Wanneer huur je een weddingplanner in en wat kost dat?

Een weddingplanner kost in Nederland en België grofweg 1.500 tot 5.000 euro voor een volledige begeleiding, of 10 tot 15 procent van je totale budget. Wil je alleen hulp op de dag zelf, dan zit je meestal tussen 600 en 1.200 euro. Inhuren is vooral verstandig als je weinig tijd hebt, als je op een locatie trouwt waar je alles zelf moet regelen, of als je in het buitenland trouwt. Bij een overzichtelijke bruiloft van een halve dag is het zelden nodig.

Let op: dit zijn richtprijzen, geen tarieven. De verschillen tussen planners zijn groot en hangen af van ervaring, regio en wat er precies in het pakket zit. Vraag altijd een offerte op maat en laat op papier zetten welke uren en welke taken erin zitten. Hieronder lees je welke vormen er bestaan, wat je ervoor terugkrijgt en hoe je beoordeelt of het voor jullie situatie de moeite waard is.

Welke vormen van begeleiding bestaan er?

Er zijn grofweg drie pakketten, en het scheelt veel geld welke je kiest:

• Volledige begeleiding. De planner denkt mee vanaf het begin: budget, locatie, leveranciers, planning en de dag zelf. Reken op 1.500 tot 5.000 euro, of een percentage van je budget.
• Gedeeltelijke begeleiding. Jij regelt het meeste, de planner springt bij op de onderdelen waar je vastloopt of levert een uitgewerkt draaiboek. Vaak 800 tot 2.000 euro.
• Begeleiding op de dag zelf. De planner leest zich in, neemt je draaiboek over en stuurt op de trouwdag alles aan. Meestal 600 tot 1.200 euro.

Sommige planners werken met een uurtarief van 45 tot 85 euro, handig als je maar een paar knopen wilt doorhakken. Vraag bij een percentage altijd na waarover het gerekend wordt: over je hele budget of over de posten die zij regelt. Dat verschil kan honderden euro's schelen.

Wanneer verdient het zich terug?

Een planner bespaart je zelden geld op de rekening, maar wel op tijd en op fouten. Een gemiddelde bruiloft kost een koppel tussen de honderd en tweehonderdvijftig uur voorbereiding. Heb je een drukke baan, een jong gezin of woon je ver van je trouwlocatie, dan is dat de reden om iemand in te schakelen.

Verder wegen deze situaties zwaar mee: je trouwt op een kale locatie waar je zelf tenten, stroom, meubilair en catering moet regelen; je trouwt in het buitenland en spreekt de taal niet; of je hebt meer dan honderdvijftig gasten. Reken zelf door wat je overhoudt met onze budgetplanner, want een planner is een post die je vroeg moet meenemen en niet achteraf kunt inpassen. Wil je het liever zelf doen, lees dan hoe je een bruiloft plant zonder weddingplanner.

Wat doet een planner wel en niet?

Wel: adviseren over de opbouw van je dag, leveranciers voorstellen en aanschrijven, offertes vergelijken, een draaiboek maken, de planning bewaken en op de dag zelf het aanspreekpunt zijn voor iedereen die iets komt brengen of opbouwen. Ook: het opvangen van tegenvallers, van een cateraar die in de file staat tot regen om vier uur.

Niet: jullie smaak bepalen, en niet het budget oprekken. Een goede planner zegt ook nee, bijvoorbeeld als je droombloemwerk niet binnen je bedrag past. Let er ook op of de planner commissie krijgt van leveranciers die zij aanbeveelt. Dat mag, maar je wilt het weten, want het beïnvloedt welke namen je te horen krijgt. Vraag het gewoon rechtstreeks; wie er open over is, is meestal ook op andere punten duidelijk.

Welke vragen stel je voor je tekent?

Neem deze lijst mee naar het kennismakingsgesprek:

1. Hoeveel bruiloften begeleid je per jaar, en hoeveel op dezelfde dag?
2. Wie staat er op onze dag zelf, jij of een collega?
3. Wat zit er precies in het bedrag, en wat rekenen we apart af?
4. Werk je met commissies van leveranciers?
5. Hoeveel uur zit er in het pakket, en wat gebeurt er als het uitloopt?
6. Wat gebeurt er als je ziek bent op onze trouwdag?

Vraag ook naar een voorbeelddraaiboek van een eerdere bruiloft, met de namen weggehaald. Daaraan zie je in twee minuten hoe iemand denkt. Laat de afspraken daarna schriftelijk vastleggen, inclusief annuleringsvoorwaarden en betaaltermijnen. Bekijk de wedding planners in jouw regio en vergelijk er gerust twee of drie voor je kiest.

Wat is het verschil met een ceremoniemeester?

Die twee worden vaak door elkaar gehaald, en het scheelt honderden euro's. Een ceremoniemeester is in Nederland en België meestal iemand uit je eigen kring: een broer, een goede vriend of een collega die op de dag zelf het programma bewaakt, de sprekers aankondigt en de leveranciers de juiste kant op stuurt. Dat is onbetaald of tegen een cadeau, en het speelt zich af op de dag zelf.

Een weddingplanner werkt beroepsmatig en meestal maandenlang vooraf: zoeken, vergelijken, onderhandelen en plannen. De overlap zit in de dag zelf, en precies daar kiezen veel koppels voor de goedkoopste combinatie: alles zelf regelen, en de dag zelf laten aansturen door iemand die het vaker doet.

Zoek je vooral iemand voor die laatste rol, lees dan eerst ons artikel over een ceremoniemeester kiezen en zijn taken. Dat is voor veel bruiloften genoeg.

Zo beslis je of je er een inhuurt

1. Tel eerlijk hoeveel uren je per week vrij kunt maken tot je trouwdag.
2. Bepaal of je locatie kaal is of alles inbegrepen heeft; kaal betekent veel meer regelwerk.
3. Zet 10 tot 15 procent van je budget opzij en kijk of dat pijn doet aan de rest.
4. Vraag twee of drie offertes op met exact dezelfde vraagstelling, zodat je kunt vergelijken.
5. Twijfel je nog, begin dan klein met begeleiding op de dag zelf; dat is de goedkoopste manier om de rust te kopen waar het het meest telt.

Een weddingplanner is geen luxe en geen noodzaak, maar een manier om tijd en zorg af te kopen. Reken het nuchter door en beslis op basis van je agenda, niet op basis van wat anderen deden.