Wat kost een gast? Prijs per daggast, receptiegast en avondgast

Grofweg kost een daggast die de hele dag blijft, inclusief diner en drank, tussen 90 en 160 euro. Een avondgast of feestgast komt uit op 35 tot 65 euro, en een receptiegast die alleen bij de borrel is, op 25 tot 45 euro. Die bedragen zijn inclusief eten, drank en de vaste kosten die met het aantal mensen meegroeien, zoals stoelen, couverts en drukwerk.

Waarom dat de moeite waard is om uit te rekenen: je gastenlijst is de knop met de grootste invloed op je totale budget. Tien daggasten minder scheelt zomaar 1.200 euro, en dat is meer dan je bespaart door op je bloemen, je taart en je vervoer tegelijk te beknibbelen. Andersom werkt het net zo hard: elke keer dat je iemand toevoegt, koop je er een couvert, een stoel, een uitnodiging en een avond drank bij. Hieronder splitsen we het uit per gasttype, zodat je precies weet wat je toevoegt of schrapt.

Wat kost een daggast precies?

Een daggast is er van de ceremonie tot het einde van het feest. Die persoon eet mee, drinkt de hele dag, en zit op een stoel die iemand heeft moeten neerzetten. De grootste post is de catering.

Realistische bedragen per daggast:

• Diner met drie of vier gangen, uitgeserveerd: 55 tot 95 euro.
• Walking dinner of buffet: 45 tot 75 euro.
• Drankarrangement voor vier tot zes uur: 25 tot 40 euro, of nacalculatie waarbij je achteraf per verbruikt glas betaalt.
• Taart of dessertbuffet: 4 tot 9 euro.
• Couvert, stoelhuur en linnen: 3 tot 10 euro.

Tel je dat op, dan zit je bij een gemiddeld feest rond 110 euro per daggast, en bij een uitgebreidere formule richting 160. Vraag bij je locatie of cateraar altijd de prijs per persoon inclusief alles, want offertes die alleen het menu noemen zien er misleidend vriendelijk uit. Kijk in onze directory bij de aangesloten cateraars wat er in jouw regio wordt aangeboden, en zet de bedragen naast elkaar in de budgetplanner.

Wat kost een receptiegast of avondgast?

Een receptiegast komt voor de borrel na de ceremonie: bubbels of een aperitief, een handvol hapjes, anderhalf tot twee uur. Reken op 25 tot 45 euro per persoon, waarbij het aantal hapjes de prijs bepaalt. Zes tot acht hapjes per persoon is gebruikelijk voor een receptie die geen maaltijd hoeft te vervangen.

Een avondgast of feestgast komt na het diner binnen. Die persoon drinkt vier tot vijf uur mee, eet wat bij het dessertbuffet of bij de late snack, en kost daarmee 35 tot 65 euro. De late hap, denk aan een broodje of een frietkar, kost meestal 6 tot 12 euro per persoon en is het geld waard als je feest tot na middernacht doorloopt.

Het verschil tussen deze twee categorieën is dus flink kleiner dan het verschil met een daggast. Wie wil besparen, wint het meeste door mensen naar de avond of de receptie te schuiven en niet door de avondlijst in te korten. Hoe je die knip fatsoenlijk maakt zonder dat mensen zich tweederangs voelen, staat in ons stuk over daggasten en avondgasten indelen.

Welke kosten per gast vergeet bijna iedereen?

De catering is zichtbaar, de rest sluipt erin. Deze posten groeien allemaal mee met je aantal:

• Uitnodiging plus envelop en postzegel: 3 tot 7 euro per adres, dus per koppel en niet per persoon.
• Save-the-date, als je die apart verstuurt: 1,50 tot 3 euro per adres.
• Bedankje op de tafel: 2 tot 6 euro per gast.
• Naamkaartje en menukaart: 1 tot 3 euro per gast.
• Tafeldecoratie en bloemen: 30 tot 90 euro per tafel, dus 3 tot 9 euro per gast bij tafels van tien.
• Extra personeel: cateraars rekenen vaak één bediende per 15 tot 25 gasten, tegen 35 tot 55 euro per uur.
• Vervoer of shuttlebus voor gasten: 8 tot 20 euro per persoon als je dat aanbiedt.

Bij elkaar is dat zomaar 20 tot 35 euro per gast bovenop het eten en drinken. Dat is precies het bedrag waardoor mensen aan het eind van hun planning niet begrijpen waar hun budget is gebleven. Er zijn nog meer van dat soort posten; we hebben ze verzameld in wat mensen vaak vergeten bij het plannen van een bruiloft.

Verschilt het tussen België en Nederland?

Ja, vooral in structuur. In Nederland is de knip tussen daggasten en avondgasten volledig ingeburgerd: je nodigt dertig tot zestig mensen uit voor de dag en verdubbelt dat aantal voor de avond. Niemand kijkt daarvan op.

In België loopt de dag traditioneel anders. De receptie is er een gebeurtenis op zich, waar vaak een veel bredere kring voor wordt uitgenodigd, en het avondfeest is voor de kleinere groep die ook aan tafel zat. Daarnaast ligt het culinaire niveau van een Belgisch trouwdiner gemiddeld wat hoger, met meer gangen en meer bediening, waardoor de prijs per daggast er sneller richting de bovenkant van de bandbreedte gaat.

Praktisch gevolg: een Nederlands koppel bespaart door mensen naar de avond te schuiven, een Belgisch koppel door mensen alleen voor de receptie uit te nodigen. Beide zijn volstrekt normaal in hun eigen land. Trouw je gemengd, leg dan even uit wie wanneer verwacht wordt, want anders staat je Nederlandse tante om vier uur op de stoep voor een receptie die om zes uur begint.

Zo reken je jouw eigen prijs per gast uit

1. Vraag bij je locatie of cateraar de prijs per persoon inclusief drank, personeel, couvert en btw, niet alleen het menu.
2. Tel daar de vaste kosten per gast bij op: drukwerk, bedankje, naamkaartje en het aandeel in de tafeldecoratie.
3. Doe dat apart voor daggasten, receptiegasten en avondgasten, zodat je drie bedragen hebt.
4. Vermenigvuldig met je aantallen uit de gastenlijst en kijk of het totaal past.
5. Zit je erboven, verschuif dan eerst gasten van dag naar avond voor je gaat schrappen in wat je zelf leuk vindt.