Wanneer boek je je trouwfotograaf en wat spreek je af?

Boek je trouwfotograaf negen tot achttien maanden voor de trouwdag. Voor een zaterdag tussen mei en september zijn de bekendste fotografen vaak al een jaar of langer vooruit volgeboekt; voor een vrijdag, een winterdatum of een weekdag lukt drie tot zes maanden vooraf meestal ook nog. Je legt vast met een voorschot van doorgaans twintig tot dertig procent en een contract waarin het aantal uren, de leveringstermijn en de vervangingsregeling bij ziekte staan.

De reden voor die lange termijn is simpel: een fotograaf die alleen werkt, doet er per jaar zo'n vijfentwintig tot vijfendertig, en zaterdagen in het hoogseizoen zijn met een stuk of twintig het eerst weg. Zodra jullie datum en locatie vaststaan, is de fotograaf dus samen met de feestzaal het eerste wat je vastlegt. Welke stijl bij jullie past en hoe je iemand kiest, staat in hoe kies je de juiste trouwfotograaf. Hieronder gaat het over het boeken zelf en over de afspraken die je maar één keer kunt maken: vooraf.

Hoe ver op voorhand boek je precies?

Werk in deze volgorde: eerst de datum bij de gemeente, dan de locatie, dan fotograaf en videograaf. Zonder vaste datum kan niemand iets voor je vasthouden, en een optie van twee weken is het maximum dat de meesten geven.

Ruwe richtlijn per datum:

• Zaterdag in mei, juni, september: twaalf tot achttien maanden vooraf.
• Zaterdag in de rest van het jaar: negen tot twaalf maanden.
• Vrijdag of zondag: zes tot negen maanden.
• Weekdag of winterdatum: drie tot zes maanden is vaak genoeg, en soms staat er een gunstiger tarief tegenover.

Ben je laat, geef dan niet meteen op. Fotografen krijgen annuleringen, en wie net begint heeft meer ruimte en lagere tarieven. Kijk in dat geval breder dan je eigen provincie: veel trouwfotografen reizen, waarbij ze meestal de eerste vijftig kilometer niet aanrekenen en daarna zo'n 0,35 tot 0,50 euro per kilometer.

Wat vraag je in het kennismakingsgesprek?

Een gesprek van een uur, live of via videobellen, zegt meer dan tien pagina's website. Stel deze vragen en schrijf de antwoorden op:

• Hoeveel bruiloften doe je per jaar, en heb je die dag nog iets anders staan?
• Mag ik één volledige reportage zien van begin tot eind, niet alleen de tien beste foto's?
• Wie staat er die dag echt? Werk je met een tweede fotograaf of een assistent?
• Wat gebeurt er als je ziek wordt of pech hebt onderweg?
• Werk je met twee camera's en dubbele geheugenkaarten, en waar bewaar je de bestanden tot ze geleverd zijn?
• Hoe pak je groepsfoto's aan, en hoeveel tijd reken je daarvoor?
• Wat als de dag uitloopt: hoeveel kost een extra uur?

Let ook op de klik. Deze persoon loopt van 's ochtends vroeg tot de openingsdans naast je, staat in de kamer als je in je jurk wordt geholpen en zegt tegen je oma waar ze moet staan. Iemand met prachtige foto's bij wie het gesprek stroef loopt, geeft je zelden ontspannen portretten.

Wat hoort er in het contract te staan?

Vraag om alles zwart op wit, ook als het gesprek warm en informeel was. Deze punten horen erin:

• Datum, adressen en de uren waarop hij aanwezig is, met begin- en eindtijd.
• Het bedrag, het voorschot en het saldo, met de datum waarop de rest betaald moet zijn.
• Annulering en overmacht: wat gebeurt er als jullie uitstellen, en wat als hij niet kan.
• De vervangingsregeling bij ziekte: naam of netwerk, en wie de bewerking dan doet.
• De leveringstermijn. Vier tot tien weken is gebruikelijk, met een preview van tien tot twintig foto's binnen een week.
• Het aantal bewerkte foto's. Voor een volledige dag ligt dat meestal tussen 300 en 600. Ruwe bestanden krijg je zelden, en dat is normaal.
• De gebruiksrechten. Het auteursrecht blijft bij de fotograaf, in Nederland en in België. Jij krijgt het recht om de foto's privé te gebruiken en meestal ook om ze zelf online te zetten, met naamsvermelding.

Dat laatste punt werkt twee kanten op. Wil je niet dat jullie foto's op zijn website of sociale media komen, zeg dat dan nu en laat het opnemen. Dat is jullie portretrecht en een fotograaf hoort daar zonder discussie mee akkoord te gaan. Zet het bedrag en het voorschot meteen in jullie budget, samen met de bijkomende kosten. Wat een reportage gemiddeld kost lees je in wat kost een trouwfotograaf.

Eet de fotograaf mee en hoe lang blijft hij?

Ja, een fotograaf die acht tot tien uur werkt, eet mee. De meeste locaties hebben daarvoor een leveranciersmenu van 25 tot 45 euro per persoon, een eenvoudiger gerecht dan het gastenmenu. Laat hem eten op hetzelfde moment als jullie: terwijl jullie aan tafel zitten gebeurt er weinig fotogenieks, en zo mist hij niets van de speeches of de taart. Zet leveranciers bij voorkeur samen aan één tafel, in dezelfde ruimte of vlakbij.

Over de uren: acht tot tien uur dekt meestal de voorbereiding, de ceremonie, de receptie, het diner en de openingsdans. Wil je ook het feest tot in de kleine uurtjes, dan kost dat een extra uur van doorgaans 100 tot 200 euro. Een alternatief dat veel koppels kiezen: laat de fotograaf na de openingsdans en een paar dansfoto's gaan, en laat gasten de rest vastleggen. Spreek dat vooraf af en zet het in je draaiboek, dan hoeft niemand daar op de dag zelf over te onderhandelen.

Zo leg je het in vijf stappen vast

1. Zet datum en locatie vast en zoek daarna pas fotografen.
2. Maak een lijst van drie tot vijf namen wier volledige reportages je gezien hebt.
3. Plan met elk een gesprek en stel de vragen hierboven.
4. Vraag het contract op en lees de punten over vervanging, levering en rechten na.
5. Betaal het voorschot, zet de restbetaling in je agenda en stuur zes weken voor de dag je tijdschema door.