Hoe begin je met het zoeken naar een weddingplanner?

Begin bij de vraag welke vorm je nodig hebt, want dat bepaalt alles daarna. Er zijn grofweg drie soorten: volledige begeleiding van begin tot eind, deelbegeleiding waarbij je zelf plant en iemand meekijkt, en dagcoördinatie waarbij iemand alleen de trouwdag zelf regelt. Zoek daarna twee tot vier planners in jouw regio, plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en vergelijk niet alleen de prijs maar ook wie het werk doet op de dag zelf. Reken op ongeveer 10 procent van je trouwbudget voor volledige begeleiding.

Belangrijk om te weten voordat je begint: weddingplanner is in Nederland en België geen beschermd beroep. Er is geen diploma nodig en geen verplichte inschrijving bij een beroepsvereniging, dus de verschillen in ervaring zijn groot. Dat is geen reden om het niet te doen, maar wel een reden om goed door te vragen en alles op papier te zetten. Een goede planner vindt dat volkomen normaal en heeft de antwoorden klaar.

Welke vormen van begeleiding bestaan er?

Volledige begeleiding betekent dat iemand vanaf het begin meedenkt over concept, budget en leveranciers, offertes opvraagt en vergelijkt, meegaat naar bezichtigingen en de hele dag aanstuurt. Reken in Nederland en België op ruwweg 8 tot 12 procent van je trouwbudget, of een vast bedrag tussen 3.000 en 7.000 euro. Dit past bij koppels met weinig tijd, met gasten uit meerdere landen of met een locatie waar nog niets staat.

Deelbegeleiding is een tussenvorm. Je plant zelf, maar je koopt een aantal uren in om mee te kijken, om leveranciers voor te stellen of om je planning na te lopen. Reken op 45 tot 85 euro per uur, of pakketten van 750 tot 2.000 euro. Dit werkt goed als je vooral twijfelt over de opbouw van de dag of over wat een reële prijs is.

Dagcoördinatie is de meest gekozen vorm en meestal de goedkoopste. Iemand neemt een paar weken voor de dag je hele planning over, belt alle leveranciers na, maakt een tijdschema en staat op de dag zelf vanaf de opbouw tot het feest ter plaatse. Reken op 800 tot 2.000 euro, afhankelijk van de grootte en of er meerdere locaties zijn. Wil je eerst weten wat de verschillende vormen precies kosten, lees dan wanneer je een weddingplanner inhuurt en wat dat kost.

Waar vind je een planner die bij jullie past?

Kijk om te beginnen in je eigen regio, want reiskosten en lokale kennis tellen mee. Een planner die de zalen, traiteurs en gemeentelijke regels in jouw provincie kent, hoeft veel minder uit te zoeken. Op ons portaal staan de aangesloten wedding planners per regio, en je vindt ze ook via de locaties zelf: vraag je zaal met wie ze het vaakst samenwerken.

Bekijk daarna van elke kandidaat het werk en niet de website. Vraag naar drie recente bruiloften die lijken op de jullie: qua omvang, budget en stijl. Vraag of je met een van die koppels mag praten. Kijk naar hoe iemand op je eerste mail reageert, want de snelheid en de toon van dat eerste antwoord zeggen veel over hoe het straks loopt als er iets misgaat.

Wees eerlijk over je budget in het eerste contact. Planners die weten dat er 18.000 euro is, stellen andere leveranciers voor dan bij 45.000 euro. Wie zijn budget verzwijgt, krijgt voorstellen die niet passen en verliest weken.

Wat vraag je in het kennismakingsgesprek?

Dit gesprek is gratis en vrijblijvend, en dat mag je ook zo behandelen. Bereid tien vragen voor en noteer de antwoorden, zeker als je meerdere planners spreekt. De volgende vragen halen het meeste boven water:

• Wie is er op de dag zelf aanwezig, jij of iemand anders uit je team?
• Hoeveel bruiloften begeleid je op dezelfde dag of hetzelfde weekend?
• Werk je met vaste leveranciers, en krijg je van hen een commissie?
• Wat gebeurt er als jij ziek bent op onze trouwdag?
• Hoeveel uur zit er in je pakket en wat gebeurt er als we daaroverheen gaan?
• Wie betaalt de leveranciers, wij rechtstreeks of jij namens ons?
• Mag ik een voorbeeld zien van een draaiboek dat je eerder maakte?

Die vraag over commissie is niet onbeleefd. Sommige planners krijgen een percentage van leveranciers die ze aanbrengen, en dat mag, zolang je het weet. Een planner die daar open over is, is meestal ook open over de rest.

Wat hoort er in het contract te staan?

Zet nooit iets vast op basis van een mail met een prijs erin. In een fatsoenlijk contract staan de exacte diensten, het aantal uren of dagen, wie er fysiek aanwezig is op de trouwdag, het bedrag met btw, het betaalschema en de annuleringsvoorwaarden. Een aanbetaling van 25 tot 50 procent bij ondertekening is gebruikelijk in beide landen.

Let ook op de kleine dingen: reiskosten, parkeren, overnachting bij een vroege opbouw, en of de maaltijd op de dag zelf inbegrepen is. Spreek af hoe je communiceert, bijvoorbeeld één vast belmoment per twee weken, anders loopt het uit de hand of juist dood. En leg vast wat er gebeurt als jullie de bruiloft uitstellen: dat leek ooit een detail, maar is dat allang niet meer.

Kun je het ook zonder planner?

Zeker, en de meeste koppels doen dat. Wat een planner vooral verkoopt is tijd en overzicht, niet iets wat je zelf niet zou kunnen. Reken voor een bruiloft met 100 gasten op 150 tot 250 uur werk verspreid over een jaar. Heb je die uren en vind je het leuk, dan bespaar je een fors bedrag.

Kies je ervoor om het zelf te doen, houd je planning dan op één plek bij in plaats van in mailtjes en losse notities. Onze checklist loopt per fase mee, en in de budgetplanner zie je meteen wat elke keuze met je totaal doet. Overweeg dan wel dagcoördinatie voor de trouwdag zelf, want dat is precies de dag waarop jij geen telefoontjes wilt aannemen over waar de tafels moeten staan.

Zo begin je vandaag

1. Bepaal welke vorm je zoekt: volledig, deels of alleen de dag zelf.
2. Zet je maximale budget voor begeleiding op papier.
3. Zoek drie planners in je regio en mail ze met datum, gastenaantal en budget.
4. Plan twee kennismakingsgesprekken en neem je vragenlijst mee.
5. Vraag naar het werk van vorig jaar en naar één referentie die je mag bellen.
6. Vergelijk de offertes op wat er in de uren zit, niet alleen op het bedrag.