Rsvp bruiloft vragen: wat zet je op je antwoordformulier?

Op een goed rsvp-formulier staan vijf tot acht vragen, elk met vaste antwoordopties: of je gast komt, voor welke dagdelen, met wie, welke dieetwensen er zijn en hoe je hem kunt bereiken. Alles wat je cateraar, je tafelschikking of je vervoer nodig heeft, vraag je meteen. De rest laat je weg.

Het verschil tussen een formulier dat werkt en een formulier dat ergert, zit vooral in de formulering. "Komen jullie?" lijkt duidelijk, tot een gast met drie kinderen ja aanvinkt en jij niet weet of dat voor twee of vijf stoelen is. Hieronder staan per vraag woorden die je zo kunt overnemen, met de antwoordopties erbij. Hoe je zo'n formulier online zet met een eigen link per gast, lees je in de rsvp van je bruiloft online regelen. De vragen zelf zet je in de gastenlijst met rsvp, waar elk antwoord meteen naast de juiste naam belandt.

Welke vragen horen op elk rsvp-formulier?

Vier vragen kun je niet missen. Zet ze bovenaan, in deze volgorde, want wie op zijn telefoon antwoordt, haakt na de eerste paar velden sneller af.

1. "Ben je erbij?" Antwoordopties: "Ja, ik kom graag" en "Helaas, ik kan er niet bij zijn". Laat een derde knop als "misschien" weg: die schuift je probleem alleen vooruit.
2. "Bij welke delen van de dag ben je er?" Toon alleen de dagdelen waarvoor die gast gevraagd is. Een avondgast die het diner ziet staan, gaat zich afvragen waarom hij daar niet bij hoort.
3. "Met wie kom je?" Laat de naam van elke persoon apart invullen in plaats van één getal. Een getal zegt "3", namen zeggen "Lotte, Daan en baby Mila", en dan weet je meteen dat er een kinderstoel nodig is.
4. "Hoe bereiken we je als er iets verandert?" Een telefoonnummer of mailadres. Handig als het programma schuift of als je vlak voor de dag nog een praktische mail stuurt.

Bij vraag 3 zit de valkuil van de plus-één. Heb je iemand zonder partner uitgenodigd, laat het veld dan niet open staan. Schrijf liever: "We hebben voor jou één plaats gereserveerd." Dat klinkt vriendelijk en voorkomt een gesprek achteraf. Mag iemand wel iemand meebrengen, zet dan: "Je mag iemand meebrengen. Hoe heet je gezelschap?"

Hoe vraag je naar dieet, allergieën en menukeuze?

Splits dit in twee vragen, want een cateraar behandelt een voorkeur anders dan een allergie.

• "Eet je vegetarisch, veganistisch of laat je iets anders liever staan?" met vinkjes voor de gangbare keuzes en een vakje "anders, namelijk".
• "Heb je een allergie waar de keuken rekening mee moet houden?" als open veld, met als voorbeeld "noten, gluten, lactose".

Werk je met een menukeuze per gang, zet dan per persoon de opties naast elkaar: "Hoofdgerecht voor Lotte: vis, vlees of vegetarisch". Vraag dat alleen als je cateraar het echt per couvert nodig heeft. Anders levert het vooral extra werk op, voor je gasten en voor jou bij het doorgeven.

Een tip die zelden in voorbeelden staat: vraag bij kinderen ook de leeftijd. Veel cateraars werken met een kindermenu tot een bepaalde leeftijd, en peuters eten vaak gewoon mee van het bord van mama of papa. Met de leeftijd erbij hoef je achteraf niemand op te bellen.

Welke extra vragen maken je planning makkelijker?

Niet elke bruiloft heeft ze nodig, maar deze vragen besparen je later telefoontjes:

• "Rij je mee met de pendelbus?" Ja of nee, met het vertrekuur erbij. Zo weet je hoeveel plaatsen je moet vastleggen.
• "Blijf je in de buurt overnachten?" Handig als je een blok kamers hebt gereserveerd of gasten van ver laat komen.
• "Welk nummer krijgt jou zeker op de dansvloer?" Leuk voor de dj, en je krijgt een playlist die van jullie gasten zelf komt.
• "Plan je iets voor tijdens het feest?" Voor wie een speech, lied of filmpje voorbereidt. Zo heeft je ceremoniemeester één overzicht.
• "Is er nog iets dat we moeten weten?" Een open veld voor rolstoeltoegang, een late aankomst of een vroeg vertrek.

Kies er hooguit twee of drie. Elke vraag die je toevoegt, is een vraag die iemand moet lezen voor hij op verzenden drukt.

Wat verschilt er tussen Nederland en België?

In Nederland draait het formulier meestal om twee groepen: daggasten en avondgasten. Een eenvoudige vraag per dagdeel volstaat dan. In België zie je vaker drie of vier momenten: de ceremonie, de receptie, het diner en het dessert- of dansfeest. Daar loont het om elk moment apart te laten aanvinken, met het uur erbij, zodat een gast niet denkt dat "receptie" ook het eten inhoudt.

Ook het woordgebruik verschilt. Een Vlaamse gast vult zijn gsm-nummer in, een Nederlandse zijn 06-nummer. Een vraag als "Kom je naar het dessertbuffet?" is in Vlaanderen meteen duidelijk, terwijl je in Nederland beter "Kom je na het diner naar het feest?" schrijft. Pas je formulering aan op het land waar de meeste gasten wonen. Hoe je die groepen vooraf verdeelt, staat in daggasten en avondgasten indelen.

Welke vragen laat je beter weg?

Sommige vragen voelen logisch, maar leveren niets op of zetten je gasten ongemakkelijk neer:

• Vragen over het cadeau. Zet je wensen op de trouwwebsite, niet in het antwoordformulier.
• "Waarom kun je niet komen?" Een afzegging is genoeg. De reden hoor je wel als iemand hem wil vertellen.
• Een tweede adres of een geboortedatum. Alleen als je er echt iets mee doet, zoals een kaartje achteraf.
• Vragen die je al weet. Staat de naam vooraf ingevuld via een persoonlijke link, vraag hem dan niet opnieuw.

Checklist: zo test je je formulier voor je het verstuurt

1. Vul het zelf in op je telefoon en let op hoe lang je erover doet. Meer dan twee minuten is te lang.
2. Laat een oudere tante of oom het proberen. Struikelt die ergens, dan doen anderen dat ook.
3. Kijk na of elke gast alleen de dagdelen ziet waarvoor hij gevraagd is.
4. Zet de antwoorddatum boven het formulier, voluit geschreven.
5. Stuur een testantwoord en kijk of het op de goede plaats in je lijst landt.
6. Lees elke vraag hardop: klinkt hij als jullie, of als een formulier van de belastingdienst?

Werk je met de gastenlijst met rsvp, dan zie je na die testronde per naam wat er binnenkomt. Zo merk je bij de eerste echte antwoorden meteen of je vragen doen wat ze moeten doen.