Trouwvoorbereidingen: welke checklist volg je wanneer?

De handigste checklist is er een die per periode werkt en niet per onderwerp. Grofweg ziet dat er zo uit: twaalf tot achttien maanden vooraf leg je datum, budget, gastenaantal en locatie vast, negen tot zes maanden vooraf boek je de leveranciers die maar een koppel per dag aannemen, drie maanden vooraf gaan de uitnodigingen de deur uit, en de laatste maand draait alles om aantallen en tijden. De week erna rond je administratie en bedankjes af.

Waarom in die volgorde? Omdat bijna elke keuze afhangt van twee getallen: hoeveel gasten en hoeveel geld. Zonder die twee kun je geen locatie kiezen, en zonder locatie kun je geen cateraar of tijdschema bepalen. Trouw je binnen zes maanden, dan schuif je gewoon alles naar voren en schrap je wat niet past; het is geen wet. Hieronder de volledige lijst, met de wettelijke termijnen voor Nederland en Belgie erin verwerkt.

Wat regel je twaalf tot achttien maanden vooraf?

Dit is de fase van de grote lijnen. Kies een datum en zet meteen een tweede datum als reserve, want je locatie kan bezet zijn. Bepaal daarna samen het budget en wie eraan meebetaalt; dat gesprek met ouders voer je liever nu dan later. Maak een eerste gastenlijst, ook al is die te lang, want het aantal bepaalt alles wat erna komt.

Ga daarna locaties bekijken. Wil je in het hoogseizoen trouwen op een zaterdag, dan zijn populaire zalen inderdaad een jaar of langer van tevoren weg. Reserveer daarna in deze volgorde: locatie, cateraar als die niet vast is, fotograaf, en muziek. Onze uitleg over wanneer je begint met plannen gaat dieper in op die eerste maanden. Zet je bedragen meteen in de budgetplanner, dan zie je van begin af aan wat er nog over is.

Wat regel je negen tot drie maanden vooraf?

Nu boek je de rest en pak je het officiele deel op. Denk aan: trouwkleding voor beiden, ringen, bloemist, haar en make-up, vervoer, drukwerk, taart en een ceremoniespreker of trouwambtenaar.

Trouwkleding heeft de langste doorlooptijd van allemaal. Een jurk op bestelling duurt vaak vier tot zes maanden, plus twee tot drie pasbeurten. Ringen op maat rekenen meestal zes tot tien weken. Een fotograaf die je echt wilt, is in het hoogseizoen negen maanden vooraf soms al bezet.

Het officiele deel verschilt per land. In Nederland doe je de melding van het voorgenomen huwelijk bij de gemeente: dat kan tot maximaal een jaar vooraf en moet uiterlijk twee weken voor de trouwdag. In Belgie doe je de aangifte van het huwelijk bij de gemeente waar een van jullie is ingeschreven; het huwelijk vindt ten vroegste veertien dagen na die aangifte plaats en uiterlijk binnen zes maanden. De gemeente haalt de meeste akten tegenwoordig digitaal op, in Belgie via de centrale databank. Ben je in het buitenland geboren of getrouwd geweest, reken dan op extra papierwerk; kijk daarvoor in welke documenten de gemeente vraagt.

Wat regel je in de laatste drie maanden?

Dit is de fase van de aantallen. Stuur de uitnodigingen acht tot twaalf weken voor de dag, met een antwoorddatum die ongeveer vier weken voor de bruiloft ligt. Daarna:

• Zet de definitieve gastenlijst vast en geef die door aan de cateraar en de locatie.
• Maak de tafelschikking en houd rekening met stellen die uit elkaar zijn.
• Vraag proefsessies aan voor haar en make-up en plan de proeverij bij de cateraar.
• Schrijf je geloften of je toespraak, en spreek af wie er nog meer spreekt.
• Stel het tijdschema op en verstuur dat naar alle leveranciers, met telefoonnummers erbij.
• Regel bedankjes, gastenboek, decoratie en de laatste pasbeurten.
• Betaal de facturen die vooraf moeten en noteer wat je op de dag zelf contant nodig hebt.

Een lopende lijst waar je vinkjes op zet, werkt hier beter dan losse briefjes. Onze checklist-tool houdt bij welke taken nog openstaan en wanneer ze aan de beurt zijn.

Wat doe je in de laatste week en op de dag zelf?

De laatste week is bevestigen, niet meer beslissen. Bel of mail elke leverancier met de aankomsttijd en het adres, geef door hoeveel gasten er komen, en spreek af wie het aanspreekpunt is op de dag zelf. Dat is bij voorkeur niet jij, maar je ceremoniemeester of een getuige.

Verder: pak je tas met noodspullen, leg de ringen en de papieren klaar, laad alle telefoons en powerbanks op, breng de decoratie zo veel mogelijk vooraf naar de locatie, en zorg dat er iemand is die na afloop de cadeaus en de enveloppen meeneemt. Plan ook eten voor jezelf in, want dat vergeten koppels standaard. Wat er in zo'n tas hoort, staat in wat neem je mee op je trouwdag.

Maak in diezelfde week een kort briefje voor je getuigen en je ceremoniemeester met daarop de tijden, de namen van de leveranciers en wie waarvoor gebeld mag worden. Geef ze ook het bedrag mee dat eventueel nog contant betaald moet worden, in een envelop met de naam erop. Zo hoef jij op de dag zelf geen enkele rekening meer aan te raken en kun je je telefoon gerust in een tas laten liggen.

En wat blijft er over na de bruiloft?

Meer dan je denkt. Denk aan: jurk laten stomen en bewaren, huurpakken terugbrengen, restbetalingen doen, foto's uitzoeken en het album bestellen, bedankkaartjes sturen binnen een paar weken, en de leveranciers een eerlijke reactie geven.

Ook administratief is er werk. In Nederland regel je eventueel het gebruik van de achternaam van je partner en pas je verzekeringen, testament en pensioenpapieren aan. In Belgie verandert je naam niet door het huwelijk, maar wel je erfrechtelijke positie en soms je belastingaangifte. Loop binnen een maand samen de post door en zet in de agenda wat nog moet. Zoek je nog leveranciers voor de laatste gaten in je planning, kijk dan in het overzicht van leveranciers per regio.

Zo hou je het overzicht: grote keuzes eerst, aantallen daarna, en de laatste week alleen nog bevestigen.