Leverancier ziek op je trouwdag? Zo regel je een vervanger

Valt een leverancier ziek uit op je trouwdag, dan regelt in de meeste gevallen de leverancier zelf een vervanger, als dat vooraf in het contract staat. Jullie taak is drie dingen klaar te hebben: die afspraak op papier, één persoon die op de dag de telefoon overneemt, en per leverancier een reservenaam voor als de vervanging niet lukt.

Ziekte is de meest voorkomende reden dat een leverancier niet komt opdagen, en je kunt er niets tegen doen. Je kunt wel zorgen dat het geen paniek wordt. Een fotograaf die werkt in een netwerk van collega's is snel vervangen, een zelfstandige visagist zonder vaste achtervang veel minder. Zet daarom alle contactgegevens, aankomsttijden en reservenamen op één plek in je draaiboek, zodat iemand anders het op de dag kan oppakken.

Wat spreek je vooraf af voor als een leverancier uitvalt?

De beste vervanging regel je maanden van tevoren, bij het tekenen. Vraag elke leverancier hoe hij ziekte opvangt, en laat het antwoord in het contract of de bevestiging zetten.

Een goede vervangingsafspraak bevat:

• Wie de vervanger zoekt: de leverancier zelf, niet jullie.
• Dat de vervanger een vergelijkbaar niveau en dezelfde stijl heeft.
• Dat jullie het werk van de vervanger mogen zien voor de dag, als de tijd het toelaat.
• Dat er geen meerkosten zijn als de vervanger duurder is.
• Wat er met jullie betaling gebeurt als er geen vervanger komt.

Krijg je een vaag antwoord als "dat is nog nooit gebeurd", vraag dan door naar de naam van de collega die hij zou bellen. Een leverancier die die naam meteen noemt, heeft er echt over nagedacht. Kan hij dat niet, dan weet je dat je voor dat vakgebied zelf een reserve moet zoeken.

Dj-bureaus en grotere fotostudio's hebben dit vaak standaard geregeld. Het verschil met een losse dj staat in een dj-boekingskantoor of een losse dj. Bij een fotograaf hoort deze afspraak in hetzelfde contract als de levertijd en de rechten op de foto's. Waar je verder op let, lees je in het contract van je trouwfotograaf.

Wie belt er op de dag zelf?

Niet jullie. Op je trouwdag sta je onder de douche, zit je bij de visagist of loop je naar het gemeentehuis. Geef de telefoonrol aan je ceremoniemeester of een getuige die rustig blijft.

Die persoon krijgt een lijst met per leverancier:

• Naam, gsm-nummer en een tweede nummer van een collega of het kantoor.
• Afgesproken aankomsttijd en wat de leverancier precies komt doen.
• De reservenaam en het nummer van die reserve.
• Wat al betaald is en wat nog openstaat.

Spreek af dat leveranciers bij een probleem eerst die persoon bellen. Laat hem ook zelf bellen als een leverancier een kwartier na de afgesproken tijd niet binnen is. Hoe je het draaiboek met elke partij deelt, staat in draaiboek delen met leveranciers.

Hoe vind je op korte termijn een vervanger?

Lukt het de leverancier niet, dan zoek je zelf. Per vakgebied werkt dat anders.

• Dj of muzikant: bel een boekingskantoor in de buurt. Lukt dat niet, dan kan een goede playlist op de installatie van de zaal de avond redden.
• Fotograaf: vraag in lokale netwerken van fotografen, of zet een paar gasten met een goede camera in en verzamel alle beelden achteraf.
• Visagist of kapper: bel salons in de buurt van je voorbereidingsplek. Een getuige die handig is met make-up, kan de basis doen.
• Bloemist: een plaatselijke bloemenwinkel kan vaak nog een eenvoudig boeket maken.
• Taart: een goede bakker in de buurt, of een dessertbuffet van de cateraar.
• Ceremoniespreker: een vriend met een heldere stem kan een vrije ceremonie leiden.

Vrijwel alles is op te vangen, behalve het jawoord. Daarvoor heb je een bevoegde ambtenaar nodig. In Nederland heeft de gemeente vaste trouwambtenaren die kunnen invallen, al is een vriend die alleen voor jullie dag tot buitengewoon ambtenaar is benoemd niet zomaar te vervangen. In België voltrekt de burgemeester of een schepen het huwelijk, en de gemeente zorgt bij ziekte zelf voor een andere schepen.

Wat gebeurt er met je geld als het misloopt?

Dat hangt af van wat er in het contract staat. In zowel Nederland als België geldt ziekte vaak als overmacht, waardoor een leverancier meestal geen schadevergoeding verschuldigd is. Dat betekent niet dat hij het bedrag mag houden voor werk dat hij niet heeft gedaan. Vraag daarom altijd een schriftelijke afspraak over terugbetaling. Heb je via een bureau geboekt, lees dan ook hun algemene voorwaarden. Soms regelt het bureau de vervanging of de terugbetaling, en niet de muzikant of fotograaf zelf.

Twee dingen helpen achteraf:

• Bewaar alle berichten en de afspraken over aankomsttijd, zodat je kunt aantonen wat er niet geleverd is.
• Kijk of je een huwelijksverzekering hebt die het niet verschijnen van een leverancier dekt. Wat zo'n polis wel en niet vergoedt, staat in wat een huwelijksverzekering dekt.

Kom je er met de leverancier niet uit, dan kun je in Nederland terecht bij het Juridisch Loket en in België bij de Consumentenombudsdienst.

Hoe zet je in een uur een noodplan klaar?

Je hoeft niet voor elk scenario een uitgewerkt plan te maken. Een uur werk een paar weken voor de bruiloft is genoeg.

1. Zet alle leveranciers in één lijst met nummer, tweede nummer en aankomsttijd.
2. Vraag elke leverancier per bericht hoe hij ziekte opvangt, en noteer het antwoord.
3. Zoek per vakgebied één reservenaam in de buurt van je locatie.
4. Kies wie op de dag de telefoon doet en geef die persoon de lijst.
5. Spreek af wanneer die persoon jullie inlicht: alleen als er een beslissing nodig is.
6. Zet de lijst in je draaiboek, zodat ook de zaal en de ceremoniemeester hem hebben.

Wil je de nummers ook op papier bij de hand hebben, dan is een noodkaart een optie om in je tas of bij de ceremoniemeester te steken.