Welke vragen stel je aan je cateraar voor je bruiloft?

Voor je een cateraar voor je bruiloft vastlegt, stel je vragen over vier dingen: wat er precies in de offerte zit, tot wanneer je aantallen kunt aanpassen, hoe dieetwensen geregeld worden en wat er in het contract staat over betalen en annuleren. De smaak test je op de proeverij; deze vragen gaan over alles daaromheen.

Twee offertes met hetzelfde bedrag per persoon kunnen heel anders uitvallen. De ene rekent bediening, servies en afwas mee, de andere zet ze apart onderaan of noemt ze helemaal niet. Ook het moment waarop je aantallen vastliggen, verschilt per cateraar, en dat bepaalt hoeveel ruimte je nog hebt als er gasten afzeggen. Hoe beter jullie eigen cijfers kloppen, hoe scherper het gesprek wordt. Houd daarom antwoorden en dieetwensen bij in de gastenlijst, dan weet je bij elke vraag over aantallen meteen waar je staat.

Wat vraag je over de offerte?

Begin bij het papier. Leg de offerte op tafel en loop deze vragen af:

1. Is de prijs per persoon inclusief of exclusief btw?
2. Welk personeel zit erin: koks, bediening, een vaste verantwoordelijke op de dag?
3. Zijn servies, bestek, glaswerk en tafellinnen inbegrepen, of huren we die apart?
4. Zitten opbouw, afbouw en afwas in de prijs?
5. Welke kosten komen er bij andere koppels vaak nog bij, die nu niet op de offerte staan?
6. Hoe lang blijft deze offerte geldig, en kan de prijs nog stijgen tot de trouwdag?

Vraag 5 klinkt vreemd, maar een eerlijke cateraar weet precies welke posten later opduiken, zoals een toeslag voor laat doorwerken, extra personeel voor een buitenlocatie of transport. Wie dat nu al noemt, voorkomt een verrassing op de eindfactuur.

Zet de antwoorden van twee of drie cateraars daarna in een eenvoudige tabel: een kolom per cateraar, een rij per vraag. Ontbreekt een onderdeel bij de een, reken het dan apart bij voor je vergelijkt. Het totaal dat overblijft, zet je in de budgetplanner naast de rest van jullie posten, zodat je ziet wat de keuze betekent voor het geheel.

Hoe zit het met aantallen en dieetwensen?

Hier zit het grootste deel van de discussies achteraf. Stel daarom deze vragen:

7. Tot wanneer kunnen we het aantal gasten aanpassen, naar boven en naar beneden?
8. Hoe gaan jullie om met allergieën en diëten, en hoe weet de bediening welk bord naar wie gaat?
9. Is er een apart menu voor kinderen, en vanaf welke leeftijd geldt het volwassen menu?
10. Wat serveren jullie aan leveranciers die blijven eten, zoals de fotograaf of de band?
11. Wat gebeurt er met eten dat overblijft?

Een klein rekenvoorbeeld maakt vraag 7 concreet. Geven jullie 120 dinergasten door en zeggen er na de deadline zes af, dan betaal je bij de meeste cateraars toch voor 120. Andersom kan een gast die er last minute bij komt soms wel, maar niet altijd. Vraag ook of dat vaste aantal alleen voor het eten geldt of ook voor de drank. Gaat de drank op nacalculatie, dan werkt een afzegging daar meteen door; de afweging lees je in drank afkopen of op nacalculatie. Hoeveel eten en drinken je per gast nodig hebt, lees je in hoeveel eten je nodig hebt voor je bruiloft.

Over allergenen: in Nederland en België moeten horecazaken en cateraars kunnen zeggen welke van de veertien wettelijke allergenen in een gerecht zitten. Vraag hoe ze dat op de dag zelf doorgeven aan de bediening.

Hoe verloopt de dag met de cateraar?

Dan de praktische kant van de trouwdag:

12. Wie is op de dag ons aanspreekpunt, en hebben we die persoon vooraf al gesproken?
13. Hoeveel tijd zit er tussen de gangen, en hoe stemmen jullie af met de speeches?
14. Wat hebben jullie nodig van de locatie: een keuken, stroom, water, ruimte om te bereiden?
15. Hoe laat komen jullie aan, en tegen wanneer is alles opgeruimd?

Geef de antwoorden op 13 en 15 door aan wie jullie dag in goede banen leidt, en zet ze in het draaiboek. Wil je weten waar je tijdens het proeven zelf op let, lees dan hoe een proeverij bij de cateraar verloopt.

Wat moet er in het contract met je cateraar staan?

De laatste vijf vragen gaan over geld en zekerheid:

16. Hoeveel aanbetaling vragen jullie, en wanneer moet de rest betaald zijn?
17. Wat zijn de annuleringsvoorwaarden, en wat gebeurt er als we de datum verplaatsen?
18. Zijn jullie verzekerd voor schade aan de locatie of aan materiaal?
19. Wie vervangt de chef of de verantwoordelijke als die uitvalt?
20. Mogen we een voorbeeldcontract inkijken voor we beslissen?

Laat alles wat mondeling beloofd is, zoals een extra hapje zonder meerprijs of een langere bediening, ook in het contract opnemen. Een vriendelijke afspraak aan tafel is op de trouwdag zelf niet meer na te gaan.

Wat verschilt er tussen Nederland en België?

In België werk je vaak met een traiteur die niet alleen kookt, maar ook bediening, materiaal en soms de drank verzorgt. Vraag dan per onderdeel wat erin zit, want de offerte kan meerdere diensten in één bedrag samenvatten. Uit onderzoek van Trustlocal in België in 2025 bleek dat 63,1 procent van de koppels een zittend meergangendiner wil. Bij een zittend diner wegen vragen 2, 12 en 13 extra zwaar.

In Nederland hebben veel trouwlocaties een vaste cateraar of een korte lijst van toegestane partijen. Vraag de locatie eerst of je vrij mag kiezen. Mag dat niet, dan stel je de vragen hierboven aan de huiscateraar, met de locatie als tweede gesprekspartner.

Zo bereid je het gesprek voor

1. Zet het verwachte aantal daggasten, avondgasten en kinderen op papier.
2. Noteer alle bekende allergieën en diëten in de gastenlijst.
3. Print de twintig vragen en stel ze bij elke cateraar in dezelfde volgorde.
4. Vraag de antwoorden op 1 tot 7 en 16 tot 18 schriftelijk.
5. Vergelijk offertes pas als ze dezelfde onderdelen bevatten.
6. Plan de proeverij pas na dit gesprek, met de cateraar die overblijft.

Nog geen cateraar op het oog? Bekijk de cateraars per regio en neem deze lijst mee naar elk gesprek.