Wat kost een trouwlocatie?

Voor een trouwlocatie inclusief eten en drinken betaal je in Nederland en Vlaanderen doorgaans 90 tot 175 euro per persoon. Bij honderd gasten kom je dus op grofweg 9.000 tot 17.500 euro. Huur je alleen de ruimte en breng je zelf een cateraar mee, dan ligt de kale zaalhuur meestal tussen 500 en 3.000 euro voor een dag, en bij kastelen, landgoederen of exclusief gebruik van een pand loopt dat op tot 5.000 euro of meer. De locatie is daarmee bijna altijd de grootste post van je trouwbudget, goed voor ongeveer veertig tot vijftig procent van het totaal.

Die spreiding is groot omdat je verschillende dingen vergelijkt. Een all-informule met een vast bedrag per persoon en een kale zaal zonder iets erbij zijn twee andere producten, en de tweede lijkt goedkoper tot je alles hebt opgeteld. Daarnaast schelen de dag van de week, het seizoen en de regio makkelijk een kwart. Hieronder lees je wat er in een prijs hoort te zitten, welke posten er vaak bijkomen en waar ruimte zit om te schuiven.

Wat zit er in de prijs van een trouwlocatie?

Vraag altijd op wat het bedrag precies dekt, want dat verschilt per zaal. Meestal gaat het om:

• De ruimte zelf, voor een afgebakend aantal uren, vaak van de late namiddag tot één of twee uur 's nachts.
• Meubilair en basisinrichting: tafels, stoelen, servies, glaswerk en linnen. Niet altijd inbegrepen bij een kale zaal.
• Personeel: bediening, keuken en soms een zaalverantwoordelijke die de avond begeleidt.
• Op- en afbouw en schoonmaak, al rekenen sommige locaties de schoonmaak apart.
• Eten en drinken bij een all-informule, met een vast aantal gangen en een drankarrangement per uur.

Wat er zelden bij zit: decoratie en bloemen, muziek, een fotograaf, en het gebruik van de ruimte op de dag ervoor om op te bouwen. Loop dat lijstje na tijdens een bezichtiging met de vragen uit ons stuk over de bezichtiging van een trouwlocatie.

Wat kost welke formule ongeveer?

Een all-inlocatie met diner en drank zit meestal tussen 90 en 175 euro per persoon, waarbij het lagere deel van die reeks staat voor een buffet of walking dinner en het hogere voor een uitgeserveerd menu met een ruim drankarrangement. In België zie je die formule vaker per uur uitgesplitst, in Nederland vaker als arrangement per persoon.

Huur je een kale locatie, dan betaal je de zaal, en daarna komt alles erbij: een cateraar rekent doorgaans 45 tot 90 euro per persoon voor een diner, drank apart, en materiaalverhuur voor tafels, stoelen en servies loopt bij honderd gasten al snel op tot 1.000 tot 2.500 euro. Een feesttent met vloer, verwarming en verlichting kost vaak 3.000 tot 8.000 euro, afhankelijk van formaat en seizoen. De kale route geeft je veel vrijheid, maar wordt zelden goedkoper zodra je alles hebt geteld.

Welke kosten worden het vaakst vergeten?

Dit is waar offertes uit elkaar lopen. Let op deze punten voordat je tekent:

• Minimumafname, oftewel een vast afgesproken aantal gasten. Veel zalen rekenen met een ondergrens van bijvoorbeeld tachtig personen. Komen er zestig, dan betaal je er alsnog tachtig.
• Kurkgeld als je eigen wijn of sterke drank meebrengt: reken op 8 tot 15 euro per fles.
• Verlenging na de afgesproken eindtijd: vaak 250 tot 500 euro per uur, inclusief personeel.
• Waarborg: 500 tot 1.500 euro die je vooruit betaalt en na afloop terugkrijgt.
• Btw. In Nederland geldt 9 procent op eten en 21 procent op drank en zaalhuur, in België 12 procent op maaltijden en 21 procent op dranken. Vraag dus altijd of een prijs inclusief of exclusief is.
• Auteursrechten voor muziek. In Vlaanderen loopt dat via SABAM en de billijke vergoeding, in Nederland via Buma en Sena. Soms regelt de locatie het, soms jullie.

Waar valt er te onderhandelen?

Meer dan je denkt, maar zelden op de prijs per persoon zelf. Wat wel werkt: kies een vrijdag of een zondag in plaats van een zaterdag, dat scheelt bij veel locaties tien tot twintig procent. Trouwen tussen november en maart is doorgaans goedkoper dan in het hoogseizoen, en sommige zalen hebben restdata die ze met korting aanbieden.

Verder kun je schuiven in wat je afneemt. Een gang minder in het menu, een drankarrangement dat om middernacht stopt in plaats van om twee uur, of een receptie met hapjes in plaats van een uitgeserveerd diner. Vraag ook om een offerte voor jullie exacte gastenaantal, niet voor een standaardpakket, en laat in het contract zetten wat de prijs is en of die nog geïndexeerd wordt. Een locatie die een jaar vooruit boekt, kan tussentijds verhogen als daar niets over is afgesproken.

Hoe past dit in jullie totale budget?

Reken van achteren naar voren. Stel dat jullie 20.000 euro te besteden hebben en tachtig gasten uitnodigen. Gaat veertig tot vijftig procent naar de locatie, dan is dat 8.000 tot 10.000 euro, oftewel 100 tot 125 euro per persoon inclusief eten en drinken. Dat is een reëel bedrag, maar dan blijft er 10.000 tot 12.000 euro over voor kleding, ringen, fotograaf, muziek, bloemen, drukwerk en vervoer samen.

Zet die verdeling op papier voordat je een zaal bezoekt, want ter plekke verliefd worden op een locatie die niet past is een dure fout. In de budgetplanner vul je jullie aantallen in en zie je meteen wat er overblijft voor de rest. Ter vergelijking: wat een bruiloft in totaal gemiddeld kost, staat in dit overzicht. Wil je prijzen naast elkaar leggen, vraag dan bij drie trouwlocaties in jouw regio een opgave op voor hetzelfde aantal gasten en dezelfde uren.

In vijf stappen naar een eerlijke prijsvergelijking

1. Bepaal eerst je totale budget en je gastenaantal.
2. Vraag alle opgaven aan voor exact hetzelfde aantal personen en dezelfde uren.
3. Vraag naar minimumafname, kurkgeld, verlenging, waarborg en btw.
4. Vergelijk een all-informule pas nadat je de kale route helemaal hebt opgeteld.
5. Leg de prijs schriftelijk vast, inclusief wat er gebeurt bij minder gasten.