Trouwambtenaar op locatie: kan dat buiten je gemeente?

Niet zomaar. Een trouwambtenaar is beëdigd in één gemeente en mag alleen binnen die gemeente een huwelijk voltrekken. Willen jullie met jullie eigen ambtenaar in een andere gemeente trouwen, dan moet die gemeente hem of haar eerst voor jullie trouwdag benoemen. In België kiezen jullie de persoon niet zelf: daar voltrekt de ambtenaar van de burgerlijke stand of een schepen van de gemeente waar jullie de aangifte doen het huwelijk.

Er lopen dus twee vragen door elkaar. De eerste gaat over de plek: is die door de gemeente aangewezen als trouwlocatie? De tweede gaat over de persoon: is de ambtenaar die jullie willen daar ook bevoegd? Pas als het antwoord op beide vragen ja is, kan het huwelijk op die plek gesloten worden. Hieronder staat per land hoe dat werkt en wat jullie zelf moeten aanvragen.

Waar mag een trouwambtenaar in Nederland voltrekken?

In Nederland sluit een ambtenaar van de burgerlijke stand het huwelijk. Naast de vaste ambtenaren werken gemeenten met buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, afgekort babs. Zij worden benoemd en beëdigd door het college van burgemeester en wethouders van één gemeente, en precies daar zit de grens:

• Een babs is bevoegd in de gemeente die hem of haar heeft benoemd, en nergens anders.
• De voltrekking moet gebeuren op een plek die diezelfde gemeente als huwelijkslocatie heeft aangewezen, van de trouwzaal tot een kasteel of een museum op de lijst.
• Veel gemeenten wijzen op verzoek ook een plek aan die niet op hun lijst staat, zoals een tuin of een loods. Hoe die aanvraag verloopt, lees je in trouwen op een locatie naar keuze.
• Een ambtenaar uit de gemeente waar jullie wonen mag niet meereizen naar de gemeente waar jullie trouwen, ook niet als die ernaast ligt.

Bel of mail daarom altijd eerst de burgerlijke stand van de gemeente waar het huwelijk gesloten wordt, en niet die van jullie woonplaats. Zij gaan over de lijst met locaties, over de beschikbare ambtenaren en over de leges die daarbij horen.

Kan een ambtenaar uit een andere gemeente jullie toch trouwen?

Dat kan, maar dan via een benoeming voor één dag. De trouwgemeente benoemt de ambtenaar van jullie keuze voor die ene voltrekking tot babs van hun gemeente, en legt hem of haar de eed af. Gemeenten doen dat routineus voor een ambtenaar die elders al beëdigd is, en in veel gemeenten ook voor iemand uit jullie eigen kring die nog nooit getrouwd heeft.

Reken op een aanvraagtermijn van enkele weken tot een paar maanden. De gemeente vraagt doorgaans een kopie van het benoemingsbesluit uit de eigen gemeente van die ambtenaar, soms een verklaring omtrent het gedrag, en vaak een vergoeding voor de beëdiging. Zijn jullie nog aan het kiezen tussen een toegewezen ambtenaar en iemand die jullie zelf voordragen, dan helpt hoe je de juiste trouwambtenaar kiest bij die afweging.

Hoe werkt dat in België?

In België is de persoon geen keuze. Het huwelijk wordt voltrokken door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar jullie de aangifte van het huwelijk hebben gedaan, of door een schepen die daarvoor is aangesteld. Welke ambtenaar dienst heeft op jullie dag, bepaalt de gemeente.

Ook de plek ligt vaster dan in Nederland. De voltrekking gebeurt in het gemeentehuis, of in een gebouw dat de gemeenteraad met een raadsbeslissing als huwelijkslocatie heeft aangeduid. Steeds meer Vlaamse gemeenten hebben zo een kasteel, een hoeve of een cultuurhuis op hun lijst gezet, maar jullie eigen tuin erbij laten zetten lukt zelden. Wat altijd mag, is een vrije ceremonie met een eigen spreker op de plek van jullie keuze, los van het officiële ja-woord op het gemeentehuis. Wie bevoegd is en wat een spreker wel en niet kan doen, staat uitgebreider in wie mag een huwelijk voltrekken.

Wat heeft de ambtenaar op een externe locatie nodig?

Een aangewezen locatie is nog geen werkbare locatie. Vraag de ambtenaar vooraf wat hij of zij nodig heeft en leg dat vast bij de locatie, zeker buiten:

• Een tafel en stoelen voor de ondertekening, op een droge en vlakke plek.
• Een microfoon of geluidsinstallatie zodra er meer dan dertig gasten zijn of de ruimte hoog is.
• Een overdekte uitwijkplek bij regen, en schaduw bij hitte.
• Stroom en een plek om de map met de akte neer te leggen.
• Een parkeerplek dicht bij de ingang, en iemand die de ambtenaar opvangt en naar binnen begeleidt.
• De geldige identiteitsbewijzen van jullie en van alle getuigen, op de dag zelf.

Loop dat lijstje mee tijdens de bezichtiging. In de vragen die je stelt bij een bezichtiging staat welke afspraken je verder op papier wil hebben, en wat jullie zelf nog moeten huren. Zoeken jullie nog een plek, dan vind je er honderden bij de trouwlocaties op ons platform.

Hoeveel tijd heeft de ambtenaar voor jullie?

Minder dan koppels verwachten. Een ambtenaar krijgt per voltrekking een tijdslot, vaak van een half uur tot drie kwartier, en doet op een zaterdag meerdere huwelijken op een dag. Komt de bruid twintig minuten later, dan gaat die tijd van de ceremonie af en niet van het slot erna.

Spreek daarom af hoe laat de ambtenaar aankomt, meestal een kwartier tot een half uur voor aanvang, en wie hem of haar dan opvangt. Houd in jullie tijdschema een kwartier lucht voor de ceremonie, en spreek met de fotograaf af dat de groepsfoto's na het officiële deel komen. Zo blijft de plechtigheid zelf rustig.

Zo regelen jullie de ambtenaar op jullie locatie

1. Vraag de gemeente waar jullie trouwen of de plek al als huwelijkslocatie is aangewezen, en zo niet, hoe die aanvraag loopt.
2. Vraag in dezelfde mail welke ambtenaren vrij zijn op jullie datum en of jullie zelf iemand mogen voordragen.
3. Wil je een ambtenaar van buiten, dien de aanvraag voor de benoeming van één dag dan minstens drie maanden vooraf in.
4. Vraag de leges voor de voltrekking, de aanwijzing en de beëdiging schriftelijk op en zet die bedragen in jullie begroting.
5. Stuur de ambtenaar de praktische lijst van de locatie en bevestig aankomsttijd, geluid en de tafel voor de akte.
6. Spreek op de dag zelf één aanspreekpunt af, zodat de ambtenaar niet hoeft te zoeken wie er over het schema gaat.