Wat kost het huren van een tent voor je bruiloft?

De huurprijs van het zeil is zelden meer dan de helft van wat je uiteindelijk betaalt. Een complete tentbruiloft bestaat uit de tent, een vloer, verlichting, verwarming, meubilair, stroom, sanitair, transport en de op- en afbouw. Vraag daarom nooit naar de prijs van een tent, maar naar een prijs per onderdeel, zodat je ziet wat je werkelijk huurt.

Hoe hoog dat totaal uitvalt, hangt af van zes dingen: het soort tent, het aantal gasten, de ondergrond waarop hij komt, het aantal dagen dat hij staat, het seizoen en de afstand die de verhuurder moet rijden. Dezelfde tent op een vlak grasveld achter het huis van je ouders kost iets anders dan diezelfde tent op een hellend terrein met een betonnen ondergrond. Hieronder staat per post wat je vraagt en waar de verrassingen zitten.

Waaruit bestaat de prijs van een tent?

Een offerte hoort uit deze onderdelen te bestaan, elk met een eigen bedrag:

• Het tentdoek en het frame, inclusief de maat en de hoogte.
• Transport, berekend op de afstand en soms op het aantal ritten.
• Op- en afbouw, met het aantal mensen en het aantal uren erbij.
• De vloer: een houten plaatvloer, een dansvloer of alleen een grondzeil.
• Zijwanden, met of zonder raam, en of ze open kunnen.
• Verlichting in de tent en langs de looppaden.
• Verwarming met een heater, inclusief het gas of de stroom.
• Meubilair: tafels, stoelen, een bar, een podium.
• Waarborg en verzekering, en wat er gebeurt bij schade of bij storm.

Vraag ook om de huurperiode op papier. Een tent die vrijdag opgaat en maandag weer weg is, staat drie dagen, en veel verhuurders rekenen per dag of per weekend met een andere staffel. Zet elk onderdeel apart in jullie budgetplanner, want een lage prijs voor het doek met acht losse posten eronder komt vaak hoger uit dan een duurder totaalpakket.

Welke soorten tenten zijn er?

Het type bepaalt de prijsklasse meer dan de maat.

Een stretchtent is een doek dat met masten in vorm wordt getrokken. Die past op een onregelmatig terrein, kan half open en geeft een losse sfeer. Het is doorgaans de meest voordelige vorm, maar hij sluit minder goed af bij kou en zijwind.

Een frametent heeft rechte wanden en een stevig frame: goed af te sluiten, te verwarmen en in modules uit te breiden. De pagodetent is een kleinere versie met een puntdak, vaak voor de bar.

Een sailcloth tent met houten masten en lichtdoorlatend doek zit in de hogere klasse, en een spiegeltent of salontent is de duurste optie. Bij die laatste zitten vloer, bar en soms een dansvloer in het geheel, dus vergelijk hem niet op het huurbedrag alleen.

Welke kosten komen er nog bij?

Dit is het deel dat koppels onderschat, want deze posten staan zelden in de tentofferte:

1. Stroom. Een huisaansluiting draagt een dj, een keuken en heaters samen niet. Vraag de cateraar en de dj hoeveel zij nodig hebben, en reken anders op een aggregaat met brandstof.
2. Sanitair. Zonder toiletten in de buurt huur je een toiletwagen, met water, afvoer en een plek om te staan.
3. Keuken. Een cateraar brengt bij een tent vaak een eigen mobiele keuken mee, met een eigen tent of overkapping.
4. Grondwerk. Een hellend of zacht terrein vraagt extra vloer of ballast.
5. Afval en schoonmaak, plus het herstel van het gazon als er sporen zijn.
6. Een plan B, van extra zijwanden tot een overkapping tussen tent en huis.

Haal deze posten boven water voordat je ondertekent. In de vergeten-kosten-scan staan de posten die bij een feest op eigen terrein het vaakst buiten de begroting blijven. En bedenk dat de tent zelf je verzekering tegen regen is, maar niet tegen wind; wat je bij slecht weer doet, staat in wat je doet als het slecht weer wordt op je trouwdag.

Heb je een vergunning nodig voor een feesttent?

Vaak wel, en dat verschilt per land en per gemeente. In Nederland geldt voor een tent boven een bepaalde oppervlakte of met een bepaald aantal personen een meldingsplicht of een vergunning voor brandveilig gebruik, en daarnaast kan de gemeente eisen stellen aan geluid en eindtijd. In België regelt de gemeente of de stad het via het politiereglement, meestal met een advies van de brandweer en een aparte toelating voor muziek.

Twee punten die vaak worden overgeslagen:

• Een graafmelding voor de haringen. Worden er ankers of pennen de grond in geslagen, dan hoort daar een melding bij: in Nederland de KLIC-melding via het Kadaster, in Vlaanderen een opvraging via het KLIP. Vraag of de verhuurder dat zelf doet.
• De toestemming van de grondeigenaar, ook als dat je ouders of de buren zijn, en schriftelijk.

Bel de gemeente zodra je de locatie en de maat kent, en vraag welk formulier zij willen en hoeveel weken vooraf. De aanvraag staat bijna altijd op jullie naam.

Hoe groot moet de tent zijn?

Laat die maat door de verhuurder berekenen in plaats van zelf te rekenen. Geef hen de opstelling die jullie willen en zij halen daar de vierkante meters uit. Wat ze nodig hebben om dat te doen:

• Het aantal daggasten en het aantal avondgasten.
• De tafelvorm: lange tafels, ronde tafels of staand met statafels.
• Of er een podium, een bar, een dj-opstelling en een dansvloer in moeten.
• Of de receptie binnen of buiten de tent plaatsvindt.
• Waar de doorgang naar de keuken en de toiletten komt.
• De maat en de vorm van het terrein, met een foto erbij.

Vraag om een plattegrond op schaal met de tafels erin, zodat je ziet of de bediening langs de tafels kan. De verdere punten bij een feest in de openlucht staan in waar je op moet letten bij buiten trouwen.

Zo vraag je een tentofferte aan

1. Leg de locatie vast en maak foto's van het terrein, inclusief de ondergrond en de helling.
2. Bepaal het aantal gasten en de tafelvorm voor je gaat bellen.
3. Vraag bij drie verhuurders een offerte op met alle onderdelen los benoemd.
4. Vraag naar de huurperiode in dagen en naar de op- en afbouwdag.
5. Haal bij cateraar en dj het benodigde vermogen op en leg dat naast de beschikbare stroom.
6. Bel de gemeente over de melding of vergunning en over de eindtijd.
7. Vraag wie de graafmelding doet en wie aansprakelijk is bij storm of schade.
8. Zet alle posten in de begroting en tel sanitair, stroom en afval er zelf bij.