Nodig je collega's alleen voor de receptie uit of ook voor het feest?

De meest gekozen oplossing is: collega's uitnodigen voor de receptie of het avondfeest, en niet voor het diner. Zo zie je iedereen met wie je elke dag samenwerkt, zonder dat je gastenlijst en je budget ontsporen. In Belgie is de receptie na de ceremonie daar de logische plek voor, in Nederland het avondprogramma na het diner. Het enige wat echt telt: trek dezelfde lijn voor je hele team en wees duidelijk over het tijdstip.

Waarom die keuze zo vaak op de receptie of de avond valt, is een kwestie van rekenen en van gevoel. Een dinergast is drie tot vijf keer zo duur als een gast die alleen voor de borrel komt, en het diner is bovendien het moment waarop je je naaste kring wilt hebben zitten. Tegelijk wil je die collega met wie je al zeven jaar de dag begint niet passeren. De receptie is precies dat compromis: warm, informeel, en niemand kijkt vreemd op als je er om elf uur niet meer bent. Hieronder lees je wat het kost, hoe je de lijn trekt en hoe je het netjes brengt op kantoor.

Wat kost een collega als receptiegast, avondgast of daggast?

De prijsverschillen zijn groter dan de meeste koppels denken. Richtbedragen voor Nederland en Belgie samen:

• Receptiegast: 15 tot 35 euro per persoon, voor twee uur met bubbels, frisdrank en hapjes.
• Avondgast: 25 tot 45 euro per persoon, met drank, latere snacks en een aandeel in zaalhuur en muziek.
• Daggast met diner: 90 tot 150 euro per persoon, soms meer bij een uitgebreid menu.

Tien collega's uitnodigen voor de receptie kost je dus grofweg 150 tot 350 euro. Diezelfde tien aan tafel zetten kost al snel 1.000 tot 1.500 euro, en dan hebben ze ook nog partners bij zich. Reken dat even door in de budgetplanner voordat je toezeggingen doet aan het koffieapparaat; het is precies het soort beslissing dat achteraf niet meer terug te draaien is. Een uitgebreid overzicht van wat een gast in totaal kost, staat in ons artikel over de kosten per gast.

Hoe trek je een lijn die iedereen begrijpt?

Kies een regel die je aan iedereen kunt uitleggen in een zin, en houd je eraan. In de praktijk werken er drie:

1. Iedereen van het team of de afdeling wordt gevraagd voor de receptie. Niemand hoeft zich af te vragen waarom hij er niet bij is.
2. Alleen collega's die je ook buiten het werk ziet, worden gevraagd, en dan meteen voor de hele dag. De rest hoort er niets over.
3. Geen collega's, punt. Jullie houden werk en bruiloft gescheiden en trakteren later op kantoor op taart.

Waar het misgaat, is de tussenvorm zonder logica: vier van de negen mensen uit hetzelfde team, gekozen op gevoel. Dat valt op, zeker als de trouwfoto's rondgaan. Werk je in een groot bedrijf, dan is "mijn eigen team" een grens die iedereen accepteert. Werk je in een klein team van vijf, dan is het praktisch alles of niets.

Hoe nodig je ze uit zonder scheve gezichten?

Zeg het eerst mondeling, en pas daarna op papier. Een korte mededeling in het teamoverleg of een appje aan de groep voorkomt dat mensen het van iemand anders horen. Wees daarbij expliciet over welk deel van de dag het is: "we trouwen om twee uur en jullie zijn van harte welkom op de receptie vanaf vier uur" laat geen ruimte voor misverstanden.

Op de trouwkaart zelf gebruik je een apart insteekkaartje voor de receptie of het avonddeel, met het tijdstip en het adres erop. Vermijd zinnen die een half antwoord geven, zoals "je bent welkom op ons feest", want dan komt de helft om zes uur aanschuiven bij het diner. Verstuur die kaarten op hetzelfde moment als de rest, niet later, anders voelt het als een aanvulling achteraf. Hoe je de groepen praktisch uit elkaar houdt, lees je in ons stuk over daggasten en avondgasten indelen.

Mogen partners van collega's mee?

Dit is de vraag die je budget stilletjes verdubbelt. Bij een receptie is het gebruikelijk om partners wel te vragen, zeker in Belgie, waar de receptie een breed en open moment is. Bij een avondfeest hangt het af van de sfeer: ken je de partners niet, dan mag je gerust "zonder introducee" aanhouden, zolang je dat voor alle collega's gelijk doet.

Zet het altijd op de kaart, met naam. Een kaart gericht aan "Sofie en partner" is duidelijk; een kaart aan alleen "Sofie" laat ruimte voor twijfel en dus voor een extra stoel die je niet had gerekend. Houd je gastenlijst bij in de gastenlijsttool, met per persoon of hij daggast, receptiegast of avondgast is en of er een partner meekomt. Dan zie je in een oogopslag hoeveel mensen er om welk uur zijn.

Wat doe je met je leidinggevende?

Je bent nergens toe verplicht, maar de meeste mensen vragen hun directe leidinggevende mee als de rest van het team ook komt. Laat je hem of haar bewust weg terwijl het hele team er is, dan is dat een statement dat op maandag nog voelbaar is. Andersom geldt hetzelfde: alleen de baas vragen en de rest niet, komt zelden goed over.

Twijfel je over oud-collega's, klanten of mensen van een andere afdeling, gebruik dan dezelfde vraag als bij de rest van je lijst: zou het ons echt raken als deze persoon er niet is? Is het antwoord nee, dan hoort de naam op de reservelijst. Zit je klem tussen wat hoort en wat je wilt, lees dan ook hoe je beslist of je collega's uitnodigt.

Zo pak je het aan

1. Bepaal eerst hoeveel mensen er aan tafel passen en wat je per gast wilt uitgeven.
2. Kies een van de drie lijnen hierboven en schrijf hem op, zodat je hem consequent volgt.
3. Vertel het mondeling op het werk voordat de kaarten op de bus gaan.
4. Verstuur receptie- of avondkaarten tegelijk met de rest, met tijd, adres en namen erop.
5. Houd bij wie komt en met hoeveel personen, en stuur je cateraar de definitieve aantallen.