Hapjes proeven bij de cateraar: hoe gaat dat en wat kost het?

Een proeverij plan je meestal als je een shortlist hebt en een offerte hebt ontvangen, ruwweg zes tot negen maanden voor de bruiloft. Veel cateraars en feestzalen doen de proeverij voor twee personen gratis wanneer je bij hen boekt. Doe je hem los, dan betaal je vaak vijfentwintig tot vijfenzeventig euro per persoon, soms verrekend met de eindfactuur. Je proeft een selectie uit het menu, niet het hele menu.

In Belgie werken feestzalen met een eigen keuken vaak met proefavonden: twee tot vier keer per jaar nodigen ze meerdere koppels tegelijk uit voor een volledig diner. In Nederland zie je vaker een privéproeverij aan een tafel, met de chef of de accountmanager erbij. Allebei prima, maar de dynamiek verschilt: op een proefavond proef je wat de keuken echt aankan bij volume, aan een privétafel kun je makkelijker doorvragen.

Wanneer plan je de proeverij?

Het slimste moment is na de offerte en voor je tekent, maar niet elke leverancier doet dat. Sommige cateraars proeven pas na een aanbetaling, simpelweg omdat een proefdiner geld en keukentijd kost. Vraag daar bij je eerste contact naar, dan weet je waar je aan toe bent.

Kies als het kan een datum in hetzelfde seizoen als je bruiloft. Een cateraar die met seizoensproducten werkt, serveert in november iets anders dan in juni, en dan proef je in november een menu dat je in juni niet krijgt. Lukt dat niet, vraag dan expliciet welke gerechten in jouw maand op de kaart staan.

Houd ook rekening met de doorlooptijd erna. Na de proeverij volgen meestal nog twee tot drie rondes over het definitieve menu, dus plan hem niet in de laatste maand. Wat je bij de ontvangst kunt serveren, staat trouwens in wat serveer je bij de ontvangst.

Wat kost eten en drinken op een bruiloft ongeveer?

Richtprijzen per persoon, om je verwachting te ijken:

• Receptie met hapjes: vijftien tot vijfendertig euro.
• Uitgebreid walking dinner: vijfenveertig tot tachtig euro.
• Uitgeserveerd driegangenmenu: vijfenvijftig tot vijfennegentig euro.
• Buffet of barbecue: vijfendertig tot zestig euro.
• Maaltijd voor leveranciers zoals fotograaf en dj: twintig tot vijfendertig euro per persoon.

Daar komen dranken en bediening bij. Reken bij uitserveren op ongeveer één bediende per twintig tot vijfentwintig gasten. Vraag altijd om een offerte inclusief btw, want in Nederland geldt in de regel negen procent op eten en eenentwintig procent op alcohol, en in Belgie twaalf procent op cateringdiensten met eenentwintig procent op dranken. Dat verschil tikt op een totaalbedrag flink door. Zet het bedrag daarna meteen in je budgetplanner, en lees over de drankformules in drank afkopen of nacalculatie.

Waar let je op tijdens het proeven?

Proeven is meer dan smaak. Let ook op de portiegrootte, de temperatuur waarop het bij je komt en hoe het eruitziet nadat het tien minuten op je bord staat. Zo eten je gasten het namelijk ook. Vraag hoeveel hapjes er per persoon per uur gerekend worden: vier tot zes in het eerste uur en daarna twee tot drie is een gangbare vuistregel.

Proef nadrukkelijk ook de vegetarische en de allergievrije variant, niet alleen de vleesversie. Dat is precies het bord waar je gasten later iets van vinden. Neem iemand mee met een eerlijke smaak, bijvoorbeeld een getuige, en maak van elk gerecht een foto met een korte notitie: te zout, mooi bord, portie te klein. Na twaalf gerechtjes weet je anders niet meer wat je van nummer drie vond. Hoeveel je in totaal nodig hebt, reken je uit met de hoeveelheid eten berekenen.

Welke vragen stel je aan de cateraar?

Neem deze lijst mee naar de afspraak:

• Kookt dezelfde chef op onze dag, en hoeveel bruiloften doen jullie die dag?
• Wordt er ter plaatse gekookt of aangeleverd, en is er een volwaardige keuken?
• Hoeveel bedienden komen er, en tot hoe laat blijven ze?
• Wanneer moeten de definitieve aantallen binnen zijn? Zeven tot veertien dagen vooraf is gebruikelijk.
• Wat gebeurt er met afzeggingen na die datum?
• Wat kosten kinderen, en vanaf welke leeftijd?
• Mogen we eigen wijn of sterke drank meebrengen, en wat is dan het stopgeld per fles?
• Wat kost een uur langer doorgaan, en tot hoe laat mag dat van de zaal?
• Wie ruimt op, en wie doet de afwas van glaswerk?

Een ding om nuchter over te blijven: een keuken die voor vier mensen kookt, werkt anders dan een keuken die honderdveertig borden tegelijk uitstuurt. Vraag daarom niet alleen of het lekker is, maar ook hoe ze het op schaal doen. Gaan de borden per tafel de zaal in, hoeveel minuten zit er tussen de eerste en de laatste gast, en wat blijft er warm. Een cateraar die daar zonder aarzelen op antwoordt, heeft het proces onder controle. Vraag ook wat er gebeurt als het weer omslaat bij een buitenreceptie. Een cateraar die daar meteen een plan B bij noemt, heeft het vaker meegemaakt. Zoek je nog kandidaten, dan vind je cateraars per regio op het portaal, inclusief hun capaciteit.

Zo haal je het meeste uit je proeverij

1. Vraag bij het eerste contact of er een proeverij is, wat hij kost en of hij wordt verrekend.
2. Plan hem zes tot negen maanden vooruit, bij voorkeur in hetzelfde seizoen als je bruiloft.
3. Stuur je dieetwensen en allergieen vooraf door, zodat je die versies ook proeft.
4. Neem een notitieboekje mee en fotografeer elk gerecht met een oordeel erbij.
5. Vraag de aangepaste offerte binnen een week na de proeverij op papier.
6. Vergelijk pas daarna twee cateraars naast elkaar, met dezelfde aantallen en dezelfde formule.

Zo eindig je met een menu dat past bij jullie smaak, jullie gasten en het bedrag dat je ervoor had staan.