Hoeveel uur boek je je trouwfotograaf?

Bepaal het aantal uren niet op gevoel, maar reken terug vanaf de momenten die jullie later terug willen zien. Noteer het eerste moment dat op foto moet en het laatste, tel de tijd ertussen op en voeg een uur marge toe. Bij de meeste bruiloften kom je dan uit op een pakket dat begint bij het klaarmaken en doorloopt tot kort na de opening van de dansvloer.

Fotografen verkopen hun werk in dagdelen of in uren, en die twee rekenen anders. Een pakket per uur is helder maar straft elke vertraging af. Een pakket per dagdeel of voor een hele dag geeft rust, maar dan moet je weten waar de grens ligt en wat er gebeurt als het langer duurt. Vraag bij elke offerte wat de begin- en eindtijd is en wat een uur extra kost, voordat je naar het totaalbedrag kijkt.

Welke momenten bepalen het aantal uren?

Loop jullie dag langs en zet per onderdeel een vinkje bij wat op foto moet. Dit zijn de blokken waar de uren in gaan zitten:

• Klaarmaken. Kapsel, make-up, de jurk of het pak aantrekken, details zoals ringen en schoenen. Reken op anderhalf tot twee uur, en op dubbele tijd als jullie op twee adressen klaarstaan.
• Het eerste zien. Een apart moment dat vaak een halfuur kost, inclusief de opstelling en de aanloop.
• De ceremonie. Bij de gemeente vaak een halfuur tot drie kwartier, bij een vrije ceremonie of kerkdienst langer. Reken de aankomst en het uitlopen mee.
• Felicitaties en groepsfoto's. Een felicitatierij kost meer tijd dan koppels verwachten, en elke groepsfoto kost een paar minuten per samenstelling.
• De fotoshoot met jullie twee. Drie kwartier tot anderhalf uur, inclusief reistijd naar de locatie.
• Het diner en de avond. Aankomst van de avondgasten, speeches, taart en de openingsdans vullen samen een of twee uur.

Tel de blokken op die jullie echt willen en kijk pas daarna wat eraf kan. Een dag waarop alles in één huis en één zaal gebeurt, vraagt minder uren dan een dag met drie adressen en veel rijden.

Hoeveel uur heb je nodig voor een gewone trouwdag?

Dat hangt af van waar je begint. Een trouwdag die om tien uur 's ochtends begint bij de visagist en eindigt bij de openingsdans om tien uur 's avonds, is twaalf uur aanwezigheid. Dat is voor de meeste koppels meer dan nodig, en het is ook een lange dag voor één fotograaf.

Drie manieren om de uren te beperken zonder momenten te missen:

• Laat de fotograaf pas komen bij het laatste half uur van het klaarmaken, als de jurk aangaat.
• Plan de groepsfoto's direct na de ceremonie in plaats van verspreid over de dag.
• Laat de fotograaf stoppen na de openingsdans. Latere feestfoto's lijken sterk op elkaar.
• Vraag of de uren mogen worden onderbroken tijdens het diner, en of dat als werktijd telt.

Vraag ook wanneer het licht keert. Een shoot vlak voor zonsondergang levert andere foto's dan een shoot om twee uur 's middags, en dat verschuift de uren in jullie schema. Het volledige verloop van een trouwdag met tijden staat in hoe het tijdschema van een trouwdag er in de praktijk uitziet.

Hoe zit een uur extra in de offerte?

Dat is de belangrijkste vraag bij het vergelijken. Zet van elke fotograaf naast elkaar: de ingesloten uren, het tarief voor een uur extra, of dat per begonnen uur of per halfuur gaat, en of jullie dat op de dag zelf nog mogen beslissen. Een fotograaf die ter plekke kan bijboeken is prettiger dan een die om tien uur weg moet omdat er een eindtijd in het contract staat.

Let ook op wat buiten de uren valt. Reiskosten, een overnachting bij een locatie ver weg, een tweede fotograaf, de nabewerking en de levering van de bestanden zijn aparte posten. Twee pakketten met hetzelfde aantal uren kunnen daardoor ver uit elkaar liggen in prijs. Hoe het tarief van een fotograaf is opgebouwd en wat je ervoor terugkrijgt, staat in wat een trouwfotograaf kost. Zet de uren en de bijkomende posten per leverancier in de budgetplanner, zodat je appels met appels vergelijkt.

Heb je een tweede fotograaf nodig?

Bij meer dan ongeveer honderd gasten, bij twee locaties of als jullie je apart klaarmaken is een tweede paar ogen waardevol. Die kan de reacties in de zaal vastleggen terwijl de eerste op jullie gericht staat, en bij het klaarmaken scheelt het reistijd omdat beide adressen tegelijk worden gedekt.

Bij een kleine bruiloft op één plek levert een tweede fotograaf minder op dan een uur extra aan het eind van de avond. Vraag de fotograaf zelf wat die zou doen met jullie schema, want die ziet aan het tijdschema waar het knelt. Vraag ook of de tweede fotograaf een vaste medewerker is of een wisselende naam, en of de stijl van de foto's dan gelijk blijft.

Wat spreek je vast af over de tijden?

Zet de tijden in het contract en niet alleen in de mail. In de offerte horen een begintijd, een eindtijd, het adres per onderdeel, het tarief voor uitloop en de afspraak over eten te staan. Hoe je zo'n boeking verder vastlegt en welke vragen je stelt in het kennismakingsgesprek, lees je in wanneer je je trouwfotograaf boekt en wat je afspreekt.

Geef de fotograaf ook een week vooraf jullie definitieve tijdschema, met de namen van de locaties en van de ceremoniemeester. Dan kan die het eigen schema erop leggen en jullie waarschuwen als er te weinig tijd staat voor de groepsfoto's of voor de shoot.

Zo bepalen jullie het aantal uren

1. Zet jullie dag in blokken en vink aan welke op foto moeten.
2. Noteer het eerste en het laatste moment dat jullie terug willen zien.
3. Tel de uren ertussen op en voeg een uur marge toe voor uitloop en reistijd.
4. Vraag per fotograaf de ingesloten uren, het uurtarief voor uitloop en de eindtijd.
5. Kies tussen een uur extra aan het eind of een tweede fotograaf, niet automatisch beide.
6. Laat begintijd, eindtijd, adressen en uitlooptarief in het contract zetten.
7. Stuur een week vooraf het definitieve tijdschema door en vraag om bevestiging.