Wanneer huur je een dansvloer voor je trouwfeest?

Je huurt een dansvloer zodra je feest niet op een vlakke, harde vloer plaatsvindt. Dus bij een tent in de tuin, een feest op gras of grind, in een loods met een ruwe betonvloer of op een terras met tegels die niet helemaal gelijk liggen. In een feestzaal met parket of gietvloer hoef je niets te huren. Verhuurders rekenen vaak met ongeveer een halve vierkante meter per dansende gast, en gaan ervan uit dat de helft van je gasten tegelijk danst.

Veel koppels denken aan de dansvloer als laatste, en dat is precies de post waar het dan misgaat. Een vloer van zestig vierkante meter moet bezorgd, gelegd en weer opgehaald worden, en dat vraagt een vrachtwagen die bij de locatie kan komen en een paar uur tijd. Het is dus geen detail dat je in de week vooraf regelt, maar een onderdeel dat samen met de tent en de stroom in één planning hoort. Hieronder staat hoe je het formaat berekent, welke vloeren er zijn en waar het op vastloopt.

Heb je echt een dansvloer nodig?

Loop deze vragen langs. Is het antwoord op één ervan ja, dan is huren verstandig:

• Dansen jullie gasten op gras, grind, zand of klinkers?
• Staat er een tent zonder eigen vloer?
• Is de bestaande vloer glad bij morsen, of juist zo ruw dat hakken erin blijven haken?
• Loopt de ruimte af, bijvoorbeeld op een terras met afwatering?
• Wil je op een plek dansen die niet voor dansen bedoeld is, zoals een schuur of een binnenplaats?

Gras is de grootste reden. Na een halve avond dansen op nat gras staat iedereen op modderige zolen, en hakken zakken weg. Op grind is het nog erger, want daar danst niemand twee nummers achter elkaar. Twijfel je of je buitenfeest dit soort voorzieningen nodig heeft, bekijk dan ook ons stuk over het huren van een tent voor je bruiloft, want vloer en tent worden meestal bij dezelfde partij geregeld.

Hoe groot moet de dansvloer zijn?

Begin bij het aantal avondgasten en reken met de vuistregel van de verhuurders. Stel dat je honderd avondgasten hebt. Daarvan danst ongeveer de helft tegelijk op het hoogtepunt, dus vijftig mensen, en dat is ongeveer vijfentwintig vierkante meter. In de praktijk neem je het een maat groter, want niemand danst graag opeengepakt.

Gangbare maten om een gevoel te krijgen:

• Tot vijftig gasten: zo'n vier bij vier meter, ongeveer zestien vierkante meter.
• Vijftig tot honderd gasten: vijf bij vijf tot zes bij zes meter.
• Honderd tot honderdvijftig gasten: zes bij acht meter of iets ruimer.

Dansvloeren worden gelegd in vierkante platen, dus je kunt niet elke maat krijgen. Vraag de verhuurder met welke plaatmaat hij werkt en of een rand of een oprijplaat nodig is bij een vloer op poten. Reken er ook op dat de dj-set, de bar en de tafels plek innemen. Meet dus niet alleen de dansvloer, maar de hele ruimte, en zet de maten in je vergeten-kosten-scan zodat je ziet wat er nog aan stroom en verlichting bij komt.

Welke soorten dansvloeren kun je huren?

• Houten plaatvloer: de standaard. Platen van ongeveer een bij een meter, met een houtlook of een donkere coating. Betrouwbaar en relatief goedkoop.
• Parketlook of witte hoogglans: mooier op foto's, maar glad bij gemorste drank en zichtbaar vuil na een uur.
• Vloer op poten of op een onderconstructie: nodig op ongelijk terrein of op gras met een helling. Duurder, met een oprijplaat of een trapje.
• LED-dansvloer: verlichte panelen die meekleuren met de muziek. Opvallend, maar vraagt veel stroom en past niet bij elke stijl.
• Buitenvloer of terrasvloer: weerbestendig en antislip, voor een feest zonder tent.
• Vloer met eigen opdruk of sticker: jullie initialen of een monogram in het midden. Werkt alleen als de vloer egaal is.

Vraag per type naar de antisliplaag. Een vloer die mooi is maar glad wordt zodra er bier op valt, is op een trouwfeest een slechte keuze. En vraag of de randen afgedekt worden, want een opstaande rand van drie centimeter is een struikelpunt in het donker.

Verschilt het aanbod in Nederland en België?

Niet veel, want zowel in Nederland als in België huur je een dansvloer bij verhuurbedrijven voor feestmateriaal, bij tentverhuurders en bij sommige cateringbedrijven. Het praktische verschil zit vooral in de combinatie: Belgische koppels regelen vloer en tent vaker als pakket bij één feestverhuurder, terwijl in Nederland losse huur bij verschillende partijen gebruikelijker is.

Let in beide landen op de bezorgvoorwaarden. Een vrachtwagen met een vloer van zestig vierkante meter moet tot op twintig meter van de plek kunnen komen, anders komt er een bedrag bij voor sjouwen. Vraag ook naar het tijdstip van opbouw en afbraak. Wordt de vloer de dag voor de bruiloft gelegd, dan heb je daar iemand nodig die aanwezig is, en moet hij droog en afgedekt blijven staan.

Waar let je op bij de opbouw?

• Leg de vloer op een vlakke en droge ondergrond, en laat de verhuurder de plek vooraf bekijken bij twijfel.
• Spreek af of de verhuurder legt en ophaalt, of dat jullie het zelf doen. Zelf leggen klinkt goedkoop maar kost uren.
• Vraag wat er gebeurt bij regen in de nacht ervoor, en of er een onderzeil nodig is.
• Zorg voor licht boven de vloer. Een donkere dansvloer blijft leeg.
• Controleer de stroom: een LED-vloer, licht en de dj-set op één groep gaat niet goed.

Zo regel je de dansvloer in vijf stappen

1. Bepaal of je ondergrond het aankan, en meet de beschikbare ruimte op.
2. Reken het formaat uit op basis van je avondgasten en neem een maat ruimer.
3. Vraag twee offertes met bezorging, opbouw, afbraak en ophalen erin.
4. Kies het type vloer op antislip en op de ondergrond, niet alleen op het uiterlijk.
5. Stem opbouwtijd en stroom af met je tentverhuurder en je dj.