Hoe zet je een QR-code op je trouwuitnodiging?

Je laat de code naar één vaste webpagina leiden, bijna altijd jullie trouwwebsite met het antwoordformulier erop, en je zet hem minstens twee bij twee centimeter groot op de kaart. Donkere inkt op een lichte ondergrond, met een witte rand van een paar millimeter rondom. Daarna scan je hem zelf met twee verschillende telefoons voordat de kaarten naar de drukker gaan.

Het verschil met een gewone link is dat papier niet meer te wijzigen is. Een webadres dat je drukt, moet dus over een jaar nog werken, ook als je ondertussen de inhoud van de pagina twintig keer aanpast. Die eis bepaalt welke code je maakt en waar je hem laat landen. Volgens de trendoverzichten voor 2027 van onder andere theperfectwedding.nl en Vogue NL hoort de code op de kaart nu bij het standaardbeeld, met de kerninformatie op papier en de praktische details online.

Waar laat je de QR-code naartoe leiden?

De beste bestemming is een pagina die van jullie is en die jullie zelf kunnen bijwerken. Een trouwwebsite doet dat werk: daar staat het programma, de route, de dresscode en het antwoordformulier, en elke wijziging is meteen zichtbaar voor iedereen die later scant. Zet je de code naar een los formulier van een of andere gratis dienst, dan hangt je uitnodiging aan een account dat je over twee jaar misschien niet meer hebt.

Drie bestemmingen die in de praktijk goed werken:

• De voorpagina van jullie gratis trouwwebsite, met vanaf daar alle onderdelen.
• Rechtstreeks het antwoordformulier, als de kaart verder alles al vertelt.
• Een aparte pagina met de huwelijkslijst, als jullie die los willen houden van de uitnodiging.

Wat je beter niet doet: de code naar een telefoonnummer of een mailadres laten wijzen. Dat werkt technisch wel, maar de helft van je gasten ziet dan onverwacht een leeg mailvenster openen en haakt af.

Eén code voor iedereen of een eigen code per gast?

Dat hangt af van wat je wilt weten. Eén code voor alle kaarten is het simpelst en kan zelfs in het ontwerp meegedrukt worden. Het nadeel: iedereen landt op hetzelfde formulier en moet zelf zijn naam invullen, en jij moet achteraf uitzoeken wie "Jan en Marie" precies zijn.

Een eigen code per gast of per gezin lost dat op. Elke genodigde krijgt een persoonlijk adres, en wie antwoordt komt met naam, dagdeel en aantal personen in jullie lijst terecht. In onze gastenlijst met RSVP hoort bij elke naam zo'n eigen link, waarvan je een code maakt. Dat vraagt wel dat de drukker per kaart een andere afbeelding plaatst, wat niet elke drukker standaard aanbiedt. Een tussenweg: de gedrukte kaart krijgt de algemene code, en je zet de persoonlijke code op het inlegvel dat je er zelf bij doet. Hoe je het antwoordformulier zelf inricht, staat in ons artikel over de rsvp online regelen.

Hoe groot en hoe donker moet de code zijn?

Houd twee bij twee centimeter aan als bodem en drie bij drie als het kan. Kleiner dan twee centimeter leest een oudere telefoon vaak niet meer, zeker niet bij kaarslicht aan de keukentafel. Rondom de code hoort een rustige rand van vier tot vijf millimeter zonder tekst of patroon, zodat de camera de hoeken vindt.

Verder gelden er een paar praktische regels bij drukwerk:

• Donker op licht, nooit omgekeerd. Veel scanners lezen een lichte code op een donkere achtergrond niet.
• Geen foto, aquarel of verloop onder de code. Het oog ziet nog contrast, de camera niet.
• Geen folie, goudopdruk, reliëf of hoogglanslak over de code. Die weerspiegelen precies op het verkeerde moment.
• Lever de code aan als vectorbestand, dus eps of svg. Een pngetje uit een scherm wordt op papier korrelig.
• Laat je drukker de code in diep zwart zetten en niet in een zachte steunkleur.

Blijft de code ook over een jaar nog werken?

Alleen als je hem statisch houdt. Een statische code bevat het webadres zelf, dus zolang die pagina bestaat, werkt de code. Een dynamische code van een gratis dienst stuurt eerst langs de server van die dienst, en die kan het gratis plan stoppen, de doorverwijzing achter een abonnement zetten of gewoon verdwijnen. Op een kaart die mensen aan de koelkast hangen, wil je die afhankelijkheid niet.

Wijzig daarom na het drukken nooit meer het webadres van jullie pagina. Wil je de inhoud anders, pas dan de pagina aan en laat het adres staan. Bewaar het aangeleverde drukbestand ook ergens terug te vinden, zodat je dezelfde code later kunt hergebruiken op een bordje bij de ingang, op de menukaart of op het bedankkaartje.

Wat zet je ernaast voor gasten die niet scannen?

Een leesbaar webadres in gewone letters, en een naam met telefoonnummer. In België scannen veel mensen dagelijks een code met hun bankapp voor een betaling, in Nederland gebeurt hetzelfde met een iDEAL-QR of een Tikkie, dus de handeling zelf kennen je gasten in beide landen. Maar een telefoon zonder dataverbinding, een oudere tante of een gast die de kaart gewoon neerlegt, bestaan ook.

Zet er dus altijd bij: het adres uitgeschreven, een korte instructie van één regel ("scan de code voor het programma en om te antwoorden") en de naam van degene die telefonisch antwoorden opneemt. Dat is meestal de ceremoniemeester en niet jullie zelf. Welke informatie verder op papier hoort en wat je naar de website verhuist, lees je in wat je precies op een trouwkaart zet.

Zo zet je de code foutloos op de kaart

1. Zet de trouwwebsite online, met een adres dat jullie niet meer wijzigen.
2. Zet het antwoordformulier open voordat het drukwerk weggaat.
3. Maak een statische code van dat adres en bewaar hem als svg of eps.
4. Plaats hem minstens twee bij twee centimeter groot, met een rustige rand.
5. Scan de proefdruk met een iPhone en een Android-telefoon, en laat iemand van boven de zestig het ook proberen.
6. Zet het webadres uitgeschreven ernaast, plus een naam en telefoonnummer.
7. Bewaar het bestand voor de bordjes en kaartjes op de dag zelf.