Hoe doe je aangifte van je huwelijk bij de gemeente?

In Nederland dien je bij de gemeente waar je wil trouwen een melding voornemen huwelijk in. Die melding kan vanaf een jaar voor de trouwdatum en moet uiterlijk twee weken voor de dag zelf binnen zijn. In België doe je de aangifte van het huwelijk bij de dienst burgerlijke stand, en volgt het huwelijk tussen veertien dagen en zes maanden na die aangifte. Welke vorm jouw gemeente gebruikt en hoe je die indient, staat op haar eigen website.

Veel koppels halen de aangifte en het reserveren van de trouwdatum door elkaar. Dat zijn twee aparte handelingen. De datum en de zaal leggen jullie vaak een jaar of langer vooruit vast, terwijl de aangifte een administratieve stap is die pas binnen de wettelijke termijn kan. Gemeenten werken bovendien met verschillende kanalen, van een digitaal formulier met DigiD of itsme tot een afspraak aan de balie waar jullie samen moeten verschijnen. De informatie van jouw eigen gemeente gaat altijd voor op algemene uitleg, ook op deze.

Wat is het verschil tussen een datum vastleggen en aangifte doen?

Een datum vastleggen is een reservering. Jullie kiezen dag, uur en locatie, en de gemeente zet dat in de agenda van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Wat je daarvoor betaalt, is de vergoeding voor de voltrekking en niet voor de aangifte.

De aangifte zelf is de juridische stap waarin jullie verklaren te willen huwen en waarin de gemeente nakijkt of dat mag. De ambtenaar bekijkt leeftijd, burgerlijke staat, eerdere huwelijken en verwantschap. Loopt die toets niet rond, dan kan de voltrekking niet doorgaan op de gereserveerde dag.

Het is dus geen formaliteit die je op het laatste moment erbij doet. Zet de uiterste indieningsdatum in jullie checklist op het moment dat de reservering bevestigd wordt, en plan hem niet in de laatste drukke weken.

Hoe verloopt de melding voornemen huwelijk in Nederland?

De melding doe je bij de gemeente waar de voltrekking gebeurt, en dat hoeft niet jullie woongemeente te zijn. Veel gemeenten laten je het formulier online indienen, met een inlog voor beide partners. Woon je in het buitenland of mist een van de gegevens in de basisregistratie, dan vraagt de gemeente je naar de balie te komen.

Wat er doorgaans gebeurt:

• Jullie vullen beider gegevens in, plus de namen van de getuigen. Dat zijn er minimaal twee en maximaal vier.
• De gemeente haalt de gegevens die zij zelf heeft uit de basisregistratie personen, dus veel papieren hoeven er niet bij.
• Jullie krijgen een bevestiging met de trouwdatum, het tijdstip, de locatie en de naam van de ambtenaar.
• Pas daarna is de dag juridisch rond.

Verandert er iets, bijvoorbeeld een getuige die afzegt of een adreswijziging, geef dat dan door voor de trouwdag. Welke papieren er precies bij komen, zetten we op een rij in de formulieren en documenten die de gemeente vraagt.

Hoe verloopt de aangifte van het huwelijk in België?

In België gebeurt de aangifte bij de dienst burgerlijke stand van een gemeente waar een van beide partners is ingeschreven in het bevolkings- of vreemdelingenregister. Daarna volgt het huwelijk binnen een venster van veertien dagen tot zes maanden. Laat je die zes maanden verstrijken, dan moet de aangifte opnieuw.

Sommige steden werken met een digitaal formulier, andere vragen jullie beiden langs te komen of laten één partner de aangifte doen met een volmacht van de ander. De ambtenaar stelt een akte van aangifte op en kijkt na of alle gegevens kloppen. Loopt er iets niet, dan kan de dienst extra informatie opvragen en de termijn uitlopen.

Bereid de aangifte voor door eerst te bellen of te mailen met de dienst. Vraag welke documenten zij nodig hebben, of jullie samen moeten komen en hoeveel tijd zij tussen aangifte en voltrekking aanhouden. Die drie vragen schelen het meeste heen en weer.

Welke gegevens en documenten vraagt de gemeente?

Dat hangt af van jullie situatie, en van wat de gemeente zelf al in haar registers vindt. In de praktijk gaat het om deze categorieën:

• Identiteitsbewijzen van beide partners, en van de getuigen hun naam, geboortedatum en adres.
• Bewijsstukken bij een eerder huwelijk of geregistreerd partnerschap, zoals een echtscheidingsakte.
• Documenten uit het buitenland bij een geboorte of eerder huwelijk buiten het land, soms met legalisatie of een beëdigde vertaling.
• Bij een partner van buiten de Europese Unie: extra stukken over verblijf en burgerlijke staat.

Die buitenlandse stukken zijn de grootste vertragingsbron. Legalisatie en vertaling duren weken en soms maanden. Komt een van jullie uit het buitenland, begin daar dan als eerste aan en pas daarna aan de rest.

Wat kost de aangifte en wat gaat er mis?

De aangifte zelf is in beide landen in de meeste gemeenten gratis of goedkoop. De kosten zitten in de voltrekking, in afschriften van akten en in trouwboekjes, en die tarieven stelt elke gemeente zelf vast. Vraag de tarievenlijst op voor je een dag vastlegt, want het verschil tussen twee buurgemeenten loopt soms flink op. Wil je weten of de gratis variant in jullie geval bestaat, lees dan of je gratis kunt trouwen in Nederland of België.

Wat in de praktijk fout loopt: een aangifte die net buiten de termijn valt, een getuige die niet aan de voorwaarden van de gemeente voldoet, een ontbrekend buitenlands document, of een digitaal formulier dat één partner nooit heeft bevestigd. Elk van die vier is te voorkomen met één telefoontje op tijd.

Zo regelen jullie de aangifte stap voor stap

1. Kies de gemeente waar de voltrekking gebeurt en vraag hun procedure, termijnen en tarieven op.
2. Reserveer de datum en het tijdstip, en bewaar de bevestiging.
3. Reken de uiterste aangiftedatum terug vanaf de trouwdag en zet die in jullie planning.
4. Vraag welke documenten jullie situatie vereist, en vraag buitenlandse stukken meteen aan.
5. Leg de namen en gegevens van de getuigen vast, met een reserve achter de hand.
6. Dien de aangifte in, digitaal of aan de balie, en laat beide partners bevestigen.
7. Bewaar de bevestiging bij de rest van jullie trouwpapieren en geef wijzigingen direct door.