Weddingplanner voor 1 dag: wat doet een dagcoördinator?

Een weddingplanner voor 1 dag, ook dagcoördinator genoemd, plant jullie bruiloft niet mee, maar neemt de uitvoering over. Jullie regelen zelf locatie, leveranciers en details. Een paar weken voor de trouwdag krijgt de coördinator alles in handen, belt elke leverancier na en stuurt op de dag zelf alles aan, van opbouw tot laatste dans.

Het werk begint dus niet op de trouwdag, maar ruim daarvoor. De coördinator moet jullie plannen kennen alsof hij ze zelf bedacht heeft, en dat lukt alleen met een goede overdracht. Hoe vollediger jullie papieren zijn, hoe minder vragen er op de dag zelf bij jullie terechtkomen. De basis van die overdracht is een draaiboek met tijden, namen en telefoonnummers. Begin daarom met het draaiboek en vul het aan tot iemand van buitenaf de dag ermee kan draaien.

Wat doet een dagcoördinator precies?

Een dagcoördinator heeft twee fases. In de weken voor de bruiloft gaat het om voorbereiden:

• een overdrachtsgesprek met jullie, meestal enkele weken vooraf;
• alle contracten en afspraken doornemen op tegenstrijdigheden;
• elke leverancier bellen of mailen om tijden en adres te bevestigen;
• het draaiboek aanvullen en terugsturen voor jullie akkoord;
• een bezoek aan de locatie, liefst samen met de zaalverantwoordelijke.

Op de trouwdag zelf is de coördinator het eerste aanspreekpunt voor iedereen die iets komt brengen, opbouwen of spelen. Jullie telefoon kan in de tas blijven.

Wat een dagcoördinator niet doet, is jullie bruiloft bedenken. Wie twijfelt over de keuze van een locatie of een cateraar, heeft meer aan deelbegeleiding of volledige begeleiding. Welke taken bij welke vorm horen, lees je in wat een weddingplanner wel en niet regelt.

Hoe verloopt de trouwdag met een dagcoördinator?

Elke bruiloft heeft een eigen ritme, maar ongeveer zo ziet een dag eruit vanuit de coördinator:

• Ochtend. Aankomst op de locatie, leveranciers ontvangen, de zaal opbouwen volgens het grondplan, bloemen en decoratie op hun plek laten zetten.
• Voor de ceremonie. Stoelen tellen, geluid laten testen, ringen en papieren bij de juiste persoon leggen, de spreker of ambtenaar opvangen.
• Ceremonie. De intocht seinen, de muziek op het juiste moment laten starten, gasten na afloop naar de receptie leiden.
• Receptie en fotomoment. Groepsfoto's samenstellen met de fotograaf, de tijd bewaken zodat het diner niet koud wordt.
• Diner. Afstemmen met de cateraar wanneer de gangen vertrekken en wanneer de speeches vallen.
• Feest. De openingsdans aankondigen, de taart laten aansnijden op het afgesproken uur, de dj op de hoogte houden.
• Einde. Cadeaus en kaarten veilig opbergen, gehuurde spullen laten terugbrengen, persoonlijke spullen meegeven aan wie ze naar huis neemt.

Tussen al die momenten zit het werk dat niemand ziet: een leverancier die te laat komt opvangen, een vergeten verlengsnoer vinden, een gast met een allergie naar de juiste persoon sturen.

Wat moet je overdragen aan een dagcoördinator?

Hoe beter de overdracht, hoe meer de coördinator zelf kan oplossen. Bundel dit in één map of één gedeeld document:

1. Een contactlijst met naam, functie en gsm-nummer van elke leverancier.
2. Alle contracten en de laatste versie van elke offerte.
3. Het draaiboek met tijden per onderdeel.
4. Een grondplan van de zaal en de tafelschikking.
5. Een lijst met spullen die jullie zelf meebrengen, en wie ze brengt.
6. Wat er op de dag nog betaald moet worden, aan wie en hoe.
7. Wie mag beslissen als jullie onbereikbaar zijn, bijvoorbeeld een getuige.
8. Speeches en hun volgorde, met de naam van wie spreekt.
9. Gasten met dieetwensen, een beperking of een gevoelige situatie.
10. Een plan voor regen of een andere tegenvaller.

Lever die map uiterlijk op het overdrachtsgesprek aan. Wat daarna nog verandert, geef je in één keer door, niet in losse berichtjes.

Dagcoördinator of ceremoniemeester: wat past bij jullie?

Een dagcoördinator is een betaalde kracht die niemand van de gasten kent. Een ceremoniemeester is vaak iemand uit je kring die ook gast is. Dat verschil voel je op de dag: de coördinator kan zich volledig op de uitvoering richten, terwijl een vriend ook wil genieten, mee op de foto wil en mensen kent.

In Nederland is de ceremoniemeester een vaste figuur op veel bruiloften, en neemt die vaak ook praktische taken op. In Vlaanderen ligt een deel van die coördinatie vaker bij de zaalverantwoordelijke van de feestzaal of bij de traiteur, en vangen getuigen de rest op. Een dagcoördinator vult in beide landen het gat tussen die partijen. Twijfel je of je die extra persoon nodig hebt, lees dan of je het zonder ceremoniemeester kunt doen.

Een combinatie kan ook: de coördinator doet de logistiek, de ceremoniemeester het woord en de sfeer. Spreek dan wel duidelijk af wie het laatste woord heeft bij een probleem.

Welke vragen stel je aan een dagcoördinator?

Neem deze vragen mee naar het eerste gesprek:

1. Hoeveel weken voor de trouwdag neem je de planning over?
2. Bel je zelf alle leveranciers na, of verwacht je dat wij dat doen?
3. Kom je vooraf naar de locatie, en is dat in de prijs inbegrepen?
4. Van hoe laat tot hoe laat ben je aanwezig op de dag?
5. Werk je alleen, of neem je een assistent mee bij een grote groep?
6. Wat doe je als een leverancier niet komt opdagen?
7. Mag je namens ons kleine beslissingen nemen, en tot welk bedrag?
8. Hoe zie jij de taakverdeling met onze ceremoniemeester of getuigen?
9. Wie vervangt je als je zelf ziek bent?
10. Hoeveel bruiloften doe je in hetzelfde weekend?

Zoek je nog iemand, kijk dan bij de weddingplanners per regio en vraag uitdrukkelijk naar dagcoördinatie als aparte formule.

Zo bereid je de overdracht voor

1. Kies de coördinator ruim op tijd, want populaire data raken vol.
2. Plan het overdrachtsgesprek enkele weken voor de trouwdag.
3. Maak de map met de tien onderdelen hierboven compleet.
4. Laat de coördinator het draaiboek aanvullen en lees het samen na.
5. Laat leveranciers weten dat de coördinator vanaf nu hun aanspreekpunt is.
6. Bevries de planning in de laatste week: alleen nog noodzakelijke wijzigingen.

Werk tot het eind in één versie van het draaiboek. Wil je het uurschema, de tikbare nummers en een afvinkbare takenlijst op één pagina op de telefoon van je ceremoniemeester of coördinator, dan kan dat met het draaiboek van de dag.