Hoe verstuur je je trouwuitnodiging via WhatsApp?

Stuur elke gast een persoonlijk bericht, niet één bericht in een groep. Zet er een eigen link in waar de gast meteen kan antwoorden, en verstuur het drie tot vier maanden voor de trouw. Vraag een antwoord uiterlijk vier tot zes weken voor de trouw, dan weten jullie op tijd met hoeveel jullie zijn.

WhatsApp past niet bij iedereen. Oudere gasten krijgen liever een kaartje, en dat kan prima naast de berichten: een QR-code op papier leidt naar dezelfde site, dus ook die gasten antwoorden op dezelfde plek. Voor de rest van de lijst is een bericht op de gsm (in Nederland: mobiel) snel, persoonlijk en meteen te beantwoorden. Hieronder lees je hoe je het netjes aanpakt.

Is een trouwuitnodiging via WhatsApp beleefd?

Ja, als ze persoonlijk is. Een bericht met de naam van de gast, een korte groet en een duidelijke vraag leest als een uitnodiging. Een kaal linkje zonder woord erbij leest als reclame, en dat wil je niet.

Wat niet kan: de uitnodiging in een groepsapp zetten. Dan zien alle gasten elkaars nummer, verdrinkt de vraag tussen de felicitaties en antwoordt iedereen in dezelfde draad. Wil je eerst een seintje geven, lees dan hoe je een save the date via WhatsApp stuurt. De echte uitnodiging volgt daarna, apart en per gast.

Waarom geef je elke gast een eigen link?

Met een eigen link komt het antwoord bij de juiste naam terecht. Jullie hoeven geen berichten na te lopen om te weten wie wat zei, en je ziet in één blik wie nog niet antwoordde. Heb je een trouwdag met meerdere dagdelen, dan antwoordt een gast alleen op zijn deel van de dag, bijvoorbeeld enkel op de receptie.

In de gastenlijst van Onze Trouwdag krijgt elke gast een persoonlijke link en QR naar jullie digitale trouwuitnodiging, ook in de gratis versie. Met de knop WhatsApp staat het bericht met die link klaar; jullie kiezen zelf de ontvanger en versturen het vanaf je eigen gsm. Antwoorden per dagdeel hoort bij de Trouwbundel.

Welke tekst zet je in het bericht?

Houd het kort, warm en duidelijk over wat je vraagt. Drie voorbeelden die je kunt aanpassen:

Hoi Lies! Wij trouwen op zaterdag 12 juni 2027 en jullie zijn van harte welkom. Laten jullie via deze link weten of jullie komen? https://onzetrouwdag.com/trouwwebsite/sofie-en-tom

Liefs, Sofie & Tom

Dit is de standaardtekst van de WhatsApp-knop in Onze Trouwdag, ingevuld met de namen Sofie en Tom. Wil je het losser of formeler, schrijf dan je eigen tekst.

Dag Peter, het is even geleden, maar dit wilden we je zelf laten weten: Eva en Niels trouwen op 12 juni 2027. Zou je erbij willen zijn? Via deze link laat je het ons weten, uiterlijk 1 mei: https://onzetrouwdag.com/trouwwebsite/eva-en-niels

Hoi Sanne en Joris! Het is zover, de uitnodiging is er. Jullie lezen alles op onze site en melden daar of jullie komen. Wij hebben er zin in!

Wat in elk bericht hoort:

• De naam van de gast, zodat het niet als een massabericht voelt.
• De datum, zodat de uitnodiging ook zonder de link klopt.
• De link, op een eigen regel of aan het einde van de zin.
• Voor wie de uitnodiging precies geldt: een partner, kinderen of alleen de gast zelf. Dat voorkomt vragen achteraf.

Hoe zorg je dat iedereen op tijd antwoordt?

Zet een antwoorddatum op de site. Dat kan gratis, en het geeft gasten een reden om vandaag te antwoorden in plaats van volgende week. Stuur daarna een herinnering, het liefst 7 dagen en 1 dag voor die datum.

Met de Trouwbundel gaat die herinnering per mail vanzelf naar gasten met een e-mailadres. Wie geen adres heeft, staat in een lijst met een WhatsApp-knop, zodat jullie die gasten zelf een berichtje sturen. Meer over de timing van alles lees je in wanneer je de uitnodigingen verstuurt.

Een tip voor de toon: een herinnering mag kort en vriendelijk zijn. "Een klein seintje: laten jullie ons uiterlijk 1 mei weten of jullie komen?" is genoeg. Niemand neemt het jullie kwalijk dat je het vraagt, want een bericht raakt in de drukte van een week snel ondergesneeuwd.

Waar let je op in Nederland en België?

Het versturen werkt in beide landen hetzelfde, maar een paar zaken verdienen aandacht:

• Privacy: gebruik de nummers van je gasten alleen voor deze uitnodiging en zet ze nooit samen in een groep. Dat geldt in beide landen onder dezelfde Europese privacywet.
• Woordkeuze: in België zeg je vaker trouw of trouwfeest en gsm, in Nederland bruiloft en mobiel. Pas de tekst aan op wie hem leest, vooral bij schoonfamilie aan de andere kant van de grens.
• Feestdagen en vakanties: vermijd de week voor en na een lange vakantie of een feestdag. Gasten antwoorden dan trager, en sommige zijn simpelweg niet bereikbaar.
• Landcodes: heb je gasten aan beide kanten van de grens, sla dan elk nummer op met landcode (+31 of +32), anders vindt WhatsApp het contact niet.

Stappenplan: zo nodig je iedereen uit in één avond

1. Zet de gastenlijst klaar, of laad hem in uit Excel. Elke gast heeft een naam en hoort bij een huishouden.
2. Maak de persoonlijke links. Elke gast krijgt zijn eigen link en QR.
3. Kies de tekst: de standaardtekst van de WhatsApp-knop of een eigen versie.
4. Verstuur per gast het bericht. Met "Volgende gast zonder antwoord" ga je zo door de lijst, en jullie kiezen telkens zelf de ontvanger in WhatsApp.
5. Zet de antwoorddatum op de site, vier tot zes weken voor de trouw.
6. Plan de herinnering: 7 dagen en 1 dag voor die datum, en kijk dan wie nog niet antwoordde.

Zo hebben jullie één avond werk, en daarna zie je in de gastenlijst wie antwoordde en wie nog niet. Bewaar de lijst goed, want je gebruikt dezelfde namen straks opnieuw voor de plaatsindeling en het eten.