden, collega's, buren. Handig als je later moet snijden.
• Status. Uitgenodigd, bevestigd, afgezegd, geen reactie.
• Dieet en allergieën. Vraag dit meteen bij de bevestiging, niet twee weken voor de dag.
• Kind of volwassene. Cateraars rekenen kindermenu's vaak tegen de helft of minder.
• Tafel en bedankje. Vul je pas op het einde in, maar reserveer de kolom alvast.

Een spreadsheet volstaat prima, zolang jullie allebei in dezelfde versie werken. Wil je het zonder gedoe met versies, dan kan het ook in onze gastenlijst-tool, waar de statussen en aantallen vanzelf meelopen met je tafelschikking.

Hoe beslis je wie er wel en niet bij is?

Werk in kringen. Kring één zijn ouders, broers, zussen en de mensen zonder wie de dag niet klopt. Kring twee is de bredere familie en je vaste vriendengroep. Kring drie zijn collega's, buren, kennissen en de mensen die je graag ziet maar zelden spreekt. Vul kring voor kring tot je aan je maximum zit, in plaats van namen te schrappen uit een lijst van tweehonderd.

Spreek daarna twee regels af en pas ze op iedereen gelijk toe: krijgt iedereen een introducé of alleen wie een vaste relatie heeft, en zijn kinderen welkom of niet. Uitzonderingen maken is precies waar gedoe ontstaat. Twijfel je over iemand als je kapster of je oude buurvrouw, stel jezelf dan de vraag of je die persoon het afgelopen jaar bewust hebt opgezocht. Is het antwoord nee, dan kan hij prima naar de reservelijst. Meer nuance bij die keuzes lees je in wie nodig je wel en niet uit.

Reken bij elke naam meteen door wat hij kost. Zet naast je teller het bedrag per gast dat je in je budget hebt staan, dan zie je live wat die vier extra collega's betekenen. Dat maakt de keuze zakelijk in plaats van emotioneel.

Wanneer verstuur je de uitnodigingen en wanneer vraag je antwoord?

Een save-the-date gaat meestal zes tot twaalf maanden vooraf de deur uit, de echte uitnodiging acht tot twaalf weken voor de dag. Zet als antwoorddatum vier tot zes weken voor de bruiloft, dus ruim voor het moment waarop je locatie definitieve aantallen wil. Vraag in de uitnodiging meteen naar dieetwensen en, als het een feest met overnachting is, of ze blijven slapen.

Reken erop dat een kwart van je gasten niet uit zichzelf antwoordt. Dat is geen onwil, mensen vergeten het gewoon. Plan daarom een week na de antwoorddatum een avond in om de stille namen op te bellen of te appen. Bellen werkt beter dan een herinneringsmail, en je hebt het antwoord meteen. Digitaal antwoorden verlaagt de drempel: op een eigen trouwwebsite klikken gasten hun antwoord aan en komt het rechtstreeks in je lijst.

Hoe gebruik je een reservelijst zonder iemand te kwetsen?

Een reservelijst is normaal, maar hij mag nooit zichtbaar zijn. Drie regels houden het netjes. Eén: verstuur de tweede ronde binnen twee weken na de eerste afzeggingen, en uiterlijk acht weken voor de dag, zodat niemand het gevoel heeft dat hij een gaatje vult. Twee: zet mensen uit dezelfde kring nooit gesplitst op A en B, want die praten met elkaar. Drie: laat de tweede ronde op precies dezelfde kaart en dezelfde toon binnenkomen als de eerste.

Krijg je een afzegging binnen, noteer dan meteen de datum en of het gaat om een hele familie of één persoon. Zo zie je in de laatste weken hoeveel ruimte je nog hebt, zonder telkens de hele lijst na te lopen.

Wanneer geef je het definitieve aantal door?

Kijk in je contract naar de peildatum. In België vragen feestzalen en traiteurs het definitieve couvert meestal zeven tot veertien dagen voor de dag, in Nederland gebruiken veel locaties een termijn van één tot twee weken. Vaak mag je daarna nog naar boven bijstellen, maar niet meer naar beneden. Sommige contracten hanteren een marge van vijf of tien procent; vraag dat expliciet na, want daar zit vaak enkele honderden euro's speling in.

Houd tot slot rekening met no-shows: op de dag zelf komt gemiddeld twee tot vier procent van de bevestigde gasten toch niet opdagen, door ziekte of pech onderweg. Dat is normaal en niets om je druk over te maken.

Zo pak je je gastenlijst deze week aan

1. Zet één bestand of tool op met de kolommen hierboven en gooi alle losse lijstjes erin.
2. Verdeel de namen in drie kringen en vul tot je maximum.
3. Leg de regels over introducés en kinderen schriftelijk vast.
4. Verzamel adressen en e-mailadressen; laat elke ouder de zijne aanleveren.
5. Zet de antwoorddatum en de opbelavond nu al in de agenda.
6. Zoek in je contract op wanneer het definitieve aantal moet vaststaan.