Save the date jubileum: tekst en timing voor het feest

Een save the date voor een jubileum is niet altijd nodig, maar wel slim bij een groot feest, gasten die van ver komen of een datum in de zomervakantie. Stuur hem drie tot zes maanden vooraf. Zet er alleen de namen, het jubileum, de datum en de plaats op, met de belofte dat de uitnodiging volgt.

Bij een bruiloft is een save the date bijna standaard, bij een koperen, zilveren of gouden bruiloft veel minder. Dat komt omdat de gastenlijst vaak kleiner is en de uitnodiging zes tot acht weken vooraf genoeg tijd geeft. Toch zijn er jubilea waarbij die tijd te kort is: een gouden bruiloft met kleinkinderen die in het buitenland wonen, of een groot feest in juli. Wie twijfelt, maakt de keuze snel met een paar vragen hieronder. Een eenvoudige kaart zet je in een paar minuten klaar met onze digitale uitnodiging, die je ook als save the date kunt gebruiken.

Heb je voor een jubileumfeest echt een save the date nodig?

Niet altijd. Stel jezelf deze vragen. Is het antwoord minstens één keer ja, dan is een save the date de moeite waard:

• Komen er gasten van ver, met een vlucht of een overnachting?
• Valt het feest in een schoolvakantie, rond de feestdagen of in een drukke trouwmaand?
• Is het een groot feest met een zaal, een diner of een avondprogramma?
• Organiseren de kinderen het als verrassing en moeten gasten de datum vrijhouden zonder het verder te vertellen?
• Is de gastenlijst gemengd, met familie, buren, vrienden en oud-collega's die elkaar niet allemaal spreken?

Gaat het om een etentje met de naaste familie, dan volstaat een telefoontje of een bericht in de familiegroep. Een kaart is dan meer formaliteit dan hulp.

Wanneer verstuur je de save the date voor een jubileum?

Een praktische richtlijn is drie tot zes maanden vooraf. Drie maanden werkt voor een feest in het binnenland zonder vakantieperiode. Vier tot zes maanden is beter als er gasten uit het buitenland komen of als het feest in juli of augustus valt, wanneer veel mensen hun reis al vroeg vastleggen.

Hou bij een gouden bruiloft of later ook rekening met de gemeente. In veel Belgische gemeenten worden jubilarissen vanaf vijftig jaar gehuldigd, vaak met een ontvangst die je zelf moet aanmelden. In Nederland kun je via de gemeente een felicitatie van het Koninklijk Huis aanvragen. Vraag eerst na wanneer zo'n moment valt, zodat het feest en de huldiging niet op dezelfde dag botsen.

De echte uitnodiging volgt daarna, meestal zes tot acht weken voor het feest. Wat daarop komt, staat in de tekst voor een jubileumuitnodiging. Zorg dat de datum, de plaats en de namen op beide kaarten exact gelijk zijn, zodat er geen verwarring ontstaat.

Welke tekst zet je op een save the date voor een jubileum?

Hou het kort. De save the date is een seintje, geen uitnodiging. Vier onderdelen volstaan: wie, welk jubileum, wanneer en waar ongeveer. Drie voorbeelden:

Het jubilerende koppel nodigt zelf uit

"Vijfentwintig jaar getrouwd, en dat vieren we graag met jou. Hou zaterdag 14 juni vrij voor ons zilveren feest in Leuven. De uitnodiging volgt."

De kinderen nodigen uit

"Onze ouders Jan en Marleen zijn vijftig jaar getrouwd. Wij vieren hun gouden bruiloft op zondag 7 september in Zwolle. Noteer de datum alvast, de uitnodiging komt in de zomer."

Een verrassingsfeest

"Sst. Op zaterdag 20 september vieren we stiekem dat Rob en Ilse 40 jaar getrouwd zijn. Hou de datum vrij en zeg er niets over tegen hen. Meer volgt."

Twijfel je over de naam van een jubileum, zoals robijnen bij 40 jaar of parelen bij 30 jaar, kijk dan in het overzicht van trouwjubilea voor je iets laat drukken.

Hoe hou je een verrassingsfeest geheim?

Bij een verrassing voor ouders of grootouders zit het risico in de post en in de familie. Stuur de save the date nooit naar het huisadres van het jubilerende koppel, ook niet als een broer of zus daar nog woont. Kies voor kleinkinderen en vrienden liever een digitale versie die naar hun eigen telefoon gaat.

Schrijf het geheim ook letterlijk op de kaart. Een zin als "zeg er niets over tegen hen" lijkt overbodig, maar voorkomt de klassieke vergissing van een tante die op een verjaardag vraagt of ze al weten waar het feest is. Wie de verdere organisatie van zo'n feest op zich neemt, vindt het hele plan in een jubileumfeest voor je ouders organiseren.

Kies je papier, een magneet of digitaal?

Bij jubilea is de gastenlijst vaak gemengd in leeftijd, en daar hangt de vorm van af:

• Papier. Oudere gasten zetten een kaart op de schouw of in de agenda. Dat werkt nog altijd het best om een datum te onthouden.
• Magneet. Komt op de koelkast en blijft daar hangen tot het feest. Handig als het feest ver vooruit ligt.
• Digitaal. Snel, makkelijk door te sturen en ideaal voor familie in het buitenland of jongere gasten.

Veel families combineren: papier voor de oudere generatie, digitaal voor de rest. Willen jullie een opvallendere kaart, dan is de save the date met waszegel een optie die op papier en digitaal dezelfde stijl houdt.

Zo versturen jullie de save the date in zes stappen

1. Beslis met de vragen hierboven of een save the date zinvol is.
2. Leg datum en locatie vast voor je iets verstuurt, ook al is het programma nog niet rond.
3. Kies de tekst die past: het koppel zelf, de kinderen of een verrassing.
4. Maak een adressenlijst en noteer per gast of die papier of digitaal krijgt.
5. Verstuur drie tot zes maanden vooraf, en bij een verrassing nooit naar het huisadres van het koppel.
6. Maak de save the date klaar met de digitale uitnodiging en gebruik dezelfde gegevens straks voor de echte uitnodiging.