Paspoort uitnodiging voor je bruiloft: zo maak en vul je hem

Een paspoort uitnodiging is een trouwkaart in de vorm van een klein boekje: op de omslag jullie namen, binnenin een pagina met de "persoonsgegevens" van het bruidspaar, het programma als visumstempels en vaak een losse boardingpass om te antwoorden. Je maakt hem met een sjabloon bij een drukker of zelf met een printer, papier en een nietmachine.

Het is een leuke vorm voor koppels die graag reizen, maar ook meer werk dan een vlakke kaart. Elk boekje moet gevouwen, geniet of genaaid en in een envelop gestoken worden, en elke pagina vraagt tekst die klopt. Weet daarom eerst voor hoeveel adressen je drukt: een huishouden krijgt één boekje, niet elke gast apart. Tel dat uit in je gastenlijst, dan bestel of print je niet te veel en niet te weinig.

Wat zet je op welke pagina van het paspoort?

Een paspoort heeft een vaste opbouw, en die volg je het best zo goed mogelijk. Daardoor herkent iedereen het meteen. Een indeling die werkt:

• Omslag: jullie namen of monogram, de trouwdatum en een woord als "Paspoort" of "Reisdocument".
• Pagina 1, persoonsgegevens: een foto van jullie samen, jullie namen, geboorteplaatsen en als "datum van afgifte" de trouwdatum.
• Pagina 2, reisschema: het programma van de dag, van ceremonie tot feest, met uren.
• Pagina 3, visa: elke locatie als stempel, met adres en eventueel parkeertip.
• Pagina 4, reisinformatie: dresscode, cadeautip, overnachting en wie je kunt bellen met vragen.
• Pagina 5, terugreis: de datum waarop je antwoord verwacht en hoe gasten dat doen.

Laat de achterkant leeg of zet er een korte zin op. Hoe korter elke pagina, hoe makkelijker het leest. Twijfel je over de toon van de tekst, haal dan ideeën uit hoe je de tekst van je trouwkaart schrijft.

Wat doe je met de boardingpass?

De boardingpass is een los kaartje dat in het boekje steekt. Zet erop: naam van de gast, "vertrek" als datum van de bruiloft, "gate" als locatie en "boarding" als het uur waarop je gasten verwacht. Je kunt hem gebruiken als antwoordkaart die terug moet, of als aandenken met een QR-code naar jullie antwoordformulier.

Hoe groot maak je een paspoort uitnodiging?

Een echt paspoort meet 125 bij 88 millimeter. Wil je het zo herkenbaar mogelijk, dan neem je die maat. Makkelijker is A6 (105 bij 148 millimeter): dat krijg je door een A5-vel dubbel te vouwen, en het past zonder knippen in een standaard C6-envelop.

Let op de dikte. Een boekje van drie of vier gevouwen vellen met een losse kaart erin is dikker en zwaarder dan een gewone trouwkaart. In Nederland bij PostNL en in België bij bpost hangt de porto af van gewicht en formaat, dus weeg één volledig exemplaar mét envelop voor je postzegels koopt. Meer over formaten en porto staat in het stuk over afmetingen van je trouwuitnodiging.

Maak je hem zelf of laat je hem drukken?

Allebei kan. Het hangt af van hoeveel tijd je hebt en hoeveel boekjes je nodig hebt.

Zelf maken gaat zo: ontwerp de pagina's in een tekenprogramma of met een sjabloon, print ze dubbelzijdig op stevig papier, vouw ze en zet ze vast met een nietmachine met lange arm of met garen door de rug. Kies een dikker karton voor de omslag, zodat het boekje niet slap hangt.

Laten drukken is handig bij grote aantallen. Veel drukkers bieden boekjes op klein formaat aan met nietjes in de rug. Vraag eerst een proefexemplaar, zodat je ziet of de pagina's in de juiste volgorde staan.

Een rekenvoorbeeld voor wie zelf maakt: test hoe lang één boekje duurt, van printen tot in de envelop. Kom je op tien minuten en heb je 60 adressen, dan ben je zo'n tien uur bezig. Verdeel dat over een paar avonden of vraag je getuigen om hulp.

Mag een uitnodiging op een echt paspoort lijken?

Hou het speels. Een uitnodiging die bijna niet te onderscheiden is van een officieel document, is geen goed idee. Laat het rijkswapen weg, zet er geen "Koninkrijk der Nederlanden" of "Koninkrijk België" op, en verzin geen paspoortnummer in de officiële opmaak. Gebruik in de plaats daarvan een eigen embleem, zoals jullie monogram. Hoe je dat ontwerpt, lees je bij een eigen trouwstijl of monogram ontwerpen.

Zo'n eigen embleem kun je ook als stempel laten maken. Leg hem op het feest bij de bar of de fotohoek, dan laten gasten hun paspoort afstempelen bij elk onderdeel. Een leuk detail dat de uitnodiging laat terugkomen op de dag zelf.

Combineer je het boekje met een trouwwebsite?

Dat is slim, want een boekje heeft weinig ruimte en is niet meer aan te passen als het verstuurd is. Zet de vaste informatie op papier en verwijs voor routes, overnachting en veranderingen naar een trouwwebsite. Met een QR-code op de laatste pagina komen gasten er meteen. Hoe je die code goed leesbaar plaatst, staat in een QR-code op je trouwuitnodiging zetten.

In België nodig je gasten vaak per onderdeel uit: voor de receptie, het diner of het feest. In Nederland heet dat daggasten en avondgasten. Bij een paspoort los je dat op met twee versies van het reisschema, zodat iedereen alleen de onderdelen ziet waarvoor hij komt. Past dit thema bij jullie hele dag, kijk dan ook naar de ideeën voor een reisthema op je bruiloft.

Zo maak je jullie paspoort uitnodiging stap voor stap

1. Tel het aantal adressen en splits ze per onderdeel van de dag in je gastenlijst.
2. Kies het formaat: echt paspoortformaat of A6 in een C6-envelop.
3. Schrijf de tekst per pagina, kort en volgens de vaste opbouw.
4. Maak een proefexemplaar en laat het nalezen door iemand die niets van de planning weet.
5. Weeg het volledige exemplaar met envelop voor je postzegels koopt.
6. Print, vouw en bind de boekjes, of bestel ze bij de drukker.
7. Verstuur ze op tijd, zodat gasten rustig kunnen antwoorden.