Hoeveel van je genodigden komen er uiteindelijk echt?

Reken erop dat tien tot twintig procent van je genodigden afzegt als iedereen in Nederland of Belgie woont. Nodig je veel mensen uit die ver moeten reizen of in het buitenland zitten, dan kan dat oplopen tot dertig of veertig procent. Voor een lijst van honderdtwintig namen betekent dat in de praktijk vaak negentig tot honderdtien gasten aan tafel.

Dat lijkt een klein detail, maar het is de post waar het meeste geld in zit. Een dinergast kost in Nederland en Belgie al gauw 100 tot 200 euro all-in, een gast die alleen het avondfeest meemaakt 30 tot 60 euro. Reken je vijftien mensen te veel, dan betaal je zo 1.500 tot 3.000 euro voor lege stoelen. Reken je te krap, dan sta je een week voor de dag te zoeken naar extra couverts. Hieronder lees je hoe je het echte aantal zo dicht mogelijk benadert.

Hoeveel procent zegt er gemiddeld af?

Er bestaat geen exact percentage, maar er zijn wel bruikbare vuistregels. Bij een bruiloft waar de meeste gasten binnen een uur rijden wonen, ligt het aantal afzeggingen meestal tussen tien en twintig procent. Moeten mensen een overnachting boeken of een vlucht nemen, dan loopt dat snel op naar dertig procent of meer. Bij een bruiloft in het buitenland is de helft afzeggen niet ongewoon.

Kijk ook naar het soort uitnodiging. Wie alleen voor het avondfeest wordt gevraagd, voelt minder verplichting dan wie voor de hele dag is uitgenodigd; bij die groep zie je vaak een hoger percentage afzeggingen en meer mensen die niet komen opdagen zonder af te zeggen. Datum speelt eveneens mee: een zaterdag in het hoogseizoen concurreert met andere bruiloften, en in de schoolvakanties is een deel van je lijst gewoon weg.

Wie zeggen er meestal af, en wanneer?

Er zit een patroon in. Collega's en kennissen haken het vaakst af, gevolgd door verre familie en vrienden die verhuisd zijn. Gezinnen met jonge kinderen zeggen vaak op het laatste moment af, en ouderen laten het afhangen van hun gezondheid dichter bij de datum. Directe familie en goede vrienden komen bijna altijd.

Qua timing zie je twee golven. De eerste komt binnen twee weken na de uitnodiging: mensen die al iets anders hebben of het te ver vinden. De tweede komt in de laatste twee weken: ziekte, werk, en gedoe thuis. Houd voor die laatste golf altijd wat ruimte, want daar kun je niets meer aan veranderen. Praktisch betekent het dat je je tafelschikking pas in de laatste week definitief maakt, en dat je de naamkaartjes zo laat mogelijk print. Hoe je de antwoorden bijhoudt lees je in ons stuk over het bijhouden van je gastenlijst.

Hoe reken je van je lijst naar een realistisch aantal?

Doe het in drie stappen. Deel je lijst eerst in drie groepen: zeker (directe familie, getuigen, beste vrienden), waarschijnlijk (goede vrienden, naaste familie) en onzeker (collega's, verre kennissen, mensen die ver wonen). Reken daarna per groep met een eigen percentage: bij de zekere groep vijf procent afzeggingen, bij de waarschijnlijke vijftien, bij de onzekere dertig tot veertig.

Een voorbeeld met honderdtwintig genodigden: veertig zeker, vijftig waarschijnlijk, dertig onzeker. Dan kom je uit op ongeveer achtendertig plus tweeënveertig plus twintig, samen honderd gasten. Dat is een stuk bruikbaarder dan blind twintig procent van het totaal aftrekken. Houd die schatting bij in de gastenlijsttool, waarin je dag- en avondgasten apart kunt bijhouden en per naam kunt bijwerken zodra iemand antwoordt.

Wat spreek je af met je locatie en cateraar?

Kijk goed naar drie punten in het contract. Ten eerste het minimumaantal: veel locaties werken met een ondergrens, bijvoorbeeld tachtig couverts, die je hoe dan ook betaalt. Ten tweede de marge: sommige cateraars staan toe dat je het aantal tot een week vooraf met tien procent naar beneden bijstelt, andere leggen het aantal veel eerder vast. Ten derde de deadline voor het definitieve aantal, meestal zeven tot veertien dagen voor de dag.

Vraag ook wat er gebeurt bij een gast die niet komt opdagen. Die betaal je vrijwel altijd gewoon, want het eten is dan al ingekocht. Vraag daarnaast of je op de dag zelf nog een paar extra couverts kunt bijzetten en wat dat kost; veel keukens houden een kleine reserve aan. Bij het vergelijken van cateraars is dit soort flexibiliteit minstens zo belangrijk als de prijs per couvert.

Hoe krijg je op tijd antwoord?

Zet één duidelijke antwoorddatum op de uitnodiging, ongeveer vier tot zes weken voor de bruiloft en minstens twee weken voor de deadline van je cateraar. Maak antwoorden zo makkelijk mogelijk: een knop op jullie trouwwebsite werkt sneller dan een antwoordkaart die iemand nog moet posten. Vraag in één keer alles wat je nodig hebt: komt hij, met hoeveel personen, dieetwensen, en of hij bij het avondfeest blijft.

Reken erop dat ongeveer een derde niet uit zichzelf antwoordt. Plan daarom een week na de antwoorddatum een avond in om de rest na te bellen of te appen. Verdeel die lijst met je partner, en houd het kort: "we geven het aantal vrijdag door aan de zaal, kunnen we op je rekenen?" Dat werkt beter dan een algemene herinnering in een groepsapp. Hoe je vooraf tot een werkbaar aantal komt, staat in ons stuk over het bepalen van je aantal gasten.

Zo kom je tot een betrouwbaar aantal

1. Deel je lijst in zeker, waarschijnlijk en onzeker, en reken per groep met een eigen percentage.
2. Zet een antwoorddatum op de uitnodiging die twee weken voor de deadline van je cateraar ligt.
3. Vraag in het contract naar minimumaantal, bijstelmarge en de kosten van extra couverts.
4. Bel een week na de antwoorddatum de achterblijvers na, verdeeld tussen jullie twee.
5. Houd tot de dag zelf twee of drie stoelen achter de hand voor last minute wisselingen.