Wat betaal je voor een trouwambtenaar, en wanneer leg je die vast?

Een trouwambtenaar stuurt jullie geen eigen rekening. In Nederland betaal je leges aan de gemeente voor de voltrekking van het huwelijk, en het werk van de ambtenaar zit daarin. Draag je zelf iemand voor die in een andere gemeente beëdigd is, of iemand uit jullie kring, dan komt daar meestal een vergoeding voor de benoeming en de beëdiging bovenop. In België is de voltrekking op het gemeentehuis in het merendeel van de gemeenten kosteloos, met soms een retributie voor een zaterdag of voor een aangeduide locatie buiten het gemeentehuis.

Het bedrag verschilt dus niet per ambtenaar, maar per gemeente en per keuze die jullie maken. Dag van de week, tijdstip, de locatie en de vorm van het huwelijk wegen alle vier mee. Elke Nederlandse gemeente publiceert die tarieven in een legesverordening op haar website, en elke Belgische gemeente in een retributiereglement. Dat is de enige bron die klopt voor jullie situatie, want buurgemeenten kunnen fors uit elkaar liggen.

Waarvoor betaal je precies bij de gemeente?

De post die bij de burgerlijke stand op de rekening staat, dekt het hele officiële deel. Reken op deze onderdelen:

• De voltrekking zelf, inclusief de voorbereiding en de toespraak van de ambtenaar.
• Het gebruik van de trouwzaal of een toeslag voor een locatie buiten het gemeentehuis.
• Het kennismakingsgesprek, dat bij de meeste Nederlandse gemeenten in het tarief zit.
• Het trouwboekje of de huwelijksakte als afschrift, soms als aparte post.
• Een toeslag voor een zaterdag, een avond of een dag buiten de reguliere openingstijden.

Wat er niet in zit: de bloemen in de zaal, muziek, een eigen fotograaf en het vervoer. Zet die apart in jullie budgetplanner, zodat het officiële deel en de aankleding niet door elkaar lopen. Welke vormen van voltrekking een gemeente aanbiedt en wat het verschil tussen een sobere en een uitgebreide plechtigheid is, staat in wat een ceremoniële voltrekking is.

Wat bepaalt de hoogte van de leges in Nederland?

Vier factoren, in deze volgorde van gewicht. Ten eerste de dag: een zaterdag is bij vrijwel elke gemeente het duurste tarief, een werkdag het goedkoopste, en veel gemeenten hebben ook een kosteloze variant op vaste momenten vroeg in de week. Ten tweede de locatie: de eigen trouwzaal is het goedkoopst, een aangewezen externe locatie kent een toeslag, en een eenmalige aanwijzing van een eigen plek kost apart geld.

Ten derde de vorm. Een eenvoudig huwelijk van tien minuten in een kleine kamer staat in de verordening onder een ander tarief dan een plechtigheid van drie kwartier met een persoonlijke toespraak. Ten vierde eventuele extra's, zoals een tweede trouwboekje of een gelegaliseerd afschrift. Wil je weten wanneer de kosteloze variant beschikbaar is en wat die precies inhoudt, lees dan of je gratis kunt trouwen in Nederland of België.

Wat kost een ambtenaar die jullie zelf voordragen?

Daar zitten in Nederland meestal drie bedragen aan vast, en het is verstandig om ze vooraf alle drie te vragen. De gemeente waar jullie trouwen rekent een vergoeding voor de benoeming en de beëdiging voor één dag. Is de ambtenaar elders in dienst, dan kan die gemeente of de ambtenaar zelf een eigen tarief vragen voor de voorbereiding en de ceremonie. En verder zijn er de reiskosten, die bij een ambtenaar van ver merkbaar oplopen.

Vraag die drie posten per mail op en zet ze naast het tarief van een ambtenaar die de trouwgemeente zelf toewijst. Soms is het verschil klein, soms loopt het merkbaar op. Een afweging die daarbij hoort: een toegewezen ambtenaar die jullie na een kennismakingsgesprek goed ligt, levert vaak een persoonlijker ceremonie op dan een duurdere naam van buiten. In hoe je de juiste trouwambtenaar kiest staat waarop je in dat gesprek let.

Wat betaal je in België?

In België ligt dit eenvoudiger. De voltrekking van het burgerlijk huwelijk in het gemeentehuis is in het merendeel van de gemeenten gratis, en de ambtenaar van de burgerlijke stand of de schepen die het huwelijk sluit, brengt daarvoor niets in rekening. Jullie kiezen de persoon ook niet zelf, dus er valt op dat punt niets te vergelijken.

Waar wel kosten kunnen zitten: een huwelijk op zaterdag, een voltrekking op een door de gemeenteraad aangeduide locatie buiten het gemeentehuis, en het trouwboekje. Sommige gemeenten vragen daarvoor een retributie, andere niet. Kies je in België voor een vrije ceremonie met een eigen spreker, dan is dat een aparte opdracht aan een zelfstandige en staat het volledig los van de gemeente. Vraag het retributiereglement op bij de dienst burgerlijke stand waar jullie de aangifte doen, en vraag of er een afzonderlijk tarief geldt voor jullie gewenste dag.

Wanneer leg je de ambtenaar vast?

Zodra jullie datum en locatie vastliggen, en in de praktijk negen tot twaalf maanden voor de trouwdag voor een zaterdag in het hoogseizoen. De officiële melding of aangifte van het huwelijk kan in beide landen pas binnen een jaar voor de datum, maar het reserveren van een datum en een tijdslot kan bij veel Nederlandse gemeenten eerder.

Voor een ambtenaar van buiten geldt een langere aanloop. De benoeming voor één dag moet door het college van burgemeester en wethouders, en dat besluit vraagt enkele weken tot een paar maanden. Dien die aanvraag minstens drie maanden voor de trouwdag in, en vraag de gemeente om een schriftelijke bevestiging van zowel de datum als de persoon.

Zo houden jullie deze post onder controle

1. Zoek de legesverordening of het retributiereglement van de trouwgemeente op en noteer het tarief voor jullie exacte dag.
2. Vraag per mail een opsomming van wat dat tarief dekt en wat er apart wordt gefactureerd.
3. Vraag hetzelfde na bij een buurgemeente, zodat je weet of het verschil groot genoeg is om te overwegen.
4. Willen jullie een eigen ambtenaar, vraag dan de drie posten op: beëdiging, tarief van de ambtenaar en reiskosten.
5. Reserveer datum en tijdslot zodra het kan, en laat de bevestiging per mail vastleggen.
6. Zet het volledige bedrag in de begroting, inclusief het trouwboekje en eventuele extra afschriften.
7. Houd een kleine marge aan voor een afschrift of een aanvullende akte die jullie na de dag nog nodig hebben.