Hoe regel je de rsvp van je bruiloft online?

Je zet één antwoordformulier op je trouwwebsite en geeft elke gast daar een eigen link of een QR-code naartoe. Wie antwoordt, landt rechtstreeks in jullie gastenlijst, met dagdeel, aantal personen en dieetwensen erbij. Een papieren antwoordkaart met postzegel is dan niet meer nodig.

Rsvp betekent niets anders dan: laat weten of je komt. Online gaat dat sneller, maar de echte winst zit in wat je meteen mee uitvraagt. Alleen de ceremonie of ook het avondfeest, een notenallergie, een kinderstoel, een liedje voor de dansvloer: antwoorden die je anders drie keer per telefoon moet achterhalen. Hieronder staat welke velden zinvol zijn, hoe een persoonlijke link werkt, en hoe je omgaat met de mensen die blijven zwijgen.

Welke vragen stel je in je antwoordformulier?

Houd het kort genoeg om op een telefoon in te vullen, en vraag alles wat je later nodig hebt voor je cateraar en je tafelschikking:

• Komt de gast wel of niet. Eén knop, geen open veld.
• Welk dagdeel. Ceremonie, receptie, diner, avondfeest: laat per onderdeel aanvinken waar je gast bij is.
• Met hoeveel personen, met de namen van de partner en de kinderen erbij.
• Dieetwensen en allergieën, als vrij tekstveld. Vegetarisch, glutenvrij en "geen vis" komen bijna altijd voorbij.
• Vervoer of overnachting, als je gasten van verder komen of een shuttle regelt.
• Een muziekverzoek, leuk om te vragen en handig voor je dj.
• Een vrij veld voor alles wat je niet voorzien had.

Wat je beter weglaat: cadeautips, een tweede e-mailadres en vragen waar je niets mee doet. Elk extra veld kost antwoorden, want wie halverwege afhaakt op zijn telefoon komt meestal niet terug. Zet de belangrijkste drie velden bovenaan en de rest eronder.

Hoe werkt een eigen link of QR per gast?

Bij ons werkt het zo: je vult je namen in de gastenlijst met RSVP in, en elke naam krijgt een eigen link. Die link opent het formulier met de naam al ingevuld, zonder inlog en zonder wachtwoord. De gast vinkt aan bij welk dagdeel hij is, en zijn antwoord staat direct naast zijn naam in jullie lijst.

Dat persoonlijke adres lost twee dingen op. Je weet altijd wie er geantwoord heeft, ook als iemand alleen een voornaam invult. En niemand kan per ongeluk voor een ander antwoorden of zichzelf aan het diner toevoegen terwijl hij voor het avondfeest was gevraagd. Van dezelfde link maak je een QR-code die je op de kaart of op een bordje bij de deur zet. Hoe je de rest van je gratis trouwwebsite inricht, met het programma en de route erbij, staat in ons artikel over een trouwwebsite maken.

Wanneer vraag je antwoord, en wanneer is dat te laat?

Reken terug vanaf je locatie. De meeste zalen en cateraars willen het definitieve aantal één tot twee weken voor de dag, en daarna gaat het tarief per persoon niet meer omlaag. Zet je antwoorddatum daar ruim voor, zodat je nog tijd hebt om te bellen.

Een werkbaar ritme: save the date rond negen tot twaalf maanden vooraf, de uitnodiging met de link acht tot tien weken vooraf, en antwoord vragen vier tot zes weken vooraf. Noem die datum twee keer, op de kaart en op de website zelf, en schrijf hem voluit. Zet de eerste herinnering een week voor de deadline en de tweede een week erna.

Verschilt dit tussen Nederland en België?

De techniek is hetzelfde, de gewoonten niet. In Nederland werken koppels vaak met daggasten en avondgasten, en is een digitale uitnodiging met een antwoordknop inmiddels normaal. Een online formulier sluit daar goed op aan, zolang je per gast duidelijk maakt voor welk deel hij gevraagd is.

In België zit er meestal een receptie tussen de ceremonie en het diner, en worden er drie groepen door elkaar uitgenodigd: receptie, diner en dessert of avondfeest. Dat maakt antwoorden per dagdeel belangrijker, want een gast die "ja" aanvinkt zonder dat onderscheid, kun je niet inplannen. Papier ligt in België ook zwaarder: bij oudere familie wordt een gedrukte kaart nog verwacht. De praktische oplossing is in beide landen dezelfde: druk de kaart, maar laat het antwoord online gebeuren via een QR-code of een korte webadres. Wie het liever belt, bel je gewoon zelf en zet je er met de hand bij.

Wat doe je met gasten die niet reageren?

Daar ontkom je niet aan, dus plan het in. Een deel van je gasten vergeet het gewoon, en dat zegt niets over of ze komen. Online zie je in elk geval precies wie het nog is, zonder dat je stapeltjes kaarten hoeft te sorteren.

1. Stuur één vriendelijke herinnering naar iedereen die nog openstaat, met de link erin.
2. Bel of app daarna persoonlijk. Twee regels zijn genoeg: "we moeten de aantallen doorgeven, red je het?"
3. Verdeel de bellijst. Jij neemt jouw familie, je partner de zijne, en de ceremoniemeester de vrienden.
4. Hoor je na twee pogingen niets, zet de gast dan op niet aanwezig en laat het weten. Dat is eerlijker dan een stoel vrijhouden.

Hoe je de lijst daarna netjes bijhoudt tot het laatste aantal, met een reservelijst erbij, lees je in je gastenlijst bijhouden tot het definitieve aantal.

Zo staat jullie rsvp deze week klaar

1. Zet je trouwwebsite online en vul de namen van je gasten in je gastenlijst in.
2. Bepaal per naam welk dagdeel hij gevraagd wordt, voor je de links verstuurt.
3. Kies je velden en gooi alles weg wat je niet gaat gebruiken.
4. Zet de antwoorddatum vast, minstens drie weken voor je locatie het aantal vraagt.
5. Verstuur de persoonlijke links, en druk de QR-code op de kaart voor wie geen mail leest.
6. Zet twee herinneringen in je agenda en verdeel de bellijst vooraf.
7. Geef het aantal pas door nadat je de lijst hebt nagelopen op kinderen en dieetwensen.