Hoe maak je een bord met de tafelschikking?

Een bord met de tafelschikking maak je zo: zet alle gasten alfabetisch op achternaam met hun tafelnummer erachter, of groepeer ze per tafel met de tafelnaam erboven. Print of schrijf dat op een plaat van minstens 50 bij 70 centimeter, hang het op ooghoogte bij de ingang van de eetzaal, en laat ruimte vrij voor laatste wijzigingen.

De keuze tussen die twee vormen bepaalt alles wat erna komt. Alfabetisch is het snelst voor gasten die één naam zoeken, dus daar ontstaat weinig oponthoud. Per tafel is mooier en geeft meteen zicht op wie bij wie zit, maar gasten gaan dan het hele bord afzoeken. Bij meer dan tien tafels wordt dat tweede merkbaar in de doorstroom bij de deur.

Zet je de namen op alfabet of per tafel?

Kies op aantal gasten. Tot ongeveer zestig gasten werkt per tafel prima en ziet het er het mooiste uit: je ziet in één oogopslag welk groepje bij elkaar zit. Vanaf zestig tot zeventig gasten wint alfabetisch, want dan zoekt iedereen zijn eigen naam en niet de hele lijst.

Wat ook kan: beide. Links het alfabet met tafelnummers, rechts een klein plattegrondje van de zaal met de nummers erop. Dat kost meer ruimte maar lost twee vragen tegelijk op, namelijk "waar zit ik" en "waar is dat".

Houd bij de tekst drie dingen vast. Gebruik voornaam en achternaam, want twee keer een Lotte of een Thomas geeft al snel verwarring. Gebruik geen titels. En kies tafelnamen die je uit de verte kunt onderscheiden: nummers of korte woorden werken beter dan "Tafel Zonsondergang" en "Tafel Zonneschijn" naast elkaar.

Hoe groot moet het bord zijn, en hoe blijft het leesbaar?

Reken met een eenvoudige vuistregel voor leesafstand: ongeveer één centimeter letterhoogte per drie meter kijkafstand. Gasten staan voor zo'n bord op een of twee meter, dus een letterhoogte van ongeveer één centimeter is het minimum voor de namen, en de kopregels mogen flink groter.

Praktische maten:

• Tot 50 gasten: een bord van 50 bij 70 centimeter is ruim genoeg.
• 50 tot 100 gasten: ga naar 70 bij 100 centimeter, of werk met twee panelen naast elkaar.
• Meer dan 100 gasten: twee of drie panelen, of een rek met losse kaartjes per tafel.

Verder, voor de leesbaarheid: kies een donkere letter op een lichte ondergrond of omgekeerd, maar vermijd goud op wit en wit op licht hout. Dat oogt prachtig op de foto en is slecht te lezen in een schemerige hal. Laat tussen de regels genoeg wit, en zet nooit meer dan ongeveer dertig namen in één kolom. Kolommen met een duidelijke tussenruimte lezen veel sneller dan één lange rij.

Welke vorm kies je: één bord, lijstjes of kaartjes?

Vier vormen die het goed doen:

1. Eén groot bord: een plaat multiplex, acrylglas of een spiegel, beschreven met een krijtstift of met geplakte vinylletters. Rustig beeld, veel ruimte, en te hergebruiken.
2. Geprint paneel in een lijst: je bestelt de print bij een drukkerij en zet hem in een lijst of op een standaard. Het netste resultaat, maar wijzigen kan dan niet meer.
3. Losse kaartjes per tafel: bijvoorbeeld aan een rek, een lijst met touwtjes of op een krat. Je kunt per tafel schuiven tot op de dag zelf, wat de meest vergevingsgezinde optie is.
4. Naamkaartjes op de tafel in plaats van een bord: dan heb je alleen een tafelnummer nodig. Dit werkt als iedereen tegelijk aan tafel gaat, en minder goed bij een lopende ontvangst.

De tafelindeling zelf maak je het makkelijkst digitaal en print je daarna uit: in onze tafelschikking schuif je gasten per tafel en ziet de indeling er altijd compleet uit voordat je iets op een bord zet.

Waar zet je het bord zodat er geen file ontstaat?

Niet pal in de deuropening, en niet in een gang waar gasten langs moeten. Zet het bord één of twee meter vóór de ingang van de eetzaal, aan de kant, met ruimte voor drie of vier mensen ernaast. Zo kan iedereen zoeken zonder de doorgang te blokkeren.

Let daarnaast op het licht. Een bord in de volle zon is niet te lezen, en een bord in een donkere hoek evenmin. Loop de dag ervoor rond op hetzelfde tijdstip en kijk waar het licht goed valt. Bij een spiegel of acrylglas is dat extra belangrijk: die weerkaatsen een raam achter je.

Kom je aan de ontvangst toe met gasten die op verschillende momenten binnenkomen, zet het bord dan niet weg na het diner. Avondgasten kijken er ook op, al is het alleen om te zien bij welke tafel hun vrienden zitten. In ons stuk over avondgasten ontvangen staat hoe je die tweede golf opvangt.

Wat doe je met wijzigingen op het laatste moment?

Er is altijd iemand die afzegt, en meestal in de laatste week. Bouw daar ruimte voor in:

• Laat het bord tot vijf dagen voor de dag open en vul de namen pas dan in.
• Werk met krijtstift of losse kaartjes als je denkt dat er nog geschoven wordt.
• Ga je printen, lever het bestand dan zo laat als de drukkerij toestaat en vraag die uiterste datum vooraf op.
• Zet geen aantallen op het bord, alleen namen. Dan valt een lege plek niet op.
• Houd één naamkaartje en een stift achter de hand bij de ingang voor de onverwachte extra gast.

Houd de laatste stand van de antwoorden bij op één plek, bijvoorbeeld in de gastenlijst met RSVP, zodat het bord en de catering van hetzelfde aantal uitgaan.

Zo maak je het bord in zes stappen

1. Wacht tot de meeste antwoorden binnen zijn en zet de indeling digitaal vast.
2. Kies alfabetisch of per tafel, op basis van je aantal gasten.
3. Bepaal de maat en de letterhoogte, en test één kolom op papier van dichtbij en van twee meter.
4. Kies een vorm: groot bord, print in een lijst of losse kaartjes.
5. Zoek de plek in de zaal uit, met licht en doorloop in gedachten.
6. Vul de namen pas in de laatste week in, en spreek af wie het bord neerzet. Past het bij jullie welkomstbord, dan loopt het beeld bij de ingang helemaal door.