Hoeveel gasten nodig je uit voor je bruiloft?

Het aantal gasten voor je bruiloft bepaal je door drie dingen tegen elkaar af te wegen: je budget, de capaciteit van je locatie en wie je echt om je heen wilt. Elke gast kost gemiddeld 80 tot 150 euro aan eten, drinken en zitplaats, dus je budget zet vaak de bovengrens. Begin met een ruwe lijst, deel die in kringen in van naaste familie tot kennissen, en kort in van buiten naar binnen tot je op een aantal uitkomt dat past. Een gemiddelde bruiloft in Nederland en België telt zo'n 60 tot 120 gasten.

Er is geen juist getal, want het hangt af van jullie situatie. Grote families, veel vrienden of een cultuur waarin iedereen erbij hoort, duwen het aantal omhoog. Een klein budget of de wens om intiem te vieren, duwt het omlaag. Het handige is dat het aantal bijna al je andere keuzes stuurt: de locatie, de catering, het drukwerk en de rekening. Hieronder lees je hoe je tot een aantal komt en hoe je je lijst inkort zonder ruzie.

Hoe bepaal je je aantal gasten?

Werk met drie grenzen die je aantal samen vastleggen. Bekijk ze los en zoek waar ze elkaar overlappen:

• Je budget. Deel het bedrag dat je aan gasten wilt besteden door de prijs per couvert. Heb je 10.000 euro voor eten en drinken en reken je 100 euro per gast, dan kom je op ongeveer honderd mensen.
• Je locatie. Elke zaal heeft een maximum, en een ruimte voelt pas goed bij het juiste aantal. Dertig mensen in een grote zaal ogen verloren, honderdtwintig in een kleine zaal is proppen.
• Jullie wensen. Wil je een intieme dag met tijd voor iedereen, of een bruisend feest met een volle dansvloer? Dat gevoel bepaalt of je naar de onder- of bovenkant van je marge gaat.

Begin bij de grens die voor jullie het strakst zit, meestal het budget. Reken het door met onze budgetplanner, dan zie je meteen wat een aantal betekent voor je totale kosten. Twijfel je nog tussen groot en klein vieren, lees dan eerst hoe je kiest tussen een grote of kleine bruiloft.

Hoe deel je je gastenlijst in kringen in?

De kringenmethode maakt inkorten overzichtelijk. Zet iedereen op een lijst en verdeel ze over vier kringen, van binnen naar buiten:

1. Kern. Ouders, broers, zussen, grootouders en je allerbeste vrienden. Deze mensen komen sowieso.
2. Naaste kring. Goede vrienden, tantes, ooms en neven en nichten met wie je echt optrekt.
3. Uitgebreide kring. Verdere familie, vrienden die je minder vaak ziet, collega's met wie je bevriend bent.
4. Buitenrand. Kennissen, buren, collega's uit beleefdheid, plus-ones die je niet kent.

Knip je lijst nu van buiten naar binnen tot je op je aantal zit. De vraag die helpt: zou je deze persoon over vijf jaar nog uitnodigen voor een etentje? Zo niet, dan mag hij naar een latere kring. Een tweede handige toets: heb je de afgelopen twee jaar nog contact gehad, of komt de naam alleen op de lijst uit gewoonte of plichtsgevoel? Namen die je toevoegt omdat het zo hoort, zijn vaak de eerste die kunnen afvallen. Houd het geheel bij in de gastenlijst-tool, dan zie je in een oogopslag hoeveel mensen elke kring toevoegt en hoe snel je aantal oploopt. Worstel je vooral met de vraag wie er wel en niet bij hoort, dan neemt ons artikel over wie je uitnodigt voor je bruiloft de lastigste keuzes met je door.

Wat doe je met plus-ones en kinderen?

Plus-ones en kinderen laten je aantal snel oplopen, dus maak er een duidelijke regel van. Voor plus-ones is een gangbare lijn: samenwonende of langdurige partners nodig je uit, losse dates niet. Pas die regel op iedereen consequent toe, want uitzonderingen leiden tot scheve gezichten.

Voor kinderen kies je bewust of je een bruiloft met of zonder kinderen wilt. Beide kan, maar wees eenduidig: of alle kinderen zijn welkom, of geen enkele, met hooguit een uitzondering voor je eigen bruidskinderen. Zet je keuze duidelijk op de uitnodiging, dan voorkom je misverstanden. Meer over de afweging lees je in onze uitleg over kinderen wel of niet uitnodigen op je bruiloft. Reken erop dat kinderen vaak een gereduceerd couvert hebben, wat je bij een grote familie flink scheelt.

Hoe kort je de lijst in zonder ruzie?

Inkorten is het lastigste, want er hangt emotie aan. Een paar richtlijnen houden de vrede:

• Wees consequent. Als de ene collega niet komt, komt geen enkele collega. Duidelijke regels voelen eerlijker dan losse keuzes.
• Splits eventueel je dag. Nodig je naaste kring voor de hele dag uit en een bredere groep voor het avondfeest. Hoe dat werkt, lees je bij daggasten en avondgasten indelen.
• Sta samen achter elke schrapping. Beslis als koppel, dan hoeft niemand zich alleen verantwoordelijk te voelen tegenover familie.
• Laat je niet opdringen. Ouders die meebetalen willen soms extra namen toevoegen. Bespreek vooraf wie hoeveel gasten mag aandragen.

Houd in je achterhoofd dat gemiddeld tien tot vijftien procent van de genodigden afzegt. Je mag dus iets ruimer uitnodigen dan je maximale aantal, zeker bij een grote lijst. Werk eventueel met een reservelijst: mensen die je alsnog vraagt zodra de eerste afzeggingen binnen zijn. Verstuur die uitnodigingen wel op tijd, zodat niemand merkt dat hij op de tweede lijst stond.

Zo kom je tot je aantal gasten, stap voor stap

1. Bepaal je budget en deel het door de prijs per couvert voor een bovengrens.
2. Zet je maximale aantal af tegen de capaciteit van je gewenste locatie.
3. Maak een ruwe lijst en verdeel iedereen over vier kringen.
4. Kort in van buiten naar binnen tot je op je aantal zit.
5. Leg duidelijke regels vast voor plus-ones en kinderen, en houd je eraan.

Een lijst die klopt met je budget en je locatie geeft rust in de rest van je planning. Zet hem daarom vroeg op in de gastenlijst-tool, dan bouwt de rest van je dag daar logisch op voort.