Welke formulieren en documenten vraagt de gemeente als je gaat trouwen?

In Nederland doe je een melding voorgenomen huwelijk bij de gemeente waar je trouwt, minimaal veertien dagen en maximaal een jaar voor de dag zelf. Je hebt daarvoor een geldig identiteitsbewijs van jullie allebei nodig en de gegevens van twee tot vier getuigen. In Belgie doe je een aangifte van huwelijk bij de gemeente waar een van jullie staat ingeschreven, ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen voor de trouwdatum. De ambtenaar haalt daar de meeste akten zelf op uit de registers.

Meestal is dat het hele verhaal. Het wordt pas een klus als een van jullie in het buitenland geboren is, een andere nationaliteit heeft, eerder getrouwd is geweest of niet in het bevolkingsregister staat. Dan komen er akten, vertalingen en soms legalisaties bij, en daar gaan zomaar zes tot acht weken overheen. Vraag dus vroeg bij jouw gemeente na welke papieren zij precies willen zien, want elke gemeente vult de lijst net iets anders in.

Wat vraagt de Nederlandse gemeente precies?

De melding voorgenomen huwelijk, vroeger ondertrouw genoemd, regel je bij de gemeente waar de ceremonie plaatsvindt. Dat hoeft niet je woongemeente te zijn: je mag in heel Nederland trouwen. In veel gemeenten doe je de melding online met DigiD, bij andere kom je langs op afspraak.

Wat ze standaard van je willen:

• Een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs van jullie allebei.
• De namen, geboortedata en een kopie van het identiteitsbewijs van twee tot vier getuigen, allemaal achttien jaar of ouder.
• Een keuze voor datum, tijd, locatie en of je een trouwboekje wil.
• Sta je niet ingeschreven in de gemeente waar je trouwt, dan soms een uittreksel uit de basisregistratie personen.

Ben je allebei in Nederland geboren en sta je gewoon ingeschreven, dan haalt de gemeente je geboortegegevens zelf op. Je hoeft dan geen geboorteakte aan te leveren. Het officiele gedeelte van je dag hangt verder vooral af van wat je met de ambtenaar afspreekt.

Wat vraagt de Belgische gemeente?

In Belgie heet het huwelijksdossier. Je maakt een afspraak bij de burgerlijke stand van de gemeente waar een van jullie is ingeschreven. Sinds de akten in de digitale databank staan, haalt de ambtenaar je geboorteakte, je bewijs van woonst, je nationaliteit en je burgerlijke staat meestal zelf op. Jullie identiteitskaarten volstaan dan.

Twee verschillen met Nederland vallen op. Ten eerste zijn getuigen in Belgie niet verplicht: je mag er nul tot vier hebben, meestal maximaal twee per partner. Ten tweede trouw je er in principe in de gemeente waar een van jullie woont. Wil je ergens anders trouwen omdat de zaal daar staat, vraag die gemeente dan eerst of dat mag, want dat verschilt.

Sommige gemeenten vragen je bij de aangifte al een formulier in te vullen over jullie verhaal, jullie muziekkeuze en de naam die je op de akte wil. Andere doen dat pas in een apart gesprek.

Hoeveel tijd van tevoren regel je dit?

Zet twee momenten in je planning. Het eerste is het reserveren van datum en zaal bij de gemeente: dat kan in Nederland tot een jaar vooruit en is vaak het moment waarop de trouwdatum echt vastligt. Het tweede is de melding of aangifte zelf, die in beide landen niet eerder mag dan de wettelijke termijn.

Praktisch: reserveer de datum zodra je hem weet, zet de melding of aangifte in je agenda op ongeveer drie maanden voor de bruiloft, en verzamel buitenlandse documenten al een half jaar vooruit. Zet die drie momenten meteen in je checklist, dan schuift het niet weg tussen de leukere klussen.

Wat kost de papierwinkel?

Reken in Nederland op leges voor het huwelijk zelf. Die verschillen sterk per gemeente en per dagdeel: een doordeweekse ochtend is vaak enkele honderden euro's, een zaterdag loopt in sommige gemeenten op tot ruim boven de duizend euro. Elke Nederlandse gemeente moet daarnaast kosteloos trouwen aanbieden, op vaste tijdstippen, in een kleine ruimte en zonder toespraak. Een trouwboekje kost meestal tussen de dertig en tachtig euro.

In Belgie is trouwen in het gemeentehuis in veel gemeenten gratis of erg goedkoop, en betaal je vooral voor het trouwboekje, ruwweg vijftien tot vijftig euro. Sommige gemeenten rekenen een toeslag voor een zaterdag. Vraag het exacte tarief op bij je gemeente en zet het bedrag in je budgetplanner, want het is een post die veel koppels vergeten.

Wat als een van jullie in het buitenland geboren is?

Dan wordt de lijst langer. Je hebt vrijwel altijd een geboorteakte uit het land van herkomst nodig, vaak gelegaliseerd of voorzien van een apostille, en vertaald door een beedigd vertaler. Ben je eerder getrouwd geweest, dan komt daar een echtscheidingsakte of overlijdensakte bij.

Heeft een van jullie geen Nederlandse of Belgische nationaliteit, dan vraagt de gemeente meestal een verklaring uit het land van herkomst dat er geen huwelijksbeletsel is. In Nederland komt daar bij verblijf in het land vaak een verklaring van de immigratiedienst over de verblijfsstatus bij. Deze papieren hebben soms een beperkte geldigheidsduur, dus vraag ze niet te vroeg en niet te laat aan.

Bel in dit geval echt even met de burgerlijke stand voordat je iets bestelt. Een medewerker die je dossier kent, bespaart je een dure vertaling die je niet nodig had.

Zo houd je de papieren onder controle

1. Reserveer datum, tijd en zaal bij de gemeente zodra de datum vaststaat.
2. Vraag in dezelfde mail of hetzelfde gesprek de volledige documentenlijst op, en zet die lijst op papier.
3. Vraag buitenlandse akten, legalisaties en vertalingen minstens een half jaar vooruit aan.
4. Doe de melding of aangifte ongeveer drie maanden voor de bruiloft, met de getuigengegevens al compleet.
5. Bewaar alles samen in een map en neem die mee naar elke afspraak op het gemeentehuis.

Loop je daarna nog tegen een categorie leveranciers aan die je nog niet geregeld hebt, dan vind je die per regio bij de leveranciers op het portaal. Maar eerst de papieren: zonder die handtekening is de rest versiering.