Wel of geen receptie op je bruiloft: hoe kies je?

Kies een receptie als er een grote groep mensen is die jullie graag even wil zien maar die je niet aan tafel wilt hebben: buren, collega's, oud-klasgenoten, de kennissenkring van je ouders. Sla hem over als die groep klein is, als je budget krap zit of als jullie de dag vooral rustig willen houden. Reken op vijftien tot dertig euro per gast voor twee uur met bubbels en hapjes, dus met tweehonderd mensen praat je over drie- tot zesduizend euro.

Dat je er niet uitkomt, is logisch, want dit is zelden een kwestie van smaak alleen. Er hangt familiepolitiek aan vast, verwachtingen van ouders, en het gevoel dat je mensen tekortdoet. Tegelijk is een receptie het duurste onderdeel per gebruikt uur van je hele dag, en de meeste koppels zeggen achteraf dat ze er zelf weinig van hebben meegekregen. Hieronder zetten we op een rij wat het kost, wat het oplevert en welke tussenwegen er zijn.

Wat is een receptie precies, en verschilt dat per land?

Ja, en dat verklaart een deel van de verwarring. In Belgie is de receptie vaak het grootste moment van de dag: na de plechtigheid komt iedereen die jullie kennen langs om te feliciteren, met een glas cava en hapjes, en daarna blijft een kleinere groep voor het diner. Tweehonderd tot driehonderd gasten is er niet vreemd.

In Nederland is de receptie minder vanzelfsprekend. Daar zie je vaker een borrel na de ceremonie voor de daggasten, en komt de bredere kring pas 's avonds naar het feest. Wie in Nederland "receptie" zegt, bedoelt soms ook een apart moment op een andere dag, bijvoorbeeld in een zaal of thuis. Spreek dus goed af wat jullie bedoelen als je erover praat met familie of met een locatie. Hoe lang zo'n moment idealiter duurt, staat in ons stuk over de lengte van een trouwreceptie.

Wat kost een receptie per gast?

Reken met een prijs per hoofd voor twee uur, en tel daar de vaste kosten van de ruimte bij op. Grofweg zie je dit terug in offertes:

• Bubbels, bier, fris en twee soorten hapjes: 15 tot 25 euro per persoon.
• Uitgebreider met warme hapjes of een kaas- en charcuterietafel: 25 tot 40 euro per persoon.
• Zaalhuur voor twee tot drie uur: 300 tot 1.200 euro, afhankelijk van de locatie.
• Personeel, opbouw en afruimen: vaak 200 tot 600 euro, soms in de prijs per hoofd verwerkt.

Met honderdvijftig gasten zit je zo op 2.500 tot 5.000 euro. Dat is bij veel koppels net het bedrag waar de fotograaf, de band of tien extra dinergasten van betaald hadden kunnen worden. Zet die vergelijking letterlijk naast elkaar in je budgetplanner, dan wordt de keuze een stuk makkelijker dan wanneer je erover blijft praten.

Een kanttekening bij het geldverhaal: in Belgie is het gebruikelijk dat receptiegasten een envelop meegeven, waardoor de kosten deels terugkomen. Reken je daar niet rijk mee. Het loopt sterk uiteen per kring en het is geen bedrag waarop je je begroting kunt bouwen. Ga uit van de uitgave en zie de rest als meevaller.

Wie nodig je uit als je wel een receptie doet?

Begin bij de vraag wie oprecht teleurgesteld zou zijn als er niets is. Dat zijn meestal buren, collega's, de vriendenkring van je ouders en mensen uit de club of de vereniging. Dat lijstje is korter dan de lijst die je ouders aanleveren, en dat is precies waar de spanning zit.

Praktisch werkt dit goed:

• Maak drie lijsten: hele dag, diner, alleen receptie. Vul ze los van elkaar in.
• Spreek een maximum af voor de receptielijst voor je hem doorstuurt naar je ouders.
• Bepaal per naam of je die persoon in het echt zou uitnodigen voor een verjaardag. Zo niet, dan is receptie de juiste plek.
• Houd bij wie wat krijgt in je gastenlijst, anders krijgt iemand per ongeluk de verkeerde kaart.

Twijfel je over je werk, dan hebben we daar een apart stuk over: collega's op de receptie of het avondfeest.

Welke tussenvormen zijn er als je twijfelt?

Je hoeft niet te kiezen tussen alles of niets. Deze vormen zien we vaak, en ze kosten allemaal minder dan een volledige receptie:

• Een open avondfeest. De brede kring komt vanaf een uur of acht, met een dessertbuffet en de bar open. Kost meestal minder per hoofd dan een receptie met bediend hapje.
• Een tweede feest op een andere datum. Een borrel in het weekend erna, in een cafe of thuis, vaak voor een paar honderd euro. Iedereen die je niet op de dag zelf kwijt kon, ziet je alsnog.
• Een korte receptie van maximaal anderhalf uur, strak op tijd, met een duidelijk einde op de kaart. Minder uren betekent minder drank en minder personeel.
• Alleen een felicitatiemoment na de ceremonie op de locatie, met bubbels en niets meer. Vaak dertig tot veertig procent goedkoper dan een volle receptie.
• Helemaal geen receptie, en de mensen die je mist een persoonlijk bericht sturen met foto's na afloop.

Denk bij elke variant ook aan de praktische kant. Past de groep in de ruimte, is er genoeg parkeerplaats, en kan de locatie de wissel naar het diner aan? Vraag dat na bij locaties in jouw regio voordat je een aantal in je hoofd zet.

Zo hak je de knoop door

1. Schrijf op wie er komt als je alleen een diner doet. Kijk of die lijst goed voelt.
2. Maak de receptielijst apart en zet er een maximum op.
3. Reken de prijs per hoofd door en leg dat bedrag naast wat je er anders mee zou doen.
4. Bespreek de uitkomst met je ouders voordat zij namen doorgeven, niet erna.
5. Kies binnen een week en communiceer het duidelijk, want deze knoop wordt niet mooier van uitstel.