Herinnering rsvp bruiloft: 8 berichten voor gasten die zwijgen

Reageren gasten niet op je uitnodiging, stuur dan een kort en persoonlijk bericht met hun naam, de antwoordlink en de datum waarop je de aantallen doorgeeft. Eén vraag, geen verwijt. Begin twee weken voor je deadline, volg op de deadline zelf op en bel daarna wie nog openstaat. Hieronder staan acht berichten die je zo kunt kopiëren.

Stilte betekent bijna nooit dat iemand niet wil komen. De uitnodiging ligt onder een stapel post, de link zit begraven in een appgesprek, of je gast wacht op zijn partner die nog in de agenda moet kijken. Een herinnering is dus geen zeuren maar een handje helpen. Het scheelt veel als je precies weet wie er nog ontbreekt, zodat je niet de hele lijst opnieuw aanschrijft. In de gastenlijst met rsvp zie je per naam of er al antwoord is, en stuur je de persoonlijke link van die ene gast opnieuw door.

Wanneer stuur je een herinnering voor de rsvp?

Drie momenten volstaan. Meer berichten gaan irriteren, minder levert te weinig antwoorden op.

• Twee weken voor je antwoorddatum: een luchtig berichtje aan iedereen die nog openstaat.
• Op de antwoorddatum zelf: een duidelijker bericht met de reden waarom je het nu wil weten.
• Twee tot vier dagen erna: persoonlijk contact, liefst met een telefoontje.

Hoe je die antwoorddatum zelf kiest, teruggerekend vanaf je cateraar, staat in hoe lang vooraf je om een rsvp vraagt.

Welke herinneringsberichten kun je sturen?

Pas namen, data en de link aan. De berichten zijn geschreven voor een app of sms, nummer 4 is bedoeld voor een mail.

Twee weken voor de deadline

1. Luchtig: "Hoi Sanne! Op 1 mei geven wij de aantallen door aan de zaal, en jouw naam staat nog op 'onbekend'. Laat je via deze link even weten of je erbij bent? [link] Liefs, Eline en Joris"

2. Met een knipoog: "Kleine vraag van de tafelschikkingscommissie (dat zijn wij): mogen we een stoel voor jou en Bart klaarzetten? Antwoorden kan tot 1 mei via [link]."

Op de dag van de deadline

3. Duidelijk en vriendelijk: "Hoi Pieter, vandaag kun je nog laten weten of je op onze trouwdag bent. Morgen sturen we de aantallen naar de cateraar. Lukt het om nog snel te antwoorden? [link]"

4. Per mail, voor ooms, tantes of collega's: "Beste Marc en Hilde, we kijken ernaar uit om jullie op 12 juni te zien. Omdat we deze week het aantal gasten moeten doorgeven, willen we vragen of jullie laten weten of jullie komen. Dat kan via de link hieronder of met een telefoontje. Hartelijke groet, Eline en Joris"

Na de deadline

5. Persoonlijk: "Hey Lies, ik zie je antwoord nog niet staan en ik wil je echt niet missen in de telling. Ben je er op de 12e? Een ja of nee is genoeg, de rest regel ik wel."

6. Laatste bericht, met een uitweg: "Hoi Tom, we hebben nog niets van je gehoord, dus we gaan er voorlopig van uit dat het je niet lukt op 12 juni. Klopt dat niet, laat het dan vóór vrijdag weten, dan kijken we wat er nog kan."

Bijzondere gevallen

7. Via je ouders, voor oudere familie: "Mama, wil jij tante Josée even bellen? Ze heeft nog niet laten weten of ze komt en we geven de aantallen vrijdag door. Als ze komt, vraag dan ook of ze iets niet mag eten."

8. Voor wie mondeling ja zei: "Wat fijn dat je komt! Wil je het nog even via de link aanvinken? Dan staat je naam meteen goed bij de tafelschikking en weet de keuken wat je eet. [link]"

Hoe herinner je zonder dat het opdringerig voelt?

De toon zit in kleine keuzes. Deze vuistregels houden het vriendelijk:

• Spreek één persoon aan, bij naam. Een bericht aan "iedereen die nog niet gereageerd heeft" voelt als een rondzendmail.
• Nooit in de groepsapp. Wie daar met naam genoemd wordt, voelt zich terechtgewezen voor de rest van de vriendengroep.
• Geef een reden. "De zaal wil het aantal weten" werkt beter dan "je bent te laat".
• Zet de link er opnieuw in. Niemand gaat terugscrollen naar een bericht van zes weken geleden.
• Vraag één ding. Komt hij of niet. Dieetwensen en vervoer volgen daarna vanzelf via het formulier.

Verschilt de aanpak in Nederland en België?

Het principe is hetzelfde, de groepen niet. In Nederland gaat de herinnering meestal naar daggasten en avondgasten, en is een appje de gewoonste weg. In België werk je vaak met aparte groepen voor de receptie, het diner en het dansfeest. Receptiegasten hoeven doorgaans niet te antwoorden, dus stuur je herinneringen daar enkel naar de gasten voor wie je een stoel of een couvert reserveert. Vlaamse familie verwacht bovendien sneller een telefoontje dan een berichtje, zeker bij de oudere generatie. Bericht 7 is daarvoor bedoeld.

Wat doe je als iemand na alles nog niets laat weten?

Na een bericht op de deadline en een telefoontje erna mag je een knoop doorhakken. Zet de gast in je lijst op "komt niet" en stuur bericht 6, zodat hij weet waar hij aan toe is en nog kan reageren. Dat is eerlijker dan een stoel vrijhouden die leeg blijft en waarvoor je wel betaalt.

Reken er ook op dat een deel van de ja-zeggers alsnog afvalt door ziekte of iets anders onverwachts. Hoeveel ruimte je daarvoor laat, lees je in hoeveel van je genodigden er echt komen.

Stappenplan: zo werk je je lijst van stille gasten af

1. Filter je gastenlijst op iedereen zonder antwoord en tel ze.
2. Verdeel de namen: jij neemt je eigen kant, je partner de zijne, een ouder de oudere familie.
3. Stuur twee weken voor de deadline bericht 1 of 2, met de persoonlijke link.
4. Stuur op de deadline bericht 3 of 4 aan wie nog openstaat.
5. Bel twee tot vier dagen later iedereen die dan nog ontbreekt.
6. Zet wie na het telefoontje stil blijft op "komt niet" en stuur bericht 6.
7. Geef pas daarna je aantal door aan de cateraar.

Houd tijdens die rondes één lijst bij in plaats van losse notities. In de gastenlijst met rsvp zie je na elk bericht wie er intussen heeft geantwoord, zodat je niemand twee keer lastigvalt.