Maaltijd voor leveranciers op je bruiloft: wie eet er mee?

Leveranciers die over een maaltijdmoment heen werken, zoals je fotograaf, videograaf, dj en een professionele ceremoniemeester, krijgen in de regel eten en drinken van jullie. Vaak staat het gewoon in hun contract. Spreek met je cateraar af wat ze krijgen, waar en wanneer ze eten, en zet het als aparte post in je budget.

Het wordt zo vaak vergeten omdat het op geen enkele offerte staat. De fotograaf rekent zijn uren, de cateraar rekent per gast, en de maaltijd voor wie de hele dag werkt valt ertussen. Pas bij de definitieve aantallen vraagt de zaal ernaar, en dan moet je nog snel tellen wie er eigenlijk blijft. In Nederland en België is het gebruik hetzelfde; de termen verschillen wat, van leveranciersmaaltijd tot crew- of personeelsmaaltijd. Zet het meteen bij de posten die je makkelijk over het hoofd ziet, bijvoorbeeld met de vergeten-kosten-scan.

Welke leveranciers krijgen een maaltijd?

De vuistregel: wie aanwezig is op het moment dat jullie gasten eten, en daarna nog blijft werken, eet mee. Dat zijn meestal:

• Fotograaf en videograaf: vaak acht tot twaalf uur op pad, van de voorbereidingen tot het feest.
• Tweede fotograaf of assistent: telt gewoon mee, vergeet die niet.
• Dj of band: zeker als ze al voor het diner opbouwen en een soundcheck doen.
• Weddingplanner of dagcoördinator: die werkt de hele dag door.
• Een betaalde ceremoniemeester: is je ceremoniemeester een vriend, dan is hij of zij gewoon gast.

Wie kort komt en weer gaat, zoals de bloemist, de taartbakker of de ceremoniespreker, eet meestal niet mee. Een visagist die tot na de foto's blijft voor bijwerkwerk, waardeert wel een broodje en water.

Wanneer eten je leveranciers het best?

Tegelijk met de gasten, en liefst meteen nadat jullie zelf bediend zijn. Daar zijn twee goede redenen voor. Niemand wil gefotografeerd worden met een vork in de mond, dus de fotograaf mist weinig zolang iedereen eet. En wie eerst eet, is terug in de zaal voor de speeches beginnen.

Laat de keuken leveranciers dus niet pas na het dessert bedienen. Dan zit je fotograaf te eten terwijl je vader zijn toespraak houdt. Bij een lange dag hoort er ook iets bij rond de middag: een fotograaf die om negen uur bij jullie thuis begon, heeft tegen de receptie honger.

Krijgen ze hetzelfde menu als de gasten?

Dat hoeft niet. Er zijn drie gangbare manieren:

• Hetzelfde menu, soms met een gang minder. Netjes, maar meestal de duurste optie.
• Een crewmaaltijd die de keuken apart klaarmaakt: een warme hoofdschotel zonder alle gangen.
• Een bord van het buffet, nadat de gasten zich bediend hebben.

Vraag je leveranciers vooraf naar allergieën en dieetwensen, net als bij je gasten. En vraag waar ze willen zitten. Veel fotografen eten liever aan een tafeltje in de zaal dan in een keukenhoek, omdat ze dan zien wat er gebeurt. Een tafel vlak bij de deur werkt daar goed voor.

Wat staat er over eten in de contracten?

Lees het na voor je tekent. Je komt grofweg drie soorten afspraken tegen:

1. Een maaltijd en drinken zodra de leverancier langer dan een bepaald aantal uur aanwezig is.
2. Een vast bedrag als vergoeding, als jullie geen maaltijd voorzien.
3. Niets, maar wel een duidelijke pauze die in het schema moet staan.

Spreek ook af wat ze drinken. De meeste leveranciers werken liever zonder alcohol, maar water en frisdrank horen de hele dag bereikbaar te zijn. Wat er verder in een fotografencontract hoort, staat in waar je op let in het contract van je trouwfotograaf.

Hoe zet je het in je budget en draaiboek?

Maak er een aparte regel van, niet een deel van de cateringpost. Dan zie je wat het kost en vergeet je het niet als de aantallen veranderen.

Een rekenvoorbeeld

Stel dat jullie een fotograaf met assistent, een videograaf, een dj en een dagcoördinator hebben. Dat zijn vijf maaltijden. Vraag je cateraar wat een crewmaaltijd kost en wat het volledige menu kost, en vermenigvuldig beide met vijf. Tel er het drinken voor de hele dag bij op. Het verschil tussen de twee bedragen laat zien of het volledige menu de moeite waard is.

In België werken veel cateraars met een formule per persoon, vaak met drank inbegrepen. Vraag dan of een leverancier als volledige gast telt of een aparte prijs krijgt. In Nederland krijg je het vaker als losse post op de offerte, maar ook daar loont de vraag.

In het draaiboek zet je één regel met het tijdstip, de plek en het aantal. Geef die regel aan de cateraar én aan de leveranciers zelf, zodat iedereen weet wanneer de pauze valt. Hoe je dat draaiboek met iedereen deelt, lees je in het draaiboek delen met leveranciers en gasten.

Wat doe je als je het vergeten bent?

Merk je het op de dag zelf, zeg het dan meteen tegen de zaalverantwoordelijke. De meeste keukens hebben wat extra en lossen het op. Maar je betaalt dan wat de zaal vraagt, en je leveranciers eten op een moment dat niet gepland is. Twee weken vooraf bij de definitieve aantallen is het veel eenvoudiger. Stuur je leveranciers dan ook een kort berichtje met het tijdstip van hun maaltijd, dan hoeven ze er op de dag zelf niet naar te vragen.

Checklist voor de leveranciersmaaltijden

1. Schrijf op welke leveranciers over het diner heen werken, inclusief assistenten.
2. Lees per contract na wat er over eten, drinken en pauzes staat.
3. Vraag elke leverancier naar allergieën en waar ze het liefst eten.
4. Spreek met de cateraar het menu, de prijs, het tijdstip en de plek af.
5. Tel de maaltijden mee bij het doorgeven van de definitieve aantallen.
6. Zet het tijdstip in het draaiboek en stuur het door.
7. Loop tot slot de vergeten-kosten-scan door voor de andere posten die tussen de offertes vallen.