Wanneer betaal je je trouwlocatie, en kan dat in termijnen?

Vrijwel geen enkele trouwlocatie laat je het volledige bedrag in één keer vooraf betalen. Het gangbare model bestaat uit drie momenten: een voorschot bij het ondertekenen van het contract, in veel gevallen een tussentijdse betaling in de maanden voor de dag, en een eindafrekening die wordt opgemaakt nadat het definitieve aantal gasten bekend is. Of je daarbinnen in meer termijnen mag betalen, is een kwestie van afspraken maken met de locatie en die afspraak schriftelijk vastleggen.

Dat is geen detail in je begroting. In de richtbedragen waarmee wij rekenen, gaan locatie en catering samen op aan 40 tot 50 procent van een Nederlandse trouwbegroting, binnen een totaal van grofweg 15.000 tot 25.000 euro. Dit is dus de grootste post van de hele dag, en het is ook de post die het eerst geld vraagt, soms meer dan een jaar voor de bruiloft. De volgorde en de hoogte van die betalingen bepalen in de praktijk hoeveel je per maand moet opzijzetten.

Hoe ziet een betalingsschema er meestal uit?

De vorm verschilt per locatie, maar de opbouw is vaak vergelijkbaar:

• Optie. Veel locaties houden een datum eerst kosteloos een paar weken vast. In die periode betaal je nog niets en is er nog geen overeenkomst.
• Voorschot bij ondertekening. Hiermee wordt de datum definitief geblokkeerd. Dit bedrag is doorgaans niet terugvorderbaar bij annulering door jullie, maar wat er precies geldt staat in het contract.
• Tussentijdse betaling. Vaak enkele weken of maanden voor de dag, soms gekoppeld aan het moment waarop de locatie bij haar eigen leveranciers moet inkopen.
• Waarborg of borg. Een apart bedrag voor schade of overschrijding, dat je na de dag terugkrijgt als er niets aan de hand is.
• Eindafrekening. Op basis van het werkelijke aantal gasten, de verbruikte dranken en de uitloopuren. Die komt vlak voor of kort na de bruiloft.

Let op het verschil tussen een voorschot en een waarborg. Een voorschot is een deel van de prijs; een waarborg is een bedrag dat je in principe terugkrijgt. Laat in het contract zetten welk van de twee het is, binnen welke termijn de waarborg wordt terugbetaald en op welke rekening.

Kun je om termijnen vragen?

Ja, en het is een normale vraag. Veel locaties werken al met een gespreid schema, en wie dat niet standaard aanbiedt, is er vaak wel voor te vinden als het totaalbedrag daardoor niet verandert. Vraag het voordat je ondertekent, want achteraf een schema wijzigen is lastiger dan het meteen goed afspreken.

Wat je bij die vraag concreet voorstelt:

• Een vast bedrag per maand vanaf de ondertekening tot twee maanden voor de dag.
• Of een schema in drie of vier stappen met vaste data in plaats van percentages.
• Betaling per overschrijving met een factuur per termijn, zodat je een bewijs en een btw-nummer hebt.
• Een duidelijke laatste datum waarop het aantal gasten nog kan wijzigen.

Vraag niet om een korting voor vooruitbetalen zonder uit te rekenen wat je daarmee opgeeft. Zet de termijnen met hun data in de budgetplanner, dan zie je per maand wat eraf gaat.

Wat moet er in het contract staan over betalen?

Ga hier rustig twee keer voor zitten. Controleer in ieder geval deze punten:

1. Het totaalbedrag, en of dat inclusief of exclusief btw is. Eten, dranken en zaalhuur vallen niet allemaal onder hetzelfde tarief, dus vraag een opsomming per post.
2. Elke termijn met een bedrag en een datum, en wat er gebeurt als een termijn te laat komt.
3. De uiterste datum voor het doorgeven van het definitieve aantal gasten, en het minimumaantal waarvoor je in elk geval betaalt.
4. Of de prijs tot de trouwdag vast is, of dat er een prijsherziening of indexering mogelijk is. Staat die er, laat dan een maximum opnemen.
5. De annuleringsregeling per periode: wat betaal je als je twaalf, zes of twee maanden vooraf afzegt.
6. De kosten die apart worden gerekend: uitloopuren, kurkgeld, schoonmaak, personeel na middernacht, waarborg.
7. Wat er gebeurt als de locatie zelf niet kan leveren, en of er dan een vervangende ruimte of een terugbetaling is.

Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Staat er een beding in dat jullie niet begrijpen, leg het contract dan voor aan een jurist of aan een rechtsbijstandsverzekeraar voordat je tekent. De vragen die je verder stelt bij een bezichtiging staan in welke vragen je stelt bij een bezichtiging van een trouwlocatie.

Hoe beperk je het risico van een groot voorschot?

Door het bedrag te spreiden, de betaalwijze bewust te kiezen en je papieren te bewaren. Een locatie kan tussen jullie ondertekening en de trouwdag in de problemen komen, en dan is een groot vooruitbetaald bedrag een vordering die achter aan de rij staat.

Wat je kunt doen:

• Houd het voorschot zo laag als de locatie accepteert, en spreid de rest.
• Betaal per overschrijving met een factuur op jullie naam, en bewaar alle bevestigingen bij elkaar.
• Vraag na of de locatie met een derdenrekening of een garantieregeling werkt.
• Bekijk of een annulerings- of trouwverzekering de ingelegde bedragen dekt, en onder welke voorwaarden.

Wat er juridisch gebeurt als een leverancier omvalt en welke stappen je dan zet, staat in hoe je je aanbetaling beschermt als een trouwleverancier omvalt.

Verschilt het tussen Nederland en België?

In de opzet niet, in de woorden wel. Belgische locaties werken vaak met een voorschotfactuur en een waarborg, en rekenen het saldo af op basis van het aantal aanwezige gasten. Nederlandse locaties spreken meestal van een aanbetaling en een eindfactuur, en werken daarnaast met een minimumbesteding per dag of per dagdeel.

Twee punten die in beide landen terugkomen: de btw wordt niet per post hetzelfde berekend, en het minimumaantal gasten waarvoor je betaalt weegt zwaarder dan de prijs per persoon. Welke bedragen je verder kunt verwachten, staat in wat een trouwlocatie kost. Hoe ver vooruit je moet zijn om een datum te krijgen, lees je in hoe ver vooruit je jullie trouwlocatie vastlegt.

Zo spreken jullie de betaling af

1. Vraag bij de bezichtiging meteen om het standaard betalingsschema op papier.
2. Reken uit wat elke termijn per maand voor jullie betekent tot aan de trouwdatum.
3. Stel een eigen schema voor als het standaardschema niet past.
4. Laat elke termijn met bedrag en datum in het contract opnemen.
5. Controleer btw, minimumaantal gasten, uitloopuren en de annuleringsregeling.
6. Betaal per overschrijving en bewaar facturen en mails in één map.
7. Zet de termijndata in jullie agenda en in de budgetplanner, en vergelijk de eindafrekening met het contract voor je hem betaalt.