Save the date kosten: kaart, magneet of digitaal vergeleken

De kosten van een save the date hangen af van drie dingen: het aantal adressen, de drager en de verzending. Een digitale versie heeft geen druk- of portokosten. Een kaart kost per stuk drukwerk, een envelop en een postzegel. Een magneet is meestal duurder per stuk en kan door zijn dikte in een hoger posttarief vallen.

Prijzen verschillen sterk per drukkerij, oplage en afwerking, en de posttarieven worden regelmatig aangepast. Een vast bedrag noemen heeft daarom weinig zin. Wat wel werkt: weten uit welke posten de rekening bestaat, en die posten zelf invullen met de offertes die je krijgt. Zet het resultaat meteen als aparte regel bij drukwerk in jullie budgetplanner, dan zie je hoe het past naast de trouwkaarten die later nog komen.

Waaruit bestaan de kosten van een save the date?

Bij een save the date op papier betaal je voor meer dan alleen de kaart. Dit zijn de posten die op de rekening kunnen staan:

• Ontwerp: zelf maken, een sjabloon van de drukkerij of een ontwerper die het voor jullie tekent.
• Drukwerk: de prijs per stuk, die daalt naarmate de oplage groter wordt.
• Papier en afwerking: dikker papier, folie, een ronde hoek of een magneetlaag maken elk stuk duurder.
• Enveloppen: soms inbegrepen, soms apart, en een gekleurde of gevoerde envelop kost meer.
• Sluitzegels of stickers: een klein bedrag per stuk, maar het telt op.
• Porto: per adres, en duurder als het formaat of gewicht buiten de standaard valt.
• Verzendkosten van de drukkerij: vaak een vast bedrag per bestelling.
• Een proefdruk: niet altijd nodig, maar handig bij een grote oplage.

Bij een digitale save the date vallen drukwerk, enveloppen en porto weg. Je betaalt dan hooguit voor een ontwerp of een sjabloon, en je steekt er vooral tijd in.

Waarom tel je adressen en niet gasten?

Omdat een gezin of koppel één save the date krijgt. Wie de gastenlijst als basis neemt, bestelt al snel veel te veel. Tel daarom eerst het aantal huishoudens. Daarna splits je die in wie papier krijgt en wie een digitale versie.

Een rekenvoorbeeld met verzonnen aantallen, zodat je de methode ziet:

• 120 gasten wonen samen op 52 adressen.
• 12 adressen krijgen een digitale save the date, 40 een kaart.
• Je bestelt 40 kaarten plus 4 reserve, dus 44 kaarten en 44 enveloppen.
• 34 kaarten gaan binnenlands op de post, 6 naar het buitenland.

Dan wordt de som:

• Drukwerk: 44 x de stukprijs uit de offerte
• Enveloppen: 44 x de stukprijs, als ze niet inbegrepen zijn
• Porto binnenland: 34 x het tarief voor jullie formaat en gewicht
• Porto buitenland: 6 x het internationale tarief
• Vaste kosten: verzending van de drukkerij en eventueel een proefdruk

Vul je de bedragen in, dan heb je het echte totaal. Een handvol reserves is slim: er komt bijna altijd iemand bij, en een tweede kleine bestelling kost door de vaste kosten meer per stuk.

Kaart, magneet of digitaal: wat kost wat?

Elke drager heeft een eigen kostenprofiel. Zet ze naast elkaar voor je kiest:

• Kaart: de bekende keuze. De prijs per stuk hangt vooral af van papier en afwerking. Een standaard rechthoekig formaat houdt de porto het laagst.
• Magneet: hangt maanden op de koelkast en wordt dus niet vergeten. Per stuk meestal duurder dan een kaart. Door de dikte past hij soms niet in het goedkoopste posttarief, en vaak heb je een stevigere envelop nodig.
• Digitaal: geen druk- of portokosten en snel verstuurd. Je investeert wel tijd in een goed beeld en een correcte lijst met adressen of nummers.
• Krant: meer ontwerpwerk en een grotere envelop, maar ook meer ruimte. Hoe je die aanpakt, lees je in een save the date krant maken.

Veel koppels mengen: een kaart of magneet voor de naaste familie en wie geen smartphone gebruikt, digitaal voor vrienden en collega's. Zo houd je de save the date kosten laag zonder dat iemand zich overgeslagen voelt.

Wat verschilt er tussen Nederland en België?

De opbouw van de kosten is dezelfde, maar de verzending verschilt:

• Postbedrijf: in Nederland bepaalt PostNL het tarief op basis van gewicht en afmeting. In België werkt bpost met genormaliseerde zendingen en een duurder tarief voor post die buiten die normen valt. Een vierkante kaart of een dikke magneet kan in beide landen in een hogere klasse vallen.
• Over de grens: een kaart van België naar Nederland of omgekeerd is internationale post, met een eigen tarief. Bij gemengde families tikt dat aan.
• Btw: het standaardtarief is in beide landen 21 procent. Vergelijk offertes daarom altijd inclusief btw en verzendkosten.

Laat één volledig ingepakte save the date wegen en meten op een postpunt voordat je de hele stapel frankeert. Meer over drukwerk en porto lees je in wat trouwkaarten kosten.

Waar bespaar je zonder dat het goedkoop oogt?

Een paar keuzes schelen veel zonder dat gasten het merken:

• Kies een standaardformaat dat in het gewone posttarief past.
• Bestel save the date en trouwkaart bij dezelfde drukkerij. Soms scheelt dat in verzendkosten en je houdt de stijl gelijk.
• Geef kaarten persoonlijk af aan wie je de komende weken toch ziet.
• Stuur digitaal naar iedereen die je ook via berichten bereikt.
• Laat folie of een gevoerde envelop weg bij de save the date en bewaar die luxe voor de uitnodiging.

Zo maak je jullie begroting in vijf stappen

1. Tel het aantal adressen, niet het aantal gasten.
2. Beslis per adres: papier of digitaal.
3. Vraag twee of drie offertes op voor dezelfde oplage, inclusief enveloppen en verzending.
4. Laat een proefexemplaar wegen en zoek het juiste posttarief op.
5. Reken het totaal uit met de som hierboven en zet het in jullie budget.

Voer het totaal daarna in de budgetplanner in onder drukwerk. Dan zie je meteen hoeveel er overblijft voor de trouwkaarten en het overige papier dat later volgt.