Waar overnachten jullie en je gasten zonder veel te betalen?

Een bruidssuite op de trouwlocatie kost in Nederland en België meestal 150 tot 350 euro per nacht. Een gewone hotelkamer in de buurt zit vaak op 90 tot 160 euro, een bed and breakfast op 80 tot 140 euro, en een vakantiehuis voor tien tot twintig personen op 800 tot 2000 euro voor een weekend. Dat laatste komt neer op ongeveer 40 tot 80 euro per persoon per nacht en is daarmee bijna altijd de goedkoopste manier om een grote groep bij elkaar te houden. Trouw je doordeweeks of buiten het hoogseizoen, dan liggen alle bedragen al snel twintig tot veertig procent lager.

Let er wel op dat de kamerprijs niet het hele verhaal is. Ontbijt, toeristenbelasting en parkeren komen erbij, en bij een vakantiehuis reken je vaak nog schoonmaakkosten en een borg. Vraag daarnaast altijd aan de trouwlocatie of er een overnachting bij het feestpakket zit. Veel locaties met kamers geven een nacht in de bruidssuite weg vanaf een bepaald aantal couverts, of rekenen er een sterk verlaagd tarief voor. Dat staat zelden op de website en bijna altijd wel in de offerte als je erom vraagt.

Wat kost een overnachting rond een bruiloft echt?

Reken de bijkomende posten mee, dan weet je waar je aan toe bent:

• Ontbijt: 12 tot 25 euro per persoon in een hotel, vaak inbegrepen bij een bed and breakfast.
• Toeristenbelasting: in Nederland heffen gemeenten meestal een paar euro per persoon per nacht, in de grote steden soms een percentage van de kamerprijs. In België werken de meeste steden met een verblijfstaks van enkele euro's per persoon per nacht.
• Parkeren: buiten het centrum vaak gratis, in de stad 15 tot 30 euro per nacht.
• Late incheck of vroege uitcheck: sommige locaties rekenen een toeslag als je pas na middernacht arriveert.

Zet die bedragen in je budgetplanner bij de dagkosten. Overnachtingen worden bij het opstellen van een trouwbudget stelselmatig vergeten, terwijl twee nachten voor het bruidspaar plus een kamer voor de ouders zomaar 500 euro is.

Welke betaalbare alternatieven voor een hotel zijn er?

Er is meer dan het hotel aan de overkant van de feestzaal.

Een vakantiehuis of groepsaccommodatie. Een hoeve, boerderij of groepshuis voor twintig personen is per persoon spotgoedkoop en levert meteen een leuke ochtend na de bruiloft op. Boek vroeg, want de mooie huizen zijn een jaar vooruit weg.

Een bed and breakfast. Persoonlijker dan een hotel en meestal voordeliger, zeker doordeweeks. Nadeel: weinig kamers, dus je vult ze snel.

Camping of glamping. Een safaritent of trekkershut kost in het seizoen vaak 60 tot 120 euro per nacht voor vier tot zes personen. Werkt goed bij een zomerbruiloft op een buitenlocatie.

Een hostel met privékamers. In steden een prima optie voor jonge gasten die vooral een bed zoeken.

Familie en vrienden in de buurt. Niet romantisch, wel gratis. Vraag rond bij mensen die dicht bij de locatie wonen en koppel gasten aan elkaar.

Hoe regel je korting voor een groep?

Vanaf ongeveer tien kamers wordt een hotel gesprekspartner. Vraag naar een blokreservering met een eigen boekingscode: het hotel legt de kamers voor jullie apart tegen een afgesproken tarief, jullie gasten boeken zelf en betalen zelf. Zo loop je geen financieel risico.

Let bij zo'n afspraak op deze punten:

• Tot welke datum blijven de kamers vrijgehouden? Meestal vier tot acht weken voor de dag.
• Ben je iets verschuldigd als niet alle kamers worden geboekt? Spreek af van niet.
• Krijgen jullie zelf een gratis of goedkopere nacht bij een bepaald aantal geboekte kamers? Vaak wel, vraag ernaar.
• Wat zijn de annuleringsvoorwaarden voor je gasten? Vermeld die erbij, dan krijg jij de vragen niet.

Onderhandelen lukt het best op donderdag, vrijdag en zondag, en in de maanden november tot maart. Op een zaterdag in juni heeft een hotel je korting niet nodig. Bel bovendien met de afdeling groepen of reserveringen, niet met de receptie: die mag zelden van de standaardprijs afwijken.

Waar slaap je zelf het beste na je bruiloft?

Op de locatie zelf is praktisch: geen vervoer, je spullen liggen er al en je kunt in je jurk naar boven lopen. Het kost meer, maar het scheelt gedoe op het moment dat je het minst hebt. Wil je dat niet, kies dan iets op maximaal vijftien tot twintig minuten rijden en regel het vervoer vooraf. Hoe je dat aanpakt, staat in ons stuk over vervoer na het trouwfeest.

Denk ook even aan de ochtend erna. Een ontbijt met het gezelschap dat is blijven slapen, is voor veel koppels het leukste onderdeel van het hele weekend. In een vakantiehuis regel je dat zelf voor een paar euro per persoon; in een hotel kun je vaak een tafel reserveren.

Wat regel je voor gasten die van ver komen?

Zet op je trouwwebsite een lijstje met drie tot vijf slaapmogelijkheden in verschillende prijsklassen, met de afstand tot de locatie erbij. Noem één goedkope optie, één middenklasse en één met wat luxe, dan kiest iedereen zelf wat past. Vermeld ook de boekingscode van het hotelblok en de datum waarop die vervalt.

Zoek je nog een locatie waar overnachten sowieso mogelijk is, kijk dan bij trouwlocaties met kamers in de regio waar de meeste gasten vandaan komen. Dat scheelt taxi's, en gasten blijven langer op het feest als ze weten dat hun bed boven staat.

Zo pak je het aan

1. Vraag de trouwlocatie of een overnachting bij het pakket zit of tegen welk tarief.
2. Bel twee of drie hotels in de buurt voor een blokreservering met code.
3. Zoek daarnaast één goedkope optie voor gasten met een kleine beurs.
4. Zet alles met afstand en prijs op je trouwwebsite, uiterlijk bij de uitnodiging.
5. Reken je eigen nachten mee in het budget, inclusief ontbijt en belasting.