Wanneer begin je met het organiseren van je bruiloft?

De meeste koppels beginnen twaalf tot achttien maanden voor de trouwdag, en dat is voor een bruiloft met vijftig gasten of meer een prettige aanloop. De reden is simpel: de gewilde locaties en fotografen in Nederland en Belgie zitten voor zaterdagen tussen mei en september vaak een tot twee jaar vooruit vol. Wie later begint, kiest niet minder mooi, maar wel uit minder. Trouw je doordeweeks, in het laagseizoen of met een kleine groep, dan is zes tot negen maanden ruim voldoende.

Belangrijker dan het aantal maanden is de volgorde. Er zijn drie beslissingen die alle andere bepalen: hoeveel gasten, hoeveel geld, en welke datum. Zolang die drie niet vaststaan, kun je niets serieus vastleggen, want de locatie hangt van je aantal af en je aantal hangt van je budget af. Begin daar dus, en niet bij de kleur van de servetten of bij Pinterest.

Hoe ziet een realistische planning eruit?

Reken terug vanaf je datum. Een aanloop die in de praktijk goed werkt:

• 12 tot 18 maanden vooraf: budget, gastenaantal bij benadering, datum en locatie. Ceremonie vastleggen bij de gemeente zodra dat kan.
• 9 tot 12 maanden: fotograaf, catering (als de locatie het niet zelf doet), muziek of dj, ceremoniespreker.
• 6 tot 9 maanden: trouwjurk en pak bestellen, save-the-date versturen, huwelijksreis boeken.
• 3 tot 6 maanden: trouwkaarten, ringen, bloemen, taart, kapper en visagie, vervoer.
• 6 tot 8 weken: uitnodigingen retour, definitief menu, proefkapsel, tijdschema opstellen.
• 2 tot 4 weken: aantallen doorgeven aan de locatie, tafelschikking, laatste betalingen.

Die volgorde is geen wet, maar wel logisch: alles wat schaars is, boek je eerst. Een fotograaf heeft één zaterdag, een cateraar kan er meerdere aan. Houd het overzicht bij in de trouwchecklist, die de taken automatisch over de maanden verdeelt vanaf jullie datum.

Wat moet je als eerste vastleggen?

De locatie, bijna altijd. Die bepaalt je datum, je maximale gastenaantal, vaak je cateraar en soms zelfs het eindtijdstip van je feest. Ga pas bezichtigen als je weet met hoeveel mensen je ongeveer bent, anders vergelijk je appels met peren. Vraag bij elke bezichtiging naar de prijs voor jouw exacte datum, wat er in de zaalhuur zit, of eigen drank en catering zijn toegestaan, en tot hoe laat de muziek aan mag. Bekijk de mogelijkheden per regio bij de trouwlocaties op het portaal, en plan twee of drie bezichtigingen op één dag zodat je goed kunt vergelijken.

Tegelijk regel je het officiële deel. In Nederland doe je de melding van het voorgenomen huwelijk minimaal twee weken en maximaal een jaar voor de trouwdatum bij de gemeente waar je trouwt. Veel gemeenten laten je de trouwzaal al eerder reserveren, soms tot twee jaar vooruit, dus bel gerust vroeg. In Belgie doe je de aangifte van het huwelijk bij de gemeente van je woonplaats, minimaal veertien dagen voor de dag, en het huwelijk moet binnen zes maanden na die aangifte plaatsvinden. De datum zelf kun je in veel Belgische gemeenten wel al eerder laten noteren.

Kan een bruiloft ook in drie maanden?

Zeker, alleen kies je dan anders. Je begint bij beschikbaarheid in plaats van bij voorkeur: vraag bij vijf locaties op welke data ze nog vrij zijn en pas je plan daarop aan. Een vrijdag, een zondag of een dag in november levert direct veel meer keuze op en scheelt bovendien vaak twintig tot dertig procent op de zaalhuur.

Wat je bij een korte aanloop laat vallen: een jurk op maat (reken op vier tot zes maanden levertijd, kopen van de rek of huren kan wel), en gedrukte save-the-dates. Wat je juist wel doet: meteen digitaal uitnodigen, want gasten moeten vrij kunnen nemen. Verder werkt een kleinere groep in je voordeel, want met dertig gasten heb je veel meer opties dan met honderdtwintig. In ons artikel over een kleine intieme bruiloft plannen staat hoe je dat opzet.

Kun je ook te vroeg beginnen?

Ja, en dat gebeurt vaker dan je denkt. Twee jaar plannen betekent in de praktijk niet twee jaar rustig regelen, maar acht maanden werk uitgesmeerd over vierentwintig maanden, met veel ruimte om van gedachten te veranderen. Je smaak verandert, prijzen wijzigen, en je gaat twijfelen aan keuzes die allang goed waren. Ook je gasten weten twee jaar vooruit nog niets van hun agenda.

Praktisch nadeel: leveranciers geven zelden een prijs af voor een datum die meer dan achttien maanden weg is, of ze bouwen er een verhoging in. En wat je nu tekent, geldt tegen dan misschien niet meer. Onze tip is om de locatie gerust vroeg vast te leggen als je hem echt wilt, maar de rest pas op te pakken vanaf een jaar vooraf. Geniet eerst een paar maanden van jullie verloving; hoe je die eerste periode indeelt, staat in ons stuk over net verloofd, wat nu.

Wat doe je in de allereerste week?

Nog niets bellen. Ga eerst samen zitten met een kop koffie en beantwoord vijf vragen op papier: hoeveel gasten willen we ongeveer, welk bedrag hebben we werkelijk beschikbaar, welk seizoen, doordeweeks of weekend, en wat is voor ons allebei het belangrijkste onderdeel van de dag. Die laatste vraag stuurt later al je budgetkeuzes.

Zet daarna alle namen die in je opkomen op één lijst, zonder te schrappen. Tel ze en vermenigvuldig met 100 euro als grove indicatie van de kosten voor eten en drinken. Schrikt dat, dan weet je nu al dat je gastenlijst je eerste knop is om aan te draaien, en niet je bloemen.

Zo begin je vandaag

1. Bepaal samen gastenaantal bij benadering, budget en seizoen.
2. Bel de gemeente over beschikbare data en tot hoe ver vooruit je kunt reserveren.
3. Plan binnen twee weken drie bezichtigingen op één dag.
4. Leg locatie en ceremonie vast, en pas daarna fotograaf en catering.
5. Zet de rest in een checklist die aftelt vanaf jullie datum.